Praca.pl zaprasza na konferencję Internal Communication Meeting 2

5 AKTUALNYCH TRENDÓW W KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ

Co robić, aby komunikować się skutecznie, wspierać pracowników i organizację? Zapytaliśmy
o to prelegentów i panelistów drugiej edycji konferencji Internal Communication Meeting.
A Ty co dodasz do tej listy?

1. Prosty język – to obowiązek konstytucyjny!

Edyta Blachowska, Menedżer ds. Komunikacji w Wewnętrznej w BGK: „Myślę,
że nowym trendem w komunikacji wewnętrznej stał się prosty przekaz. Mamy coraz mniej czasu, ale za to coraz więcej informacji z zewnątrz i wewnątrz organizacji. Jako komunikatorzy mierzymy się z wyzwaniem, jak skutecznie dotrzeć do odbiorcy w jak najkrótszym czasie. Prosty język, krótki komunikat i przekaz obrazkowy to już konieczność. Ponadto, to od nas
w dużej mierze zależy, jak pracownicy będą komunikować się na zewnątrz, skąd będą czerpać wiedzę na temat komunikacji i czym będą się inspirować.”

Ciekawostkę w temacie prostego języka (plain language) stanowi fakt, że w niektórych krajach Europy prace nad prostym językiem trwają już od niemal pół wieku! Na przykład w Finlandii – od 1976 roku. W 1982 – wszystkie fińskie agencje rządowe zostały zobowiązane do używania prostego języka. Islandia poszła o krok dalej i wprowadziła konstytucyjny obowiązek stosowania przez administrację państwową i lokalną prostego języka. A jak to wygląda w Polsce? Za moment przełomowy przyjmuje się 2010 rok, czyli rok wydania publikacji „Jak pisać o  Funduszach Europejskich?” autorstwa Jana Miodka, Marka Maziarza, Tomasza Piekota, Marcina Poprawy i Grzegorza Zarzecznego. Chociaż z małym opóźnieniem, nadrabiamy systematycznie zaległości. Trend plain language dotarł również do komunikacji wewnętrznej. Prym w jego popularyzacji wiedzie Pracownia Prostej Polszczyzny, prowadząc m.in. szkolenia i przyznając certyfikaty firmom, których język spełnia kryteria opisanego przez nią standardu. O case studies prostego języka
w organizacjach można przeczytać w Raporcie IC-Mobile.pl: „Komunikacja wewnętrzna 2021
– prognozy i dobre praktyki”.

2. Wizualizacja – na szczęście!

Karolina Kuźmicz, Group Head of People Development and Internal Communication
w 4finance: „Myślę, że nowym trendem w komunikacji wewnętrznej jest wizualizacja formy przekazu, w tym coraz popularniej tworzone treści video.”

Krzysztof Rapacz, Global Internal Communication Manager w RTB House: „Myślę,
 że nowym trendem w komunikacji wewnętrznej stał się na pewno format video, w tym animacje, ale też rozwiązania webowe – komunikacja, na szczęście, nie jest już medium statycznym.”

W badaniach przeprowadzonych przez Research Now dla H&H udowodniono związek pomiędzy samopoczuciem pracowników, a jakością komunikacji w miejscu pracy. Badani pracownicy, którzy mieli negatywne zdanie na temat komunikacji wewnętrznej w swojej firmie, częściej doświadczali frustracji (55%), zdenerwowania (48%) i zirytowania (42%). Ci, którzy oceniali ją dobrze, takie emocje odczuwali rzadziej (frustrację – 25%, zdenerwowanie – 13%, zirytowanie – 14%). Pracownicy z drugiej grupy częściej deklarowali, że są pewni siebie (43% vs. 21%), szczęśliwi (42% vs. 18%) i zaangażowani (39% vs. 16% z grupy niezadowolonych). Komunikacja wizualna podnosi jakość przekazu. Uatrakcyjniając go i ułatwiając tym samym jego zrozumienie, komunikator przyczynia się pośrednio do polepszenia samopoczucia pracowników.

