Indywidualny rozkład czasu pracy – dla kogo, wniosek, wzór wniosku

Praca w określonych godzinach, np. od 9:00 do 17:00 przestała Ci odpowiadać? W niektóre dni potrzebujesz wychodzić wcześniej? Nie musisz szukać nowej pracy! Poproś pracodawcę o ustalenie indywidualnego grafiku. Wystarczy złożyć pisemny wniosek. Na jakich zasadach i komu może zostać przyznany indywidualny rozkład czasu pracy? Oto najważniejsze informacje. 

Indywidualny rozkład czasu pracy – czym jest?

W większości przypadków rozkład czasu pracy zależy od harmonogramu ustalonego przez pracodawcę. Jest to najważniejszy sposób organizowania zajęć w firmie – dzięki grafikowi pracownik wie, ile godzin przepracuje w ciągu doby, tygodnia, miesiąca i roku. Co więcej, harmonogram w formie pisemnej lub elektronicznej musi zostać ogłoszony przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego.

Jest kilka sytuacji, w których szef nie musi sporządzać grafiku. Na przykład wówczas, gdy dana osoba pracuje w systemie zadaniowym lub kiedy godziny i wymiar pracy wynikają jednoznacznie z przepisów prawa, regulaminu zakładowego lub umowy. Przełożony ma również możliwość zgodzić się na omawiany tu indywidualny czas pracy podwładnego. Jest to system czasu pracy, w którym godziny wykonywania obowiązków służbowych ustalane są niestandardowo, zgodnie z porozumieniem, do jakiego dochodzą pracodawca i zatrudniony.

Jak głosi art. 142. Kodeksu pracy:

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

Indywidualny rozkład czasu pracy to bardzo wygodne rozwiązanie dla wielu pracowników – rodziców małych dzieci, studentów, osób sprawujących opiekę nad członkiem rodziny itd. Warto wiedzieć, że pracodawca nie ma obowiązku się na taką propozycję zgodzić. Jeśli jednak nie zaburzy to organizacji realizowania zadań przez cały zespół, większość firm idzie pracownikom na rękę. Ważny jest powód, dla którego chce się zmienić godziny.

Indywidualny rozkład czasu pracy – komu przysługuje?

Szef jest zobowiązany pozytywnie rozpatrzyć wniosek od:

• pracownicy w ciąży powikłanej oraz pracownika, którego małżonka jest w takiej ciąży,

• rodzica dziecka z ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniem albo nieuleczalną chorobą zagrażającą życiu, które powstały w okresie prenatalnym albo podczas porodu,

• rodzica dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczeniem o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Jednak także w takich przypadkach dopuszczalna jest odmowa, jeżeli: 

uwzględnienie nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 1421. § 2.).

Jak umotywować wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy?

Wniosek o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy może złożyć w dowolnym momencie każdy pracownik. Takie czynniki jak staż pracy czy stanowisko nie mają tu żadnego znaczenia. I choć oczyma wyobraźni wielu z nas widzi siebie leniuchujących w łóżku do 11:00 lub omijających korki, dzięki rozpoczynaniu pracy o pół godziny później, są zawody, dla których stosowanie indywidualnego grafiku jest szczególnie korzystne.

Dobrym przykładem są kierowcy. Ich godziny pracy często zmieniają się w zależności od zapotrzebowania w firmie, wpływających zleceń i innych czynników. Ustalenie indywidualnego harmonogramu może uchronić pracodawcę przed koniecznością wypłacania wynagrodzenia za nadgodziny. Co więcej, dzięki takiemu rozwiązaniu kierowca będzie mógł każdego dnia zaczynać pracę o innej porze, a więc nie dojdzie do naruszenia doby pracowniczej.

Uzasadnieniem zmiany godzin pracy może być też przynależność do któregoś z kościołów bądź związków wyznaniowych. Pracownik może argumentować, że dotychczasowy harmonogram ogranicza konstytucyjnie gwarantowaną wolność do uczestniczenia w obrzędach religijnych i obchodzenia świąt zgodnie z zasadami wyznania. Przykładowo, jeśli jego związek wyznaniowy spotyka się w celach religijnych w piątki, pracownik może wnioskować o wyłączenie tego dnia z grafiku i wyznaczenie w zamian innego.

Jeszcze raz warto podkreślić, że pracodawca co prawda ma obowiązek rozpatrzyć prośbę o indywidualny czas pracy, ale nie musi na nią przystawać. Co może stanowić podstawę do odrzucenia wniosku? Na przykład to, że nowy harmonogram nie będzie mieścił się w ramach obowiązującego podstawowego czasu pracy. Przykładowo, osoba pełniąca obowiązki zawodowe od 8:00 do 16:00 przez 5 dni w tygodniu nie może zaproponować, że będzie pojawiać się w firmie między 13:00 a 18:00, bo spowodowałoby to naruszenie zapisów umowy dotyczących wymiaru pracy.

Innym przypadkiem jest sytuacja, w której osoba przychodząca na osiem godzin dziennie wnosi o to, by w ramach indywidualnego harmonogramu czasu pracy wykonywać swoje obowiązki na przykład w poniedziałki przez 6, a w piątki przez 10 godzin. Pracodawca powinien wniosek odrzucić, gdyż taki układ grafiku oznaczałby, że w piątki podwładny pozostawałby w pracy w godzinach nadliczbowych, czyli nie mieściłby się w ramach obowiązującego podstawowego czasu pracy.

Podsumowując, jak umotywować wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy? W uzasadnieniu podaj konkretną przyczynę Twojej prośby. Możesz odnieść się do Kodeksu pracy i podanych wyżej powodów. Jeśli chcesz zmienić godziny wykonywania obowiązków, bo przedszkole Twojego dziecka otwiera się później niż przychodzisz do pracy, albo zmieniły się połączenia w komunikacji miejskiej i nie masz możliwości dojechać na wybraną godzinę, to również są dobre powody, które możesz przedstawić pracodawcy. Podstawą do przyjęcia wniosku przez pracodawcę jest także rozpoczęcie studiów czy kursów przez pracownika. Jeśli dokształcanie wymaga nieznacznej zmiany grafiku, z dużym prawdopodobieństwem szef się na to zgodzi. Postaw na konkret i wyłóż przyczyny obiektywnie utrudniające dotarcie do pracy w standardowych godzinach.

Unikaj jednak powodów, które mogą zostać odebrane jako błahe. Pracodawca, rozpatrując wniosek, będzie miał zapewne na uwadze także innych pracowników. Jeśli każdy z nich przychodziłby na inną godzinę bez wyraźnego powodu, praca zespołu mogłaby być mniej efektