Poufność danych to bardzo ważna kwestia w każdym biznesie. Zapewnia bezpieczeństwo działania przedsiębiorstwa i ma wpływ na jego przewagę konkurencyjną. Jednym ze sposobów zapewnienia sobie przez firmę poufności jej danych, jest oświadczenie o zachowaniu tajemnicy, czyli NDA. Co warto wiedzieć o tym dokumencie?
NDA — co to jest?
Umowa (klauzula) poufności, zwana również NDA (z ang. Non-Disclosure Agreement) to dokument, który ma na celu ochronę danych przedsiębiorstwa, stanowiących jego tajemnicę. Ujawnienie tych wiadomości (publiczne bądź konkretnym podmiotom) mogłoby narazić firmę na straty.
NDA może być stosowana jako jeden z punktów umowy (klauzula poufności w umowie) albo jako osobny dokument (NDA umowa).
Umowa o poufności najczęściej dotyczy następujących sytuacji:
• umowa o poufności z pracownikiem służąca zabezpieczeniu interesów pracodawcy. Może dotyczyć warunków pracy, tajemnicy przedsiębiorstwa (spraw handlowych, technologicznych, strategicznych, klientów),
• umowa o poufności danych zawierana między stronami jeszcze przed podpisaniem umowy. Stronami mogą być dwie firmy, ale również może to być potencjalny pracownik czy zleceniobiorca. Są zawierane, by zabezpieczyć interesy firmy, która musi przekazać informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa (np. dane o produkcie, który dopiero będzie wprowadzany na rynek, dane technologiczne). Bywa, że zanim dojdzie między stronami do jakichkolwiek kontaktów biznesowych, konieczna jest od kontrahenta in spe zgoda na zawarcie umowy w zakresie poufności,
• zachowanie tajemnicy handlowej w trakcie współpracy (lub również po jej zakończeniu) między dwiema firmami zawierana w kontrakcie między firmami.
Umowa o poufności — jak powinna wyglądać (wzór)
Umowa o zachowanie poufności to osobny dokument podpisywany wraz z innymi „papierami” w procesie biznesowym (np. wraz z umową współpracy) bądź w dowolnym momencie. NDA podpisywane między dwiema firmami powinno zawierać:
• okoliczności zawierania umowy o poufności (np. dla jakich celów jest zawierana umowa, co ma się stać z informacjami poufnymi po wykonaniu umowy),
• zakres i opis informacji poufnych (czyli co jest, a co nie jest informacją poufną). Im bardziej szczegółowy opis, tym większa jasność, jakie informacje należy chronić i tym łatwiej uzyskać odszkodowanie, jeśli zostaną one ujawnione. Warto wskazać obszary poufnych informacji (np. technologia, kwestie organizacyjne) oraz to, w jaki sposób będą one oznaczane (np. klauzula „poufne” w mailu czy jako pieczątka na dokumencie),
• czas obowiązywania umowy,
• obowiązki obu stron względem informacji poufnych,
• kary umowne, jakie będą obowiązywać za naruszenie postanowień umowy.
Umowa o poufności – wzór można znaleźć w internecie, ale warto zgłosić się po pomoc do specjalisty prawa, by dopasować dokument NDA do swoich potrzeb.
Klauzula poufności — wzór
Klauzule poufne stosuje się nie jako odrębne umowy, ale jako adnotacje w innym dokumencie (np. umowie o współpracę między firmami lub umowie o realizację usługi). Są zawierane na takich samych zasadach jak odrębne umowy i powinny zawierać te same informacje (zakres informacji poufnych, ich opis, obowiązki, kary umowne).
Deklaracja poufności
W niektórych sytuacjach, firmy decydują się na proste oświadczenie o poufności, które określa zakres danych, jakie osoba podpisująca dokument zobowiązuje się chronić. Oświadczenie o zachowaniu tajemnicy nie jest umową, gdyż nie określa obowiązków obu stron – jest czymś w rodzaju przyrzeczenia, składanego jednostronnie. Najczęściej stosuje się je wobec klientów bądź podmiotów współpracujących oraz na potrzeby różnego rodzaju procesów biznesowych (np. deklaracja firmy o zachowaniu poufności danych osobowych kandydatów w procesie rekrutacji)
Klauzula poufności dla pracownika
Zachowanie poufności przez pracownika jest regulowane już przez Kodeks pracy. W art. 100 wśród obowiązków pracownika wymienione zostało zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. § 2 tego artykułu wspomina również o obowiązku przestrzegania tajemnicy określonej w odrębnych przepisach.