3. Work-life balance zależy też od komunikacji

Łukasz Patyk, Head of Enterprise Engagement & Delivery Services w IT-Dev: „Myślę,
że nowym trendem w komunikacji wewnętrznej będzie VIVA – platforma Microsoft, podnosząca zaangażowanie pracowników, zapewniająca dostęp do wiedzy, szkoleń, ścieżek rozwojowych, a przy tym dbająca o nasz work-life balance.”

W badaniu „Candidate Pulse”, przeprowadzonym w III kwartale 2021 r., Michael Page zapytał polskich pracowników o zdrowie psychiczne i well-being w pracy. Okazało się, że ponad 60% badanych odczuwa negatywne skutki pandemii, a 42% przyznaje, że równowaga między pracą,
a życiem prywatnym (work-life balance) została u nich zachwiana. Potwierdzają to wyniki Raportu „Wellbeing mentalny pracowników w Polsce” opracowanego przez Mindy (wrzesień 2021),
w którym autorzy podali, że ponad 1/5 badanych ocenia słabo lub bardzo słabo stan swojej kondycji mentalnej, a tylko 8% z nas cieszy się bardzo dobrą kondycją psychiczną. Niezależnie od przyczyny takiego stanu, zawsze warto wspierać pracowników w budowaniu ich dobrostanu – lepsze samopoczucie w miejscu pracy, to mniejsza rotacja, mniej zwolnień, większa motywacja
i efektywność. Można wspierać pracowników także w modelu zdalnym czy hybrydowym – dzięki chociażby wspomnianym przez Łukasza Patyka rozwiązaniom cyfrowym. Nie mniej ważne jest też podtrzymywanie ducha firmy, pozytywnej atmosfery i poczucia przynależność do wspólnoty,
np. poprzez wspólne działania, jak akcje charytatywne, wyzwania i inne. W czasie pandemii powodzeniem cieszył się np. pomysł IC Mobile na tworzenie przez pracowników e-booków
z poleceniami miejsc na wakacyjny wyjazd, któremu przyświecała idea integracji pracowników wokół wspólnego celu – wsparcia swoich regionów i bliskich im miejsc w trudnym czasie. Powstały publikacje pełne wspaniałych zdjęć, a nawet filmów z rodzinnych archiwów. Przed świętami uwagę zyskuje z kolei koncept aplikacji z wyzwaniami przypominający kalendarz adwentowy.

4. Komunikacja nieformalna – za tym tęsknimy!

Maria Jakubowska, Kierowniczka Zespołu Komunikacji Wewnętrznej w Ministerstwie Finansów: „Myślę, że nowym trendem w komunikacji wewnętrznej będą rozmowy korytarzowe – niedoceniony przez profesjonalistów kanał komunikacji. W dobie powrotów do biur zwykłe rozmowy w trakcie parzenia kawy nabiorą jeszcze większego znaczenia.”

W niektórych firmach to nie trend komunikacyjny, a wręcz część strategii zarządzania. W książce Nielsa Lunde o drodze Lego do sukcesu, czytamy opowieść, jak sam dyrektor generalny Jørgen VigKnudstrop tworząc strategię firmy, rozmawia z pracownikami pytając, jak rozumieją jego przesłanie. Wynikało to z głębokiego przekonania, że tylko wzajemne zrozumienie pozwoli wyjść firmie z kryzysu. Obecnie LEGO ma ponad 70 lat, a co roku na świecie sprzedawanych jest
75 miliardów klocków tej marki – warto więc czerpać od najlepszych.

5. Indywidualne podejście i uważność

Aleksandra Wesołowska, PR Manager w Praca.pl: „Myślę, że nowym trendem
w komunikacji wewnętrznej będzie – życzeniowo – wsparcie, uszanowanie różnorodności
i indywidualne podejście do każdego pracownika.”

