Praca.pl Poradniki Dla pracodawców
Poczęstunek, kawa i herbata dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Poczęstunek, kawa i herbata dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

 
Poczęstunek, kawa i herbata dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony przez podatnika, aby uzyskać przychód lub utrzymać jego źródło. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie koszty, jakie ponosi firma kwalifikują się do pomniejszenia podstawy opodatkowania. Czy kawa i herbata dla pracowników to koszty uzyskania przychodów? Sprawdź, jak poprawnie zaksięgować takie wydatki.

 

Spis treści

Koszt uzyskania przychodu – czym jest?

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami jako koszt uzyskania przychodu rozumie się wydatek ponoszony, aby uzyskać przychód bądź utrzymać źródło przychodów (art. 22 ust. Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Tzw. KUP odliczany jest od przychodu, dając tym samym dochód. Następnie możliwe jest dokonanie przysługujących odliczeń – po tym dochód stanowi podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Pomniejszenie podstawy opodatkowania o poniesione koszty dotyczy wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy rozliczają się z urzędem na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

 

Co istotne, nie każdy wydatek można traktować jako kosztu uzyskania przychodu. Lista wydatków, które nie mogą zostać zaliczone do kosztów, wprowadzona jest przez poszczególne ustawy o podatkach dochodowych (art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – Ustawa o PIT, art. 16 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – Ustawa o CIT). Na liście są między innymi wydatki związane z reprezentacją, odsetkami z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych czy osobistymi potrzebami podatnika.

 

I tak, chociażby w kwestii ubrania a koszty uzyskania przychodu – zakup odzieży można zaliczyć do kosztów (wydatki na reklamę), o ile posiada ona charakterystyczne dla danego przedsiębiorstwa cechy, na przykład logo firmy, kolor itp. W innym razie przyjmuje się, że ubrania mają charakter odzieży osobistej i nie podlegają odliczeniom.

 

Wszelkie zmiany wprowadzane w tym zakresie mają wpływ na wysokość podatku, a tym samym wpływają na swobodę dysponowania środkami finansowymi przedsiębiorstwa. Aktualne przepisy podatkowe wskazują, że wydatek może zostać uznany za koszty uzyskania przychodów, jeśli:

 

  • został poniesiony;

  • jest związany z działalnością gospodarczą;

  • ma charakter definitywny;

  • jest udokumentowany;

  • jego celem jest osiągnięcie/zabezpieczenie źródła przychodów;

  • nie został wyszczególniony w katalogu kosztów negatywnych (art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

 

Organ podatkowy za dzień poniesienia wydatku uznaje dzień, w którym wystawiono fakturę/paragon/inne poświadczenie dokonanego zakupu będącego podstawą do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

 

 

Kawa, herbata i woda – czy są kosztem uzyskania przychodu?

 

Według ustawy KUP to także wydatki spoza katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów pozostające w związku z osiąganymi przez firmę przychodami. Warto wiedzieć, że to przedsiębiorca, a nie urząd skarbowy, ma udowodnić ten związek przyczynowo-skutkowy, dlatego ważne jest prawidłowe zaksięgowanie każdego wydatku.

 

A zatem czy kawa albo inne usługi gastronomiczne na rzecz pracowników i współpracowników może stanowić koszt podatkowy w omawianym znaczeniu? Kiedy fiskus nie będzie mieć co do tego zastrzeżeń?

 

Aby móc dokonać odliczeń, kawa dla pracowników nie powinna być zakwalifikowana jako koszty reprezentacji, które są automatycznie wyłączone z KUP. Co więcej, poczęstunek pracowniczy wiąże się z przepisami BHP, które nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom dostępu do wody bądź innych napojów. Pracodawca sam może zdecydować, jakie napoje udostępnia zatrudnionym w firmie osobom – kawa i herbata dla pracowników BHP będzie więc generowała wydatek, który w takim przypadku stanowi koszt uzyskania przychodów.