Na mocy tych przepisów, pracodawca może w stosunku do pracownika, który naruszył tajemnice wyciągać konsekwencje (ze zwolnieniem dyscyplinarnym włącznie) oraz – jeśli poniósł stratę – żądać odszkodowania.
Zobowiązanie do zachowania poufności obowiązuje pracownika przez cały okres pracy (na mocy Kodeksu pracy) oraz tak naprawdę również po zakończeniu stosunku pracy przez czas nieograniczony (na mocy art. 11 Ust 2 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) chyba, że dodatkowa umowa o zachowaniu tajemnicy między pracownikiem a pracodawcą stanowi inaczej.
Warto tutaj nadmienić, że do czasu nowelizacji ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która nastąpiła 4 września 2018 roku, obowiązywał okres utrzymywania w tajemnicy danych przedsiębiorstwa przez byłego pracownika do trzech lat po ustaniu stosunku pracy. Nowelizacja zniosła ten limit, zatem jeśli umowa poufności z pracownikiem zawiera zapis o trzech latach, to pracodawca sam siebie niepotrzebnie ogranicza.
Czy zatem potrzebna jest dodatkowa klauzula poufności w umowie o pracę? Wzory takich klauzul stosowane przez firmy najczęściej powtarzają informacje, zawarte już w Kodeksie pracy. W efekcie, taki zapis w umowie o pracę nie wnosi niczego nowego (tajemnica pracodawcy i tak jest chroniona na mocy Prawa Pracy i ustawy UZNK). Zakładając jednak, że większość pracowników nie zna biegle Kodeksu pracy warto, aby taka klauzula poufności dla pracownika znalazła się w umowie, by po prostu przypomnieć zatrudnionemu o jego obowiązkach. Można też informację o obowiązku zachowania tajemnicy wprowadzić do regulaminu pracy bądź innych dokumentów, z którymi pracownicy muszą się na początku pracy zapoznać, ewentualnie podpisać dodatkowo zobowiązanie do zachowania tajemnicy służbowej – wzór dostępny na stronie Praca.pl
Klauzula poufności w umowie zlecenie
Umowa o poufności danych może zostać zawarta również między zleceniobiorcą a zleceniodawcą lub pomiędzy wykonawcą dzieła a osobą zlecającą jego wykonanie. Zasady zawierania takiej umowy określają przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W umowie – zlecenie można też umieścić zapis o karze umownej za złamanie poufności i ujawnienie tajemnic przedsiębiorstwa.
Klauzula poufności wynagrodzenia
W Polskich firmach spotyka się również klauzule poufności dotyczące wynagrodzenia pracownika. Nie są one podpisywanymi odrębnie z każdym ustaleniami, a zbiorczą zasadą panującą w firmie, która jest wpisana do regulaminu pracy, wynagradzania bądź wprost do umowy o pracę.
Klauzula poufności wynagrodzenia ma zabezpieczyć pracodawcę przed ujawnianiem zarobków między kolegami z pracy oraz przed ujawnieniem wysokości zarobków konkurencji (która wtedy miałaby łatwiejsze pole manewru, jeśli chodzi o pozyskanie pracowników). Z drugiej strony umowa o poufności z pracownikiem na temat jego wynagrodzenie, to również zabezpieczenie jego danych osobowych ze strony pracodawcy.
Jednocześnie w Polsce panuje zasada równości pracy i płacy. Oznacza to, że dwóch pracowników wykonujących taką samą pracę na takim samym stanowisku, nie może mieć różnego wynagrodzenia. W efekcie to na pracodawcy ciąży zobowiązanie do zachowania tajemnicy wynagrodzenia pracownika, bo jego ujawnienie może być uznane za naruszenie dobra osobistego. Jeśli jednak pracownik chce się podzielić informacją z kolegami na temat swoich zarobków, może to zrobić mimo tego, że w umowie o pracę czy regulaminie pracy umieszczona została klauzula o zachowaniu poufności wynagrodzenia.
Jeśli ujawnienie wysokości wynagrodzenia innej firmie mogłoby zostać uznane za naruszenie dobra firmy, to pracodawca ma prawo do ukarania, a nawet zwolnienia pracownika. Dlatego przyjmuje się, że jeśli została zawarta w umowie czy regulaminie klauzula o zachowaniu tajemnicy dotyczącej wynagrodzenia pracowników, to pracownik takiej informacji osobom spoza firmy, nie może ujawnić.
