O ile napisanie życiorysu zawodowego wydaje się nie stanowić dla większości osób problemu, o tyle sporządzenie listu motywacyjnego jest zadaniem powszechnie uznawanym za trudne. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, jaka powinna być struktura listu motywacyjnego oraz jakie informacje musi zawierać.
Na początek warto zadać sobie pytanie o cel pisania takiego dokumentu. Ten dobrze tłumaczą angielskie sformułowania „cover letter” / „covering letter”. Oznaczają one pismo przewodnie, list towarzyszący, a więc stanowiący dodatek do życiorysu zawodowego i opisujący co i dlaczego wysyłamy.
List motywacyjny jest więc dokumentem, który towarzyszy życiorysowi zawodowemu i zawiera treści uzupełniające informacje z CV.
Przyjmuje się, że nie powinien zajmować więcej niż jedną stronę A4 (najczęściej stosuje się długość ¾ strony).
Struktura listu motywacyjnego
Jak napisać list motywacyjny? Schemat, zwroty grzecznościowe, właściwy język i starannie opracowana treść – wszystko ma ogromne znaczenie i może zaważyć o tym, czy rekruter zaprosi nas na rozmowę kwalifikacyjną.
Struktura listu motywacyjnego jest ściśle określona. Obowiązują również zasady dotyczące treści, która ma się znaleźć w poszczególnych paragrafach tego dokumentu.
List motywacyjny zawiera:
• datę, miejsce sporządzenia,
• dane osoby piszącej (imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail),
• nazwę adresata listu (nazwisko konkretnej osoby prowadzącej rekrutację lub nazwę firmy),
• zwrot grzecznościowy („Szanowny Panie”, „Szanowna Pani”, „Szanowni Państwo”, ale nie „Szanowna Firmo”!),
• tytuł, najczęściej „List motywacyjny”,
• wstęp (cel listu),
• rozwinięcie (przekonanie pracodawcy, że jesteśmy odpowiedni na dane stanowisko),
• zakończenie (wyrażenie gotowości do spotkania się podczas rozmowy rekrutacyjnej),
• zwrot grzecznościowy (np. „Z poważaniem”),
• podpis.
List motywacyjny – schemat
Część nagłówkowa zawiera informacje o naszej osobie, tj. imię i nazwisko. Należy tutaj umieścić również adres do korespondencji, numer telefonu i inne dane kontaktowe. Nie powinniśmy też zapomnieć o umieszczeniu daty i miejscowości w górnym prawym rogu. W dalszej kolejności zamieszczamy dane adresowe firmy oraz – jeśli je znamy – nazwisko osoby, z którą się kontaktujemy.
Jeśli chodzi o treść listu, to składa się ona z około 4-5 paragrafów. Celem pierwszego z nich jest wstępne określenie, dlaczego piszemy list i na jakie stanowisko aplikujemy.
Drugi paragraf stanowi najważniejszą część listu motywacyjnego. Powinien zawierać informacje o naszych umiejętnościach, kwalifikacjach oraz osiągnięciach, które uzasadniają, co możemy zaoferować naszemu potencjalnemu pracodawcy.
By poprawnie sformułować ten paragraf, należy przede wszystkim bardzo starannie odnieść się do wymagań, które zostały wymienione w ogłoszeniu o pracę. Nie powinno się bezmyślnie wymieniać wszystkich swoich zalet. Lepiej, gdy dokładnie przemyślimy kwestię własnej kandydatury i przedstawimy tylko kilka faktów, ale dotyczących bezpośrednio ogłoszenia.
Ponadto cały czas powinniśmy mieć na uwadze, że rekruter będzie starał się dowiedzieć z listu, co kandydat ma do zaoferowania firmie, a więc jak jego kompetencje przełożą się na dobre wyniki. Należy więc podkreślić naszą motywację oraz dać do zrozumienia, że nie wynika ona jedynie z osobistych pobudek (np. chęci rozwoju). Napiszmy, dlaczego praca w tej właśnie firmie stanowi dla nas wyzwanie, jak przyczynimy się do lepszych rezultatów, możemy też zaproponować kilka pomysłów.
W paragrafie trzecim przedstawiamy mniej ważne kwalifikacje oraz umiejętności. Mogą to być informacje o przygotowaniu teoretycznym czy znajomości języków. Ważne jest jednak, by nie powielać informacji uwzględnionych w CV. Jeśli nie mamy doświadczenia na stanowisku, na które aplikujemy, uzasadnijmy, jakie umiejętności i kwalifikacje uprawniają nas do podjęcia pracy w danym charakterze.
Przedostatni paragraf służy do opowiedzenia o naszych cechach osobowych i zainteresowaniach, które mogą mieć znaczenie podczas pracy w firmie.
Jak powinniśmy zakończyć list? Podobnie jak wstęp, tak i zakończenie opiera się na sztywnych i jasnych zasadach. Zawarte są w nim informacje o chęci spotkania na rozmowie kwalifikacyjnej oraz sposób kontaktu.
