Nadmiar obowiązków w pracy – jak o tym rozmawiać z szefem?

Nadmiar obowiązków w pracy przytłacza, odbiera motywację i potęguje stres. Więcej nie zawsze znaczy lepiej. Czasem sami bierzemy na swoje barki zbyt dużo, a w innych przypadkach trudno nam sprostać wygórowanym wymaganiom szefa. Jeśli jesteś w momencie, w którym czujesz, że realizowanie wyznaczonych obowiązków jest ponad Twoje siły, poszukaj wyjścia z tej sytuacji. Najlepszym rozwiązaniem jest szczera rozmowa z przełożonym. Samo zakomunikowanie: nie wyrabiam się – to jednak nie do końca dobra taktyka. Co robić, gdy czujesz się przeciążony obowiązkami? Jakie są rodzaje przepracowania? Jak przygotować się do spotkania z przełożonym oraz co zrobić, by lepiej zadbać o swoje zdrowie psychiczne i fizyczne?

Nadmiar obowiązków – rodzaje

Zacznijmy od tego, czym właściwie jest nadmiar obowiązków. Przede wszystkim wyróżnia się jakościowe i ilościowe przeciążenie zadaniami.

• przeciążenie ilościowe

Ilościowe przeciążenie pracą wiąże się z dużą liczbą obowiązków. Ciągła rotacja pracowników oraz brak wykwalifikowanej kadry sprawiają, że zadania przekazuje się innym zatrudnionym. W rezultacie podwładny zabiera pracę do domu lub zostaje po godzinach, a tym samym nie ma czasu na odpoczynek. Wydajność zespołu spada, ponieważ pracownicy są zmęczeni. Coraz więcej poleceń przełożonego wykonywanych jest szybko i bez zwracania uwagi na jakość.

• przeciążenie jakościowe

Jakościowe przeciążenie zadaniami dotyczy dużej odpowiedzialności, jaka towarzyszy obowiązkom. Może to być odpowiedzialność za innych ludzi, ich zdrowie i życie lub za mienie o wysokiej wartości. Sprawia ona, że zatrudnieni zaczynają czuć się psychicznie zmęczeni, nie radzą sobie ze stresem. Czasami wymagania w stosunku do pracowników są zbyt wysokie w stosunku do ich możliwości.

Nadmiar obowiązków – negatywne skutki

Organizm człowieka nie jest ze stali, dlatego w pewnym momencie daje znać, że nie radzi sobie z nadmierną liczbą zadań oraz stresem. Przeciążenie obowiązkami ma wpływ na to, w jaki sposób je realizujesz. Objawia się:

• spadkiem koncentracji,
• pogorszeniem pamięci,
• zwiększeniem liczby błędów w wypełnianych zadaniach,
• coraz częstszymi absencjami w firmie,
• pogorszeniem relacji ze współpracownikami, kontrahentami, a także członkami rodziny i przyjaciółmi.

Przepracowanie – objawy

Nadmiar obowiązków w pracy odbija się także na Twoim zdrowiu. Karoshi to medyczny termin opisujący zjawisko, które zaobserwowano w Japonii. W kraju Kwitnącej Wiśni odnotowano bowiem pierwszy przypadek śmierci z przepracowania. W Polsce na szczęście jeszcze nie dochodzi do takich sytuacji, jednak wielu ludzi narzeka na zmęczenie z powodu zbyt dużej ilości obowiązków w pracy.

Do najczęstszych objawów przepracowania należą:

• silne bóle głowy,
• ogólne zmęczenie organizmu,
• drażliwość, nerwowość,
• bezsenność,
• podwyższone ciśnienie krwi,
• obniżona koncentracja,
• spadek odporności.

Przepracowanie zwiększa ryzyko wystąpienia chorób serca, takich jak zawał, a także nowotworów. Warto zatem zastanowić się, czy przewlekłe problemy ze zdrowiem nie są wynikiem zapracowania oraz nadmiernego stresu.

Przemęczenie pracą powoduje kłopoty z zaśnięciem, pomimo uczucia wyczerpania i znużenia. Mózg prawie nie odpoczywa, ponieważ nieustannie myślisz o tym, co należy jeszcze zrobić. Popełniasz wtedy znacznie więcej błędów niż zazwyczaj.

Nadmierna ilość obowiązków wpływa też na życie prywatne. Rodzina i przyjaciele są spychani na drugi plan, a nawet jeśli uda się gdzieś wspólnie wyjść, to myśli osoby przepracowanej i tak krążą wokół obowiązków zawodowych.

Kolejnym skutkiem przepracowania jest wypalenie zawodowe. Jeśli poświęcasz firmie, w której jesteś zatrudniony, dużo czasu i energii, to w pewnym momencie możesz poczuć, że więcej nie dasz rady. Objawia się to znacznym spadkiem motywacji, brakiem aktywności oraz energii.

Wniosek nasuwa się jeden: wypoczęty pracownik, to skuteczny pracownik. Dlatego jeśli zauważasz, że zwyczajnie nie dajesz rady, jesteś chronicznie przeciążony zadaniami – umów się na spotkanie z szefem.

Jak powiedzieć szefowi o nadmiarze zadań?

Przede wszystkim przygotuj się do takiego spotkania. Dokładnie przeanalizuj, jakie masz zadania, które z nich bez szkody dla zespołu mógłbyś przekazać współpracownikom. Oto kilka wskazówek, jak poprowadzić rozmowę z przełożonym o zakresie Twoich obowiązków.

• bądź spokojny

Jeśli kolejny raz czekają Cię nadgodziny, rodzina widuje Cię okazjonalnie, a przyjaciele zapomnieli, jak wyglądasz, możesz czuć frustrację i po prostu być całą sytuacją zmęczony. Rozmawiając z przełożonym na temat nadmiaru obowiązków w pracy, zachowaj spokój, ale wykaż się asertywnością. Ta cecha przydaje się, zwłaszcza jeśli szef po raz kolejny prosi Cię, byś wziął nadgodziny i wykonał dodatkowe zadanie na wczoraj.

• panuj nad tonem rozmowy

Nie pozwól, aby rozmowa przerodziła się w kłótnię. Nawet jeśli towarzyszy Ci nerwowość i stres, panuj nad swoimi emocjami. Przekaż przełożonemu jasny komunikat dotyczący tego, ile bierzesz nadgodzin i ile masz pracy. Trzymaj się konkretów. Mów pewnie i z przekonaniem. Szef nie powinien podnosić na Ciebie głosu. Musisz też wiedzieć, że nagminne zarzucanie pracownika obowiązkami, wymaganie, aby był dostępny cały czas, także po pracy, nosi znamiona mobbingu. Masz prawo reagować.

• przedstaw plan obowiązków tygodniowych

W rozmowie o nadmiarze obowiązków w pracy bardzo ważne są racjonalne argumenty. Być może Twój przełożony nie zdaje sobie sprawy z kumulacji Twoich obowiązków, chociaż powinien dokładnie to wiedzieć. Przygotuj zestawienie swoich zadań, np. z ostatniego tygodnia, wraz z zakresem czasu, jaki zajmuje ich realizacja. Dzięki temu pokażesz, że jesteś skrupulatny i obowiązkowy, że zależy Ci na dobru firmy, ale zakres Twoich obowiązków wykracza poza możliwości jednej osoby.

• zakomunikuj, że musisz przełożyć inne obowiązki

W rozmowie warto wykazać się inicjatywą, pokazać, że mimo nadmiaru panujesz nad obowiązkami. Poinformuj pracodawcę, które Twoim zdaniem można przełożyć lub przekazać innej osobie bez straty dla projektu. Być może rozwiązaniem jest też wprowadzenie w firmie nowszych metod pracy, zautomatyzowanych procesów.

Jeśli szef niespodziewanie prosi Cię o wykonanie kolejnego zadania do końca dnia, poinformuj go, czego w związku z tym nie będziesz w stanie zrobić w godzinach pracy. Dzięki temu unikniesz zarzutów, że nie wywiązujesz się ze swoich podstawowych obowiązków.

• powiedz, jeśli będziesz potrzebować pomocy

Często to sami pracownicy zgłaszają się do kolejnych zadań, biorą na siebie bardzo dużo, aby pokazać swoje zaangażowanie. Starają się wszystko zrobić sami, ale nie są w stanie pracować ciągle na najwyższych obrotach, na czym traci realizowany przez nich projekt. Pamiętaj, że proszenie o pomoc nie jest oznaką słabości. Jeśli zauważasz, że masz za dużo obowiązków, poproś szefa, aby wyznaczył kogoś, kto będzie mógł Ci w nich pomóc.

Jak zadbać o siebie przy nadmiarze obowiązków?

Przepracowanie wiąże się z długotrwałym stresem, który skutecznie odbiera radość i chęć do życia. Jak zatem radzić sobie ze skutkami zbyt wielkiego obciążenia obowiązkami? Przede wszystkim należy zapoznać się z zasadą work-life balance. Jej główne założenie opiera się na zachowaniu równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym. Ważna jest umiejętność stawiania granic. Czasami trzeba być asertywnym i powiedzieć przełożonemu, że tym razem nie mamy możliwości zostać dłużej w firmie.

Kluczowy jest także odpoczynek. Każdy powinien znaleźć taką formę relaksu, która okazuje się najbardziej dla niego odpowiednia. Warto zwrócić uwagę, czy masz wystarczająco dużo aktywności fizycznej. Niekoniecznie chodzi tutaj o wyczynowe uprawianie sportu, ale np. o spacer, wycieczkę rowerową czy zajęcia taneczne. Przebywanie na łonie natury, świeże powietrze, odcięcie się od miejskiego hałasu mają zbawienny wpływ na samopoczucie.

