Praca.pl Poradniki Rynek pracy
Porządek na biurku − dobra organizacja to podstawa

Porządek na biurku − dobra organizacja to podstawa

 
Porządek na biurku − dobra organizacja to podstawa

„Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, oznaką czego jest puste biurko”? Tak mówił Albert Einstein. Niektórzy polemizują z genialnym naukowcem i twierdzą, że nie jest dobry ani chaos, ani całkiem pusty blat, a chodzi o to, by poukładać przedmioty biurowe tak, by były pod ręką, kiedy ich potrzebujemy. Jeszcze inni są zdania, że w aranżacji miejsca pracy ważna jest nie tyle funkcjonalność, co efekt psychologiczny − na przykład osoby zatrudnione w wielkich korporacjach w przestrzeni open space często chcą zindywidualizować swoje biurko, dzięki czemu czują się bardziej swobodnie. Kto ma rację? W drugi poniedziałek stycznia, czyli Dzień Sprzątania Biurka 2025, podpowiadamy, jak radzić sobie z biurkowym chaosem.

 

Spis treści

Dlaczego warto utrzymać porządek na biurku?

 

To pytanie wcale nie jest trywialne. Wielu z nas ma tendencję do zagracania przestrzeni, choćby dlatego, że nie przywiązujemy wagi do porządku, nie zauważamy zaśmiecania czy po prostu nie chce nam się sprzątać. Albo wydaje nam się, że coś może nam się później przydać... i ląduje w coraz bardziej eklektycznie wyglądającym stosie przedmiotów „na później”. Strategia dość ryzykowna, bo kiedy rzeczywiście zaczynamy potrzebować jednej z w ten sposób zachowanych na później rzeczy, i tak nie możemy jej znaleźć i po prostu kupujemy czy pożyczamy kolejną... Tę, po wykorzystaniu, dokładamy do stosu, który rośnie i zajmuje coraz więcej wolnego miejsca biurka, blatu stołu, szuflady...

 

Chaos wokół nas oznacza nie tylko stratę czasu (na szukanie potrzebnych rzeczy), gubienie tego, ale także problemy z organizacją pracy (w losowej gromadzie przedmiotów łatwo może umknąć to, co ważne i pilne!). Wielu osobom w nieuporządkowanej przestrzeni dużo trudniej się skoncentrować. Ponieważ przestrzeń wokół nas dostarcza wtedy ogromnej liczby bodźców, skupienie się na tym, na czym chcemy się skupić, może być dużo trudniejsze. Innymi słowy, bałagan na biurku oznacza rozpraszacze, a te są wrogiem efektywnej pracy.

 

Organizacja biurka w pracy

 

Na Twoim biurku jest wszystko, ale właściwie co? Jeśli z natury jesteś bałaganiarzem, zacznij od bardzo prostej zasady: jeśli chcesz mieć porządek i powstrzymać się od robienia bałaganu na biurku, musisz najpierw zidentyfikować każdy przedmiot i przypisać go do pewnej kategorii. Sprzątanie biurka zacznij od stworzenia takich kategorii. Przykładowo, wykorzystaj puste pudełka albo szuflady i podpisz każdą właściwą etykietką np.:

 

  • dokumenty, 
  • notatki, kolorowe karteczki,
  • książki,
  • teczki, segregatory, folie do dokumentów,
  • długopisy i przybory do pisania, 
  • taśmy, klipsy, spinacze, zszywki i zszywacze, dziurkacze, 
  • drobna elektronika, baterie, 
  • środki czystości, ścierki do monitora itp.
  • kubki, przybory do picia i jedzenia, 
  • jedzenie, przekąski,
  • leki, suplementy, 
  • zdjęcia, ozdoby, pamiątki, kwiaty w doniczkach, stroiki, 
  • inne.

 

Wiele z tych zbiorów będzie wymagało dalszego uporządkowania, na przykład dokumenty czy notatki warto podzielić chociażby na bieżące i archiwalne, alfabetycznie, wg dat czy zgodnie z innym systemem, który będzie pasować do ich charakteru. 

 

Przyjrzyj się wszystkiemu, co zgromadziłeś / zgromadziłaś i zadaj podstawowe pytanie: co jest Ci potrzebne do bieżącej pracy, po co sięgasz od czasu do czasu, po co rzadko, a co nie jest Ci potrzebne nigdy? 

