List intencyjny – wzór, prawo, zasady

Szukasz pracy. Bierzesz udział w rekrutacji. Dostajesz pozytywną odpowiedź od przyszłego pracodawcy, ale podpisanie umowy ma nastąpić dopiero za pewien czas. W jaki sposób zagwarantować sobie bezpieczeństwo i mieć pewność, że etat będzie na Ciebie czekał, a pracodawca nie zmieni zdania? Jedną z formą deklaracji współpracy jest list intencyjny. Co to jest i jakie niesie za sobą skutki? Jakie konsekwencje może mieć naruszenie listu intencyjnego?

List intencyjny – co to jest?

List intencyjny to deklaracja zawierająca oświadczenie woli jednej lub dwóch stron o chęci podjęcia współpracy w przyszłości. Dokument ten stanowi pewnego rodzaju zapewnienie, że negocjowana umowa zostanie przez obie strony podpisana i rozmowy zakończą się pomyślnie. W liście intencyjnym określa się między innymi zakres przyszłej umowy oraz zamierzonych działań, a także warunki współpracy. Dokument ten najczęściej jest podpisywany już po przeprowadzeniu negocjacji albo w ich trakcie. Może przyjąć formę listu pisanego czy elektronicznego, ale często przyjmuje także formę ustną.

Co jednak istotne, w przepisach prawnych nie znajdziemy regulacji dotyczących tego, czym tak naprawdę jest list intencyjny. Wobec tego jego treść nie jest wiążąca, a podpisanie listu intencyjnego nie pociąga za sobą żadnych skutków prawnych. Jaka jest więc jego rola? Z pojęciem listu intencyjnego najczęściej spotkamy się w kontekście zatrudnienia. Wówczas jest on podpisywany pomiędzy pracodawcą a kandydatem na dane stanowisko. List intencyjny o współpracy jest formą zapewnienia pracodawcy, że ma on wobec pracownika poważne zamiary i zamierza podjąć z nim współpracę w niedalekiej przyszłości. 

Dokumentu tego nie należy jednak mylić z umową przedwstępną. Ta – w przeciwieństwie do listu intencyjnego – jest gwarancją podpisania właściwej umowy. 

List intencyjny – wzór

Forma listu intencyjnego nie jest uregulowana prawnie. Nie istnieje więc konkretny wzór takiego dokumentu. Co więcej – list intencyjny nie posiada cech pisma formalnego, wobec czego może on zostać zawarty w dowolnej formie, a jego treść będzie zależna przede wszystkim od postanowień i wspólnej woli stron. 

Podobnie jak przy redagowaniu innych oficjalnych dokumentów, również przy pisaniu listu intencyjnego wzór może być bardzo przydatny. Okaże się on pomocny zwłaszcza wtedy, gdy przyjdzie nam stworzyć letter of intent, czyli list intencyjny po angielsku. Niezależnie jednak od języka i mimo braku konkretnych wytycznych dotyczących jego kształtu, warto zachować pewne elementy typowe dla tego rodzaju dokumentów. Zatem, jakie informacje powinien zawierać list intencyjny o współpracy? W dokumencie tym warto ująć takie elementy jak: 

• miejscowość i data sporządzenia listu,

• imię i nazwisko pracownika,

• dane pracodawcy,

• nagłówek,

• informacja dotycząca zakresu listu,

• data rozpoczęcia współpracy,

• wymiar pracy,

• rodzaj umowy,

• nazwa stanowiska,

• zakres obowiązków,

• wysokość wynagrodzenia. 

W liście intencyjnym można zawrzeć także informację dotyczącą zobowiązania do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze oraz zobowiązania do nienegocjowania ustalonych wstępnie warunków współpracy. 

Częstą praktyką jest także potwierdzenie przez kandydata chęci podjęcia zatrudnienia na określonych w liście warunkach. W takiej sytuacji przyszły pracownik może podpisać list intencyjny, wyrażając tym samym zgodę na zawarte w nim ustalenia lub sporządzić odrębne pismo. 

List intencyjny – kiedy warto go podpisać?

Podpisanie listu intencyjnego ma najczęściej miejsce tuż po zakończeniu negocjacji albo w trakcie ich prowadzenia. Jest on często stosowaną formą deklaracji zawierającej oświadczenie woli na przykład przedsiębiorców, którzy zamierzają w przyszłości podjąć współpracę. Jednak zdecydowanie najpopularniejszą formą jest list intencyjny o współpracy, który wyraża chęć pracodawcy do zatrudnienia danego kandydata w przyszłości. 