 

Jednocześnie poczęstunek pracowniczy dla samych pracowników jest neutralny podatkowo. Ogólnodostępne napoje czy owoce nie są przyporządkowane do konkretnej osoby, dlatego nie jest to nieodpłatne świadczenie, które generowałoby przychód ze stosunku pracy i wymagało rozliczenia z urzędem. W razie wątpliwości można odnieść się do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku – K 7/13.

 

Czytaj także: Automotywacja, czyli jak motywować siebie samego

 

Jak zaksięgować poczęstunek, kawę i herbatę dla pracowników w kosztach firmy?

 

Odpowiednie udokumentowanie poniesionych kosztów pozwala na zaliczenie poczęstunku pracowniczego takiego jak kawa, herbata dla pracowników jako KUP. Według indywidualnej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24 stycznia 2011 roku (nr sygnatury IPPB1/415-1025/10-4/ES) do kosztów można zaliczać takie wydatki jak:

 

  • drobny poczęstunek dla klientów;

  • kawa, herbata, mleko dla pracowników (pracownicy objęci Regulaminem Pracy, którzy korzystają z poczęstunku w godzinach pracy);

  • poczęstunek (drobne artykuły spożywcze) dla pracowników na spotkania służbowe.

 

Warto pamiętać, że wydatki poniesione na zakup poczęstunku powinny być prawidłowo udokumentowane. Określenie kawy i herbaty dla pracowników jako kosztów uzyskania przychodu będzie zasadne, gdy przedsiębiorca będzie w stanie udowodnić ich związek z profilem działalności i przedstawić dowód zakupu. Może być to faktura, paragon lub inny dowód księgowy.

 

Poczęstunek dla pracowników a VAT

 

Chociaż napoje można zaliczyć do kosztów obniżając podatek, odliczenie VAT od kawy, herbaty dla pracowników nie jest już tak oczywiste. Art. 86 Ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 roku poz. 361) wskazuje, że prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z dokumentów potwierdzających zakup towarów czy usług przysługuje jedynie w zakresie, w jakim dane towary bądź usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Ewentualne wyjątki wynikają z art. 88 ust. 1 Ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że zakupy przeznaczone na potrzeby osobiste pracowników (niezwiązane ze statusem pracownika, pełnioną przez niego funkcją czy rodzajem działalności firmy) nie podlegają odliczeniu VAT.

 

Czytaj takżeWynagrodzenie chorobowe – zwolnienie lekarskie

 

Zakup poczęstunku, kawy i herbaty a działalność prowadzona we własnym mieszkaniu

 

Jednoosobowa działalność gospodarcza prowadzona w mieszkaniu umożliwia zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów określonych wydatków. Koszty muszą jednak być powiązane z charakterem działalności, a ich część ujmowana jako KUP będzie zależała od współczynnika wykorzystania nieruchomości do celów biznesowych. W wydatkach firmy można uwzględnić tylko i wyłącznie te koszty, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodu, a jednocześnie nie dotyczą użytku prywatnego.

 

Trzeba mieć świadomość, że działalność prowadzona we własnym mieszkaniu nie pozwala na zaliczanie wydatków na kawę czy herbatę na własne potrzeby do kosztów. Skarbówka dopuszcza jednak możliwość powiązania zakupu z organizacją spotkań z klientami czy kontrahentami – w celu pozyskiwania nowych zleceń i zachowania źródła przychodów. Poczęstunek na spotkania służbowe w prywatnym mieszkaniu zaliczany do KUP definiuje na przykład interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej z dnia 17 maja 2018 roku (0113-KDIPT2-1.4011.144.2018.2.MD).

 

Kawa i herbata a koszt uzyskania przychodu – najczęściej zadawane pytania:

 

  • Czy zakup kawy i herbaty jest kosztem podatkowym?

 

Pracodawcy zobowiązani są do zapewnienia napojów, często udostępniają też pracownikom poczęstunek dostępny w godzinach pracy, zazwyczaj jest to kawa i herbata dla pracowników. Przepisy umożliwiają uwzględnienie wydatków na zakup tych produktów w kosztach uzyskania przychodów, jeśli spełniają ustawową definicję wydatku i nie należą do tak zwanych kosztów negatywnych. Jako KUP można traktować wszystkie racjonalne i uzasadnione gospodarczo wydatki – związane z prowadzeniem działalności i ukierunkowane na osiąganie, zabezpieczenie lub zachowanie przychodów.