 

Wybierz rzeczy, które są niezbędne do pracy ciągle (lub często) i wyznacz dla nich stałe miejsce na biurku. Do ich uporządkowania wykorzystaj pojemniki, organizery, teczki, stylowe pudełka, cokolwiek wydaje Ci się odpowiednie i pozwoli utrzymać je na swoim miejscu.

 

Przedmioty, które są przydatne rzadko, usuń z blatu − przechowuj je np. w szufladach, szafce czy w pudełku. Niedaleko, ale niech nie rzucają się w oczy i nie zajmują przestrzeni na biurku.

 

Przedmioty, po które nie sięgasz nigdy, lądują w koszu albo, jeśli jesteś zobligowany do ich przechowywania, w miejscu, w którym nie są widoczne i nie będą Ci przeszkadzać. Warto być stanowczym: czy naprawdę potrzebujesz sześciu długopisów, z których działają tylko dwa? Po co trzymasz zeszyt ze starymi notatkami, których nie jesteś w stanie odczytać? Stara przepustka? Świstki papieru? Gadżety z firmowych imprez? Twoje stanowisko pracy to nie magazyn ani wystawa!

 

Zwróć uwagę także na kable. Wykorzystaj organizery i paski, by jak najlepiej je ukryć i by nie przeszkadzały Ci w codziennym funkcjonowaniu.

 

 

Niepotrzebne przedmioty na biurku − czyli co?

 

Warto zadbać o to, by na blacie biurka znajdowało się jedynie to, z czego korzystasz w codziennej pracy albo po co sięgasz często. Jednak nie wszystkie nieprzydatne w pracy przedmioty warto odłożyć na bok. Biurko to nie tylko bezosobowy pulpit, warto zadbać także o to, by czuć się przy nim komfortowo, by budziło pozytywne skojarzenia. Te obniżają stres, wspierają poczucie bezpieczeństwa i w efekcie sprzyjają efektywności pracy. Dlatego tak wiele osób trzyma na biurku np. zdjęcia bliskich, ramki z inspirującym cytatem, pamiątki z wakacji czy chociażby wahadło Newtona lub antystresowe gadżety. 

 

Jeśli uważasz, że takie przedmioty wesprą Cię psychicznie, dzięki nim czas spędzony przy biurku będzie przyjemniejszy, nie musisz z nich rezygnować. Wybierz jeden lub dwa takie przedmioty i znajdź dla nich stałe miejsce. Może to być na przykład kwiat oczyszczający powietrze, ramka ze zdjęciem, gniotek antystresowy itp.

 

Organizacja na biurku − jak nie zapomnieć, co gdzie jest?

 

Czasem po wysprzątaniu swojej przestrzeni może okazać się, że nie pamiętamy, gdzie włożyliśmy daną rzecz. Dlatego, porządkując biurko, musisz obrać pewną metodę, dzięki której będziesz wiedzieć, gdzie co jest − i trzymać się jej!

 

Który system będzie najlepszy? Możesz wykorzystać kolorowe teczki, kolorowe nalepki, przechowywać różne rzeczy alfabetycznie, po datach, po kategoriach transkakcji / operacji, po nazwach projektów... Ważne jest to, by trzymać się zasady ważności − im coś jest częściej potrzebne, tym bliżej siebie to przechowuj. Rzeczy, które są przydatne rzadko, odkładaj dalej, a najlepiej znajdź dla nich miejsce poza zasięgiem wzroku, by Cię nie rozpraszały.

 

Czytaj także: Świąteczna przerwa – jak się zmotywować do pracy po powrocie?

 

Co zrobić, by bałagan na biurku nie wrócił?

 

Utrzymanie schludnego biurka może być początkowo trudne, szczególnie, jeśli do tej pory Twoja przestrzeń w biurze przypominała nieco krajobraz po klęsce żywiołowej lub stary magazyn. Największą trudność stanowić będzie:

 

  • nauczenie się, jakie jest miejsce przypisane każdej rzeczy. To niezbędne, by ją szybko lokalizować;
  • zmiana przyzwyczajeń dotyczących odkładania rzeczy na ich miejsce oraz usuwania tego, co niepotrzebne.