List intencyjny warto podpisać chociażby w momencie, gdy planujemy zatrudnić pracownika, który nadal związany jest z inną firmą umową lub wtedy, gdy chcemy skłonić go do rezygnacji z udziału w innych procesach rekrutacyjnych. Tego typu dokument często podpisuje się także w sytuacji, gdy planowane jest zatrudnienie pracownika, ale dopiero po pewnym czasie od rekrutacji. Kandydatowi, który otrzyma listowne zapewnienie o chęci zatrudnienia w nowym miejscu, zdecydowanie łatwiej będzie złożyć wypowiedzenie u dotychczasowego pracodawcy. 

W jakich jeszcze sytuacjach podpisanie listu intencyjnego wydaje się zasadne? Jest on optymalną formą ustalenia warunków współpracy w momencie, gdy kandydat do pracy nie posiada jeszcze wymaganych kwalifikacji i czeka na przykład na ukończenie kursów czy zdobycie uprawnień do wykonywania zawodu. Wówczas dostając taki list od potencjalnego pracodawcy, otrzymuje on poniekąd zapewnienie, że w przypadku zdania egzaminów, zostanie on zatrudniony na danym stanowisku. 

Podpisanie listu intencyjnego – jakie niesie za sobą skutki?

Jak już wiemy, list intencyjny jest dokumentem, który nie jest uregulowany przez żaden akt prawny. W związku z tym nie nosi on znamion prawnych i nie może mieć mocy wiążącej dla żadnej ze stron. Jest on jedynie obietnicą złożoną na piśmie dotyczącą chęci i gotowości rozpoczęcia współpracy w przyszłości. Wobec powyższego nie jest możliwe dochodzenie przed sądem ustaleń, jakie znalazły się w dokumencie. 

W tym miejscu warto jednak wspomnieć o pewnym wyjątku. Należy pamiętać o tym, że sama nazwa dokumentu nie przesądza o jego charakterze. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 listopada 2010 roku. 

W praktyce oznacza to, że jeśli list intencyjny będzie przypominał formą umowę, to pomimo nazywa się go listem intencyjnym, może być on uznany na przykład za umowę przedwstępną, która zobowiązuje obie strony do zawarcia umowy przyrzeczonej na określonych warunkach. Wówczas, dokument w takiej formie może zostać wykorzystany w sądzie. 

Zgodnie z art. 28. Kodeksu pracy bez względu na nadaną dokumentowi formę, będzie on uznany za umowę przedwstępną, jeśli znajdą się w nim takie informacje jak: 

• rodzaj pracy,

• miejsce wykonywania pracy,

• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, 

• wymiar czasu pracy,

• termin rozpoczęcia pracy. 

Naruszenie listu intencyjnego – jakie może mieć konsekwencje?

Wiemy już, że co do zasady podpisanie listu intencyjnego nie niesie za sobą żadnych skutków prawnych. Praktyka pokazuje jednak co innego. Kwestia konsekwencji naruszenia listu intencyjnego nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Choć z jednej strony list intencyjny nie skutkuje ukształtowaniem się stosunku zobowiązania obu stron do wywiązania się z jego zapisów, w niektórych sytuacjach możliwe jest pociągnięcie strony do odpowiedzialności. 

Jednym z elementów listu intencyjnego powinien być zapis o działaniu i prowadzeniu negocjacji w dobrej wierze. W przypadku, gdy po podpisaniu listu intencyjnego jedna ze stron nadal będzie prowadziła negocjacje z firmą konkurencyjną, może zostać pociągnięta do odpowiedzialności na skutek naruszenia interesu umowy. Warto również wiedzieć, że list intencyjny może zawierać także dodatkowy zapis o zakresie odpowiedzialności odszkodowawczej. Ta może obejmować naprawienie szkody, które strona poniosła w związku z tym, że liczyła na spełnienie zapisów listu i zawarcie umowy.

List intencyjny i umowa przedwstępna – czy to to samo?

List intencyjny bardzo często bywa mylony z umową przedwstępną. Tymczasem są to dwa zupełnie różne dokumenty. Pierwszą i podstawową różnicą jest fakt, że umowa przedwstępna została ściśle uregulowana w przepisach Kodeksu cywilnego, a więc jej podpisanie skutkuje powstaniem zobowiązania pomiędzy stronami. Te deklarują podpisanie w przyszłości umowy przyrzeczonej. W sytuacji, gdy którakolwiek ze stron będzie uchylała się od zobowiązania i podpisania umowy właściwej, drugiej stronie przysługuje wówczas roszczenie o naprawienie szkody, które poniosła w związku z tym, że liczyła na zawarcie takiego przyrzeczenia. List intencyjny, w przeciwieństwie do umowy przedwstępnej, nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Wyraża on jedynie chęć zawarcia umowy, nie gwarantując, że zostanie ona w przyszłości faktycznie podpisana.