Możliwość zarządzania własnym czasem to duża wygoda, zwłaszcza dla osób pracujących w trybie home office, ale też spore wyzwanie. Tym większe, gdy w koło pełno rozpraszaczy, a w głowie kłębią się myśli o sprawach do załatwienia na wczoraj. Co zrobić, jeśli tradycyjna lista zadań do zrobienia nie zdaje egzaminu, a planowanie pracy sprawia nam kłopoty? Warto sięgnąć po proste, ale skuteczne narzędzia organizacji czasu. Planowanie krótkoterminowe ułatwi nam zasada TRZOS. Na czym polega? Kiedy warto z niej skorzystać?
Metoda TRZOS – na czym polega?
Aby dowiedzieć się, na czym polega planowanie czasu wg metody TRZOS, wystarczy rozszyfrować kolejne litery.
T – jak terminy zadań – do spisania
Zaczynamy od spisania listy zadań i określenia, w jakim terminie muszą być wykonane. W przypadku części punktów deadline może być narzucony z góry, a w pozostałych terminy należy określić samodzielnie. Dzięki temu unikniemy odkładania rzeczy w nieskończoność.
R – jak ramy czasowe – do określenia
Mając gotową listę i wiedząc, co jest do wykonania, możemy określić ramy czasowe, w jakich zrealizujemy każdy punkt. Planowanie dnia pracy warto jednak przeprowadzić wg reguły 60:40. Zgodnie z nią 60% naszego czasu będziemy mogli w pełni poświęcić na realizację zapisanych celów, a 40% warto zostawić na nieprzewidziane sytuacje, zadania, które trzeba będzie wykonać, a których nie dało się zaplanować, przerwy w pracy itd.
Z – jak zaplanowanie rezerw czasu
Ten punkt wiąże się z poprzednim. Rezerwy czasu pozwolą nam na pewną elastyczność, ale jednocześnie nie dadzą nam pola na odkładanie wykonania obowiązków w bliżej nieokreśloną przyszłość.
O – jak ograniczenie działań do priorytetowych
W tym punkcie przechodzimy do ustalenia priorytetów i koncentracji na tychże najważniejszych celach. Widzimy, ile czasu zajmą poszczególne zadania, możemy więc racjonalnie ocenić, co zdążymy zrobić i co danego dnia jest najważniejsze. Ograniczajmy też nieplanowane czynności. Części z nich oczywiście nie da się uniknąć, dlatego w tej metodzie przewidziano rezerwy czasowe, ale nie powinniśmy ulegać rozpraszaczem.
S – jak skontrolować rezultaty
Ostatni punkt metody TRZOS to kontrola postępów. Warto na bieżąco analizować i sprawdzać rezultaty, w razie potrzeby modyfikować plan działania, by był jak najskuteczniejszy.
Metoda TRZOS – zastosowanie
Zasada TRZOS sprawdza się idealnie w planowaniu krótkich odcinków czasowych, np. jednego dnia pracy. Szybkie wyznaczenie sobie zadań, określenie deadline'u na ich wykonanie, potrzebnego czasu, z uwzględnieniem rezerw czasowych, pozwala realnie spojrzeć na nasze możliwości wykorzystania godzin pracy. Plan nie jest przeładowany, możemy też na bieżąco kontrolować postępy.
Metoda TRZOS – zalety
TRZOS to metoda bardzo prosta, a jednocześnie pozwalająca ustalić najważniejsze elementy planowania czasu pracy – listę zadań i terminy, priorytety, niezbędny czas na realizację czynności. Warto zaczynać dzień od takiego planowania, zwłaszcza jeśli musimy wykonać wiele zróżnicowanych zadań i mamy tendencję do ulegania rozpraszaczom, zajmowania się kilkoma obowiązkami jednocześnie. Wystarczy, że na kartce papieru czy w aplikacji do notowania w telefonie sporządzimy nasz plan działania. Warto korzystać z metod planowania pracy, zwłaszcza jeśli zależy nam na produktywności i po prostu nie chcemy marnować naszego czasu.