 

Dlatego do całego procesu warto podejść jak do nauki nowej umiejętności i zrozumieć, że być może trzeba będzie włożyć pewien wysiłek w to, by utrzymywać dobrą organizację biurka. Początkowy zapał szybko minie, dlatego najważniejsze jest wyrobienie w sobie dobrych nawyków. Wkrótce będą przychodzić Ci naturalnie i po prostu staniesz się osobą, która z łatwością utrzymuje uporządkowane środowisko pracy.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w walce z tendencją do robienia bałaganu na biurku.

 

  • Rzuć okiem na biurko przed zakończeniem dnia pracy

 

W ferworze pracy możesz nie mieć do tego głowy − to zrozumiałe − ale na koniec każdego dnia poświęć minutę na odłożenie wszystkich rzeczy na swoje miejsce. Notatki odłóż tam, gdzie trzymasz świstki i karteczki, dokumenty zgromadź w jednym miejscu, usuń kubek po kawie czy pustą butelkę po wodzie, przełóż długopisy i inne artykuły biurowe do pojemników na nie itp.

 

  • Wyznacz kwadrans w tygodniu na sprzątanie biurka

 

Kwadrans w tygodniu, najlepiej ostatniego dnia w tygodniu pracy, poświęć na uporządkowanie swojej przestrzeni. Poprzekładaj dokumenty tam, gdzie ich miejsce. To co już niepotrzebne przełóż do szuflady lub szafki. Wyrzuć śmieci i zepsute długopisy. Powkładaj do odpowiednich przegródek organizera spinacze, zszywki, ołówki, zakreślacze czy inne gadżety. 

 

  • Utrzymuj czystość na biurku

 

Przynajmniej raz w tygodniu przetrzyj biurko, klawiaturę, myszkę, monitor środkiem czyszczącym do tego przeznaczonym. Usuń kurz, brud, plamy po kawie, wyrzuć śmieci. 

 

  • Zadbaj o wygodę i udoskonalaj swoją przestrzeń roboczą

 

Co z tego, że uporządkujesz wszystko według jakiegoś systemu, jeśli efekt będzie dla Ciebie mało komfortowy? Przedmioty na biurku nie powinny krępować Twoich ruchów. Ręka niepisząca powinna móc swobodnie sięgać po to, co może być Ci potrzebne, a pisząca − mieć miejsce na dobre podparcie łokcia i swobodę ruchów. Jeśli nie będzie Ci wygodnie, wkrótce nabierzesz nawyku do odkładania przedmiotów tam, gdzie sięganie po nie będzie bardziej komfortowe. Dlatego zamiast ze sobą walczyć − przyjrzyj się swoim dotychczasowym przyzwyczajeniom oraz zmieniaj organizację biurka w taki sposób, by lepiej współgrała z twoimi potrzebami w czasie pracy.

 

  • Zacznij etykietować

 

Nie musisz uczyć się na pamięć tego, co gdzie jest. Po prostu zacznij etykietować i podpisywać teczki, segregatory, notatniki czy pudełka. Dzięki temu szybciej znajdziesz to, czego potrzebujesz.

 

  • Nowy stos dokumentów i przedmiotów − nie panikuj!

 

Środowisko pracy jest dynamiczne, a to oznacza, że musisz wymyślić sposób, jak łatwo przystosowywać się do nowych warunków. Nowy projekt wymaga, byś poznał górę nowego materiału, dokumentów, książek, a może masz za zadanie zaopiekowanie się jakimś nowym sprzętem? Nowości nie powinny wprowadzać chaosu do Twojej przestrzeni. Możesz znaleźć dla nich tymczasowe miejsce, ale pamiętaj, żeby pod koniec dnia albo tygodnia umieścić je tam, gdzie powinny się docelowo znajdować. W innym przypadku kolejne nowości wkrótce przykryją te obecne i wrócisz do dawnego chaosu!

 

Jak utrzymać porządek na pulpicie


Kolejną kwestią jest utrzymanie porządku na pulpicie komputera. Obecnie praca biurowa w większości przypadków jest wykonywana na komputerach. I tutaj także warto zachować ład w dokumentach. Stare, niepotrzebne foldery należy albo wyrzucić albo zarchiwizować. Najlepiej opracować własny system katalogowania tak, aby na pulpicie nie było całej masy dokumentów, a znalezienie tego potrzebnego nie było trudne. Jak się do tego zabrać? 

 

Po pierwsze, zacznij odpowiednio nazywać foldery. Często bowiem szukamy konkretnego pliku, ale zwyczajnie nie pamiętamy, jak go nazwaliśmy. Nazwa powinna precyzyjnie i krótko określać to, co zawiera katalog.

