Kawa i herbata dla pracowników a podatek dochodowy
Podstawą do obliczania podatku dochodowego dla przedsiębiorców jest, jak sama nazwa wskazuje, dochód, czyli przychód po odjęciu kosztów jego uzyskania. Im wyższe będą koszty, tym niższy podatek zapłaci właściciel firmy. Co można uznać za owe koszty i czy jedzenie, kawa, herbata, mleko dla pracowników obniżą kwotę podatku?
Zacznijmy od zdefiniowania samych kosztów. Zgodnie z art. 22. Ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych: „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”.
Wśród wydatków wyłączonych z możliwości obniżenia podatku znajdziemy koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W tym miejscu pojawia się pytanie, jaką funkcję spełniają kawa i herbata dla pracowników, poczęstunek na spotkaniu biznesowym czy też obiad w restauracji podczas rozmowy z klientem.
Kawa i herbata dla pracowników a koszty uzyskania przychodu
Na podstawie czego przedsiębiorca może uznać, że kawa i herbata dla pracowników biurowych albo posiłek są jego kosztem, niezbędnym do uzyskania przychodu albo zabezpieczenia źródła przychodu? Kwalifikacja wydatków na żywność i napoje od lat budziła wiele kontrowersji. Problem wynikał m.in. z niedoprecyzowania w polskim prawie definicji „reprezentacji”.
By rozwiać wątpliwości, czy kawa dla pracowników to koszt zaliczany do reprezentacyjnych, warto zapoznać się z interpretacją ogólną ministra finansów z dnia 25 listopada 2013 r. w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów.
I tak, wydatki na poczęstunek i napoje nie zawsze są uznawane za koszty reprezentacyjne (które nie obniżają podatku). Każdy przypadek należy przeanalizować odrębnie, by ocenić warunki i okoliczności poniesienia tychże wydatków. Nie ma też znaczenia miejsce podawania poczęstunku. Może nim być zarówno siedziba firmy, jak i lokal gastronomiczny. Wydatków nie ocenia się też pod kątem wystawności czy okazałości poczęstunków.
Ważny przy klasyfikacji kosztów jest natomiast sam cel. Żywność i napoje, których podawanie służy budowaniu pozytywnego wizerunku firmy czy wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami spotkań nie mogą być wliczone w koszty uzyskania przychodu.
Zgodnie z dokumentem: „Nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów (…) ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.”
Co nie wchodzi w koszty uzyskania przychodu? Np. przyjęcie zorganizowane dla znajomych prezesa, rodzinny obiad, wydatki na usługi rozrywkowe, czy np. kawa, herbata albo obiad na mieście zjedzony przez osobę na samozatrudnieniu.