Pod koniec 2020 roku, amerykańska firma Qualtrics przeprowadziła badanie opinii na niemal
12 tys. swoich pracowników z 20 państw, aby sprawdzić ich zaangażowanie. Badanie pokazało,
że firma ma nadal problem z odpowiednim wykorzystaniem informacji od pracowników mimo tego, że w czasie pandemii pytała ich o zdanie znacznie częściej niż wcześniej. 92% badanych wskazało, że ich organizacja powinna wsłuchiwać się w ich przekaz, a jedynie 7% uznaje,
że pracodawca robi to bardzo dobrze. Nie jest to odosobniony przypadek, lecz przykładowy case studies odzwierciedlający tysiące mu podobnych. W kontekście wyników badania, warto dodać,
że absolutną koniecznością jest nie tylko pytanie, umiejętność słuchania i uważność na odpowiedzi, ale też feedback organizacji. Jeśli firma prosi pracowników o opinię i nic nie robi z pozyskanymi danymi (publikacja / plan realnych zmian w organizacji), z dużym prawdopodobieństwem odnotuje spadek zaangażowania pracowników, a przede wszystkich chęci udzielania feedbacku w przyszłości. Kto z nas lubi poświęcać swój czas na coś, co nie przynosi żadnych efektów?

Zagadnienie indywidualnej komunikacji odnosi się również do komunikacji z grupami wielopokoleniowymi. Jak czytamy w Raporcie „Komunikacja wewnętrzna 2021 – prognozy i dobre praktyki”, w dzisiejszym środowisku biznesowym zdarza się, że nawet cztery pokolenia pracują razem w tej samej organizacji. Silversi, czyli pracownicy w wieku 55+, pokolenie X – osoby urodzone między 1965-1979, pokolenie Y – urodzeni między 1980-2000 i pokolenie Z, czyli osoby urodzone po 2000 roku. Grupa pracowników najstarszych będzie się powiększać, bo dane pokazują, że 77% polskich pracowników 50+ planuje aktywność zawodową przynajmniej do 65. roku życia, a wielu silversów zamierza pracować także po 65. urodzinach. Według danych ZUS w latach 2015–2018 grupa pracujących emerytów powiększyła się w Polsce o 30%! Co więcej, w UE od 2017 r. liczba osób aktywnych zawodowo 50+ jest wyższa niż osób poniżej 35. roku życia. Dlatego opracowując strategie rozwoju pracowników czy strategie komunikacji, organizacje często kierują się właśnie grupą pokoleniową, do której ci pracownicy należą. Dzisiaj jednak to podejście podlega weryfikacji, bo możemy wyodrębnić o wiele więcej różnorodnych grup pracowników, a postrzeganie ich przez pryzmat wyłącznie cech demograficznych jest dużym uproszczeniem. Warto więc kierować się wiekiem mentalnym, a nie tradycyjną metryczką.

Więcej case studies, badań i raportów na temat komunikacji wewnętrznej można wysłuchać
20 października podczas Konferencji Internal Communication Meeting 2 oraz przeczytać już teraz
w aplikacji konferencyjnej.

Organizatorem konferencji jest IC Mobile – agencja komunikacji wewnętrznej 360°, oficjalny dystrybutor platformy Avatarland.

Partnerzy technologiczni: Avatarland, MKonferencja

Partnerzy medialni: Personel plus, Praca.pl

Materiały źródłowe przywoływane w artykule:

Hebal-Jezierska M., Instytut Slawistyki Zachodniej i Południowej, „Oblicza komunikacji”, 11/2019

Rada Języka Polskiego, „Sprawozdanie z konferencji w Helsinkach” (2015)

Miodek J., Maziarz M., Piekot T., Poprawa M., Zarzeczny G.: „Jak pisać o Funduszach Europejskich?”, Warszawa (2010)

„Upraszczanie tekstu użytkowego jako (współ)działanie. Perspektywa prostej polszczyzny”, [w:] Działania na tekście. Przekład — redagowanie — ilustrowanie”, red. Niebrzegowska-Bartmińska S., Nowosad-Bakalarczyk M., Piekot T., Lublin
Raport H&H: „The impact of Internal Communications on Employee Wellbeing” (2019)

Badanie Michael Page: „Candidate Plus” (2021)

Raport Mindy: „Wellbeing mentalny pracowników w Polsce”(2021)
Raport Qualtrics: 2021 Employee Experience Trends
Lunde N., „Lego. Jak pokonać kryzys, zawojować świat i zbudować potęgę z klocków”, s. 390
„Voice of the Workforce in Europe", Deloitte
„Human Capital Trends”, Deloitte (2020)
Raport IC-Mobilie.pl: „Komunikacja wewnętrzna 2021. Prognozy i dobre praktyki”

skomentuj