 

Po drugie, stosuj daty. Przykładowo, jeśli zarządzasz jakimiś dokumentami na przestrzeni wielu lat, pomocne będzie ich porządkowanie zgodnie z rokiem i miesiącem. 

 

Po czwarte, usuwaj to co niepotrzebne! Zwykle nie ma potrzeby gromadzenia wszystkiego na urządzeniu, a część materiałów obecnie i tak utrzymywana jest w chmurze. 

 

Po piąte, jeśli z braku czasu szybko stworzyłeś / stworzyłaś plik o nieczytelnej nazwie typu „qokreojtj", do którego wrzuciłeś / wrzuciłaś bieżące materiały, upewnij się, by pod koniec dnia lub przynajmniej tygodnia zrobić z tym porządek. Nadaj folderowi właściwą nazwę, umieść go we właściwym miejscu. Podobnie jak w przypadku sprzątania biurka, wyznacz czas na regularne porządkowanie cyfrowej przestrzeni.

 

Czytaj takżePłace w Polsce wkrótce będą jawne. „Nie jesteśmy na to gotowi” – ocenia ekspert rynku pracy Mateusz Żydek

 

Porządek na biurku − najczęściej zadawane pytania:

 

  • Jak utrzymać porządek na biurku?

 

Najważniejsze jest nabranie nawyku do odkładania przedmiotów na wcześniej wyznaczone dla nich miejsce. Zanim to zrobimy, należy jednak zastanowić się, które przedmioty powinny znajdować się na biurku, a które nie są nam na co dzień niezbędne i dla tych ostatnich znaleźć miejsce gdzieś indziej np. w szafkach. W utrzymywaniu porządku na biurku dziecka czy własnych ważne jest także regularne sprzątanie, na przykład co tydzień.

 

  • Kiedy wypada Dzień Sprzątania Biurka?

 

Dzień Sprzątania Biurka świętujemy w drugi poniedziałek roku. W 2025 roku jest to 13 stycznia.

Więcej artykułów "Rynek pracy"
Praca Aon Sp z o.o.

Polecane oferty

  • Senior (Leading) Claims Specialist

    Aon Polska Services Sp. z o. o.   Warszawa    praca stacjonarna
    starszy specjalista (senior)  umowa o pracę  pełny etat
    2 godz.
    Jak będzie wyglądał Twój dzień? Wsparcie klientów w procesie likwidacji szkód: Prowadzenie klientów przez cały proces, od zgłoszenia szkody do otrzymania decyzji, zapewniając im wsparcie i wyjaśniając poszczególne etapy. Analiza i diagnozowanie szkód: Wykonywanie oględzin szkód,...
  • Finance Application Support Analyst - German Speaker

    Aon   Kraków    praca zdalna
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online
    22 godz.
    Day-to-day responsibilities include: Coordinate with end users and assist them with their regular problems/issues, these issues will be managed through Aon’s ticketing system – Service Now. Develop new ideas and present them to the end users and team. Analysing and documenting the issues,...
  • IT Service Delivery Lead

    Aon   Kraków    praca zdalna
    kierownik/koordynator  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online
    24 godz.
    What the day will look like: This role will provide the candidate an opportunity to manage the service transition of IT applications into operations mode, coordinating support engineering resources that manage application and data-related incidents, problems and change on a day-to-day basis for our...
  • Insurance Technical Analyst

    Aon   Kraków    praca zdalna
    specjalista junior / mid / senior  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online
    24 godz.
    What the day will look like: This role will provide the candidate an opportunity to manage the translation of business to technical requirements for a global IT applications within Commercial Risk Solutions as part of a dedicated cross-functional Agile product delivery team. Day-to-day...
  • Finance Application Support Analyst - French Speaker

    Aon   Kraków    praca zdalna
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online
    1 dni
    Day-to-day responsibilities include: Coordinate with end users and assist them with their regular problems/issues, these issues will be managed through Aon’s ticketing system – Service Now. Develop new ideas and present them to the end users and team. Analysing and documenting the issues,...
  • Finance Application Support Analyst - Dutch Speaker

    Aon   Kraków    praca zdalna
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online
    1 dni
    Day-to-day responsibilities include: Coordinate with end users and assist them with their regular problems/issues, these issues will be managed through Aon’s ticketing system – Service Now. Develop new ideas and present them to the end users and team. Analysing and documenting the issues,...

Najnowsze artykuły

Eurostat podał dane na temat liczby kobiet w nauce. Polska w czołówce państw UE

Eurostat podał dane na temat liczby kobiet w nauce. Polska w czołówce państw UE

Europejski Urząd Statystyczny podał najnowsze dane dotyczące liczby kobiet pracujących w nauce i inżynierii. W Unii Europejskiej jest ich łącznie 7,7 mln. Polska znajduje się wśród państw, w których odsetek kobiet w tych dziedzinach jest wysoki. Pod tym względem znacząco wyprzedzamy między innymi Niemcy, Francję czy Włochy. 

5 pomysłów na promocję firmy w walentynki

5 pomysłów na promocję firmy w walentynki

Coraz liczniejsza liczba przedsiębiorców zauważa potencjał marketingowy związany z dniem zakochanych. Klienci przed walentynkami kupują prezenty dla najbliższych, poszukując w sklepach produktów z motywem serca. Jednak specjalna oferta sprzedażowa to nie jedyny sposób na promowanie biznesu przy okazji walentynek. Co jeszcze warto przygotować dla swoich klientów?

Moje i twoje czy nasze? Jak rozmawiać o pieniądzach, by nie zrujnować związku

Moje i twoje czy nasze? Jak rozmawiać o pieniądzach, by nie zrujnować związku

– Nieporozumienia na tle finansowym są jedną z najczęstszych przyczyn rozpadu związków w Polsce – zauważa socjolog i coach finansowy Anna D. Nowicka. O konflikt nietrudno, bo do ustalenia jest naprawdę wiele, począwszy od tego, kto zapłaci za walentynkową kolację, po wspólne konto i kredyt. Ekspertka radzi, jak rozmawiać o pieniądzach, by nie skończyło się na kłótni i pretensjach.

Wskaźniki HR – które są odpowiednie dla Twojej firmy i dlaczego?

Wskaźniki HR – które są odpowiednie dla Twojej firmy i dlaczego?

– Skuteczny HR opiera się na danych, a nie na intuicji. Firmy, które chcą efektywnie zarządzać zespołem, muszą monitorować kluczowe wskaźniki HR – tłumaczy specjalistka ds. rekrutacji Agnieszka Ciećwierz. Ekspertka podkreśla, że ważne jest dobranie odpowiednich wskaźników HR do swojej firmy. Jakie są opcje? Oto przewodnik po najważniejszych wskaźnikach HR z przykładami ich zastosowania.

Specjalista ds. cyberbezpieczeństwa: praca, wymagania, wynagrodzenie

Specjalista ds. cyberbezpieczeństwa: praca, wymagania, wynagrodzenie

Choć profesja jest perspektywiczna i bardzo wysoko opłacana, na rynku pracy brakuje 4 mln specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa. – Nie jest to zawód dla kogoś, kto chciałby raz nauczyć się wszystkich niezbędnych rzeczy i później przez całe życie korzystać z tej wiedzy – komentuje Iwona Prószyńska, ekspertka z Centrum Cyberbezpieczeństwa i Infrastruktury Państwowego Instytutu Badawczego NASK.

Poczęstunek, kawa i herbata dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Poczęstunek, kawa i herbata dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Nie wszystkie koszty, które ponosi firma, kwalifikują się do pomniejszenia podstawy opodatkowania. Czy wydatek na kawę i herbatę dla pracowników albo choćby catering w czasie spotkania integracyjnego może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów? Wyjaśniamy, jak zaksięgować poszczególne wydatki, by nie budziło to wątpliwości urzędu skarbowego.

Zgoda na Pliki Cookies

Wykorzystujemy Pliki Cookies w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu. Stosujemy Pliki Cookies w celach statystycznych i marketingowych, w szczególności w zakresie dopasowania treści reklamowych do Twoich preferencji.

Każda wyrażona zgoda może być przez Ciebie wycofana w dowolnym momencie. Więcej informacji dotyczących plików Cookies oraz przetwarzania danych osobowych w plikach Cookies znajduje się w naszej Polityce Prywatności.

Administratorem Serwisu i Twoich danych osobowych jest „Praca.pl” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Bolesława Prusa 2, 00-493 Warszawa, KRS 0000290935, NIP 7010095135, REGON: 141169379