 

  • Czy papier toaletowy można wrzucić w koszty?

 

Papier toaletowy, ręczniki papierowe czy środki czystości kwalifikują się jako koszt uzyskania przychodu. Jeśli wydatki są stosunkowo wysokie, urząd może wymagać uzasadnienia – może być to na przykład prowadzenie działalności gospodarczej związanej z koniecznością stworzenia odpowiednich warunków sanitarnych: wydzielenia miejsca dla klientów (poczekalnia, toaleta itp.) lub zatrudnianie pracowników.

Więcej artykułów "Dla pracodawców"

Polecane oferty

  • Dyspozytor

    Schenker sp z o.o.   Rzeszów, ul. Biznesowa 9    praca stacjonarna
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat
    1 godz.
    Zakres zadań: Rozwiązywanie bieżących problemów operacyjnych klientów z uwzględnieniem standardów jakościowych DB Schenker; Koordynacja bieżącej realizacji usług transportowych poprzez zapewnienie dostępności niezbędnego taboru oraz optymalne wykorzystanie floty; Zapewnienie jakości...
  • Menadżer / Menadżerka Zespołu Rozwoju Sprzedaży

    Cemex Polska Sp. z o.o.   Warszawa, The Park, Krakowiaków 46    praca hybrydowa
    menedżer  umowa o pracę  pełny etat
    5 godz.
    Twoje zadania na stanowisku: Tworzenie i wdrażanie strategii sprzedażowych oraz cenowych, uwzgledniających cele biznesowe, w tym redukcję emisji CO₂; Analiza rynku oraz identyfikacja nowych możliwości rozwoju sprzedaży; Współpraca z Działem Doradztwa Technicznego i Kierownikami...
  • Doradca Klienta / Sprzedawca

    AGATA Spółka Akcyjna   Gliwice    praca stacjonarna
    specjalista junior / mid  umowa o pracę  pełny etat
    5 godz.
    Do głównych zadań na tym stanowisku będzie należało: Zapewnienie najwyższego poziomu standardu obsługi Klienta; Realizacja sprzedaży; Utrzymywanie standardu ekspozycji; Przyjmowanie i koordynowanie procesu indywidualnych zamówień mebli oraz terminów ich realizacji.
  • Młodszy Specjalista / Młodsza Specjalistka ds. Płac

    Contract Administration Sp. z o.o.   Wrocław    praca hybrydowa
    młodszy specjalista (junior)  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online
    5 godz.
    Opis stanowiska: Samodzielne obsługiwanie standardowych procesów płacowych klientów, Sporządzanie oraz przesyłanie dokumentacji zgłoszeniowej do ZUS, Sporządzanie zestawień, raportów i analiz z zakresu administracji płacowej (w tym także na potrzeby GUS, PFRON, ZUS), Przygotowanie i/lub...
  • Opiekun / Opiekunka osób starszych w domu seniora

    Sanapol Personal GmbH   Niemcy   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    6 godz.
    Wynagrodzenie od 2200 Euro netto / m-c. Praca na terenie całych Niemiec, od zaraz jak i również w późniejszych terminach. Rodzaj współpracy: Umowa o pracę na pełen etat na czas nieokreślony, Wymiar pracy: Pełen, 8 godzin dziennej pracy, Wymagany język niemiecki: Komunikatywny. Zakres...
  • Opiekun Medyczny / Opiekunka Medyczna Seniorów

    Sanapol Personal GmbH   Niemcy   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    6 godz.
    Poszukujemy opiekuna/-ki osób starszych do pracy na terenie Niemiec. Oferujemy umowę o pracę na pełny etat (8 godzin dziennie) na czas nieokreślony. Wynagrodzenie: Od 2200 Euro netto miesięcznie. Zakres obowiązków: Podawanie leków i posiłków, Wykonywanie zleconych zadań, Wsparcie ruchowe...