Warto poznać bliżej także takie pojęcie jak self-care. To angielskie wyrażenie oznaczające dbanie o siebie, zaopiekowanie się samym sobą. Jest to postawa, w której dostrzegasz, że Twoje potrzeby są równie ważne, jak potrzeby innych, w tym Twoich bliskich. Zwracasz uwagę na to, w jaki sposób odpowiada Twoje ciało i umysł, słuchasz podpowiedzi swojego organizmu – i reagujesz, gdy dzieje się coś niepokojącego. Self-care to także dbanie o samorozwój, realizowanie siebie, stanie na straży tego, co dla nas ważne – poprzez na przykład wygospodarowanie czasu w ciągu dnia dla swojej pasji, treningu na siłowni czy lektury książki.

Życie w biegu, trudna praca, natłok prac domowych, a dodatkowo stres cyfrowy – to wszystko odbija się na Tobie. Chcesz poradzić sobie z każdą sprawą, być odpowiedzialny, ale zapominasz, że przepracowany, nadmiernie zestresowany i znużony nie możesz dobrze zajmować się innymi (ani sobą!). Dlatego pierwszym krokiem w kierunku zatroszczenia się o siebie powinno być zadbanie o podstawowe potrzeby, poprawiające jakość życia, pomagające wypocząć i zredukować codzienny stres. Zacznij od małych kroków i wyrób sobie dobre nawyki. Oto jak wprowadzić self-care do swojego życia w pięciu prostych krokach.

• sen

Każda osoba ma nieco inne zapotrzebowanie na sen. Warto wziąć jednak pod uwagę zalecenia amerykańskiej organizacji National Sleep Foundation (przygotowane razem z grupą 18 lekarzy) dotyczące optymalnej długości snu dla każdej grupy wiekowej. Zgodnie z wytycznymi młodzi dorośli (18-25 lat) potrzebują 7-9 godzin snu na dobę, dorośli (26-64 lata) – także 7-9 godzin, natomiast osoby starsze (powyżej 64 lat) – 7-8 godzin snu. Osoba niewyspana jest drażliwa, ma problemy z koncentracją. Brak dostatecznej liczby godzin snu powoduje także spustoszenie w organizmie, który po prostu nie miał czasu, by się zregenerować. Pamiętaj więc, jak ważne, by się wysypiać!

• woda

Częstą przyczyną zmęczenia, a także np. bólu głowy i innych dolegliwości jest odwodnienie. W ferworze dnia często zapomina się o tym, by pić wodę. Jedna kawa rano i druga po południu to zdecydowanie za mało, żeby nawodnić ciało. Każdy organizm jest inny, niemniej zwykle zaleca się picie wody 8 razy dziennie, łącznie około 3 litrów.

• lepsze odżywianie

O tym, że fast foody, gotowe jedzenie z supermarketów, słodycze i tłuste przekąski są niezdrowe zostało powiedziane już chyba wszystko. Jak więc zmienić swoje nawyki żywieniowe? Przede wszystkim postaraj się nie kupować przetworzonych produktów, ale surowce, z których możesz przyrządzić obiad samodzielnie. Wytrwać w postanowieniu polepszenia diety będzie łatwiej, jeśli będziesz gotować na kilka dni – i wkładać porcje do pudełek. Alternatywą jest oczywiście zamawiana dieta pudełkowa. Pamiętaj też, by powstrzymać się od podjadania między posiłkami.

Wyznacz sobie stałe godziny jedzenia, a jeśli wiesz, że o danej porze dodatkowo miewasz napady głodu – przygotuj sobie zdrowe przekąski, np. orzechy. W zbilansowaniu diety pomoże nam dietetyk – warto umówić się na konsultację.

• medytacja

Medytacja jest praktykowana od tysięcy lat. To technika pozwalająca na zrelaksowanie całego ciała oraz odsunięcie od siebie myśli – swego rodzaju oczyszczenie głowy. Dzięki medytacji nabiera się dystansu do codziennych problemów. Medytujący są bardziej świadomi swoich przeżyć, zauważają własne myśli oraz ich przyczyny. Głęboki oddech towarzyszący medytacji dotlenia organizm, pomaga się odprężyć, redukuje stres. Jest wiele sposobów medytacji, alternatywą do niej są proste ćwiczenia oddechowe – możesz od nich zacząć, np. wykonywać je codziennie przez 10 minut przed snem.

• tryb offline w telefonie

Być może nie zdajesz sobie sprawy z tego, że pozostawanie cały czas online i w zasięgu telefonu jest nużące i powoduje wspomniany wyżej stres cyfrowy. Bycie dostępnym dla każdego, kto chce się z Tobą skontaktować i jednocześnie nieustanne śledzenie bieżących wydarzeń – u bliskich, na świecie – oznacza dla Ciebie bycie w trybie stałej gotowości. Towarzyszy temu napięcie, które potęguje zmęczenie i stres. Naucz się zatem wypoczywać w trybie offline. Weekend bez komputera i telefonu, w towarzystwie bliskich, książki, na wycieczce – może być odświeżającym doświadczeniem. Jeśli nie jesteś na to gotowy, spróbuj pozostawać poza zasięgiem internetu i telefonu np. w ciągu godziny dziennie wieczorem.