Najnowsze artykuły

Praca na część etatu – podstawowe informacje

Praca na część etatu – podstawowe informacje

W okresach niepewności ekonomicznej i zmieniających się modeli pracy część etatu, najczęściej jako zatrudnienie dodatkowe do podstawowego, pełnego etatu, zyskuje na popularności. Coraz więcej osób ma dwa, a nawet trzy niepełne etaty jednocześnie, starając się zdywersyfikować źródła dochodu. Jak taka sytuacja wygląda z punktu widzenia prawa pracy? Oto co musi wiedzieć wieloetatowiec.

Ochotnicza straż pożarna – jak się dostać, zarobki, praca

Ochotnicza straż pożarna – jak się dostać, zarobki, praca

Strażacy OSP są w gotowości przez całą dobę. W nagłych przypadkach odpowiadają na wezwanie i razem ze strażakami zawodowymi i innymi funkcjonariuszami niosą pomoc, ratują mienie, a niekiedy i życie. Służba w Ochotniczej Straży Poważnej to prawdziwy zaszczyt. Czy trudno dostać się do takiej formacji? Wyjaśniamy, jakie są ustawowe wymagania wobec strażaków–ochotników.

Komplementy w biznesie i pracy – jak je dawać i na nie reagować?

Komplementy w biznesie i pracy – jak je dawać i na nie reagować?

Publiczne pochwały często krępują nas bardziej niż krytyka. Nie potrafimy przyjmować komplementów ani w życiu prywatnym, ani w zawodowym. Zaprzeczamy im, bagatelizujemy je lub bronimy się, zakładając, że stoi za nimi jakiś interes. Jak dawać komplementy i na nie reagować tłumaczą eksperci ds. wizerunku i etykiety – Ewa Brok, Dorota Szcześniak-Kosiorek i Leszek Leopold Kazimierski.

Quiet hiring – czym jest? Czy ciche zatrudnianie to nowy trend HR?

Quiet hiring – czym jest? Czy ciche zatrudnianie to nowy trend HR?

Quiet hiring ma być odpowiedzią na rosnące braki specjalistów na rynku pracy. Jedną z największych zalet tego rozwiązania jest wsparcie rozwoju własnych pracowników. – To też ważne z punktu widzenia zastępowania pracy ludzkiej przez sztuczną inteligencję. Jeżeli wyposażymy pracowników w umiejętność pracy z nią, unikniemy zwolnień – komentuje ekspert rynku pracy Krzysztof Inglot.

Dzień Docenienia Pracownika – kiedy wypada? Jak świętować?

Dzień Docenienia Pracownika – kiedy wypada? Jak świętować?

Dziś obchodzimy bardzo ważne święto – Dzień Doceniania Pracownika! To dobra okazja na integrację zespołu, przyznanie nagród i premii uznaniowych czy chociażby oficjalne podziękowania dla osób wykazujących się wyjątkowym zaangażowaniem lub wynikami w pracy. Dzień ten można wykorzystać również do wzmocnienia marki pracodawcy na rynku pracy.

Drzemka w pracy – przyjaciółka wydajności

Drzemka w pracy – przyjaciółka wydajności

Pomysł spania w czasie pracy może wywoływać co najmniej konsternację, niemniej zamknięcie oczu nawet na kilkanaście minut pozwala na nieocenioną regenerację sił i wzrost kreatywności. Potwierdzają to liczne badania, a jedno z nich dowodzi, że mózgi osób praktykujących drzemki są większe i wolniej się starzeją. Korzyści zdrowotne drzemki w pracy są wyraźne, ale co na to polskie prawo pracy?

Zgoda na Pliki Cookies

Wykorzystujemy Pliki Cookies w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu. Stosujemy Pliki Cookies w celach statystycznych i marketingowych, w szczególności w zakresie dopasowania treści reklamowych do Twoich preferencji.

Każda wyrażona zgoda może być przez Ciebie wycofana w dowolnym momencie. Więcej informacji dotyczących plików Cookies oraz przetwarzania danych osobowych w plikach Cookies znajduje się w naszej Polityce Prywatności.

Administratorem Serwisu i Twoich danych osobowych jest „Praca.pl” spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Bolesława Prusa 2, 00-493 Warszawa, KRS 0000290935, NIP 7010095135, REGON: 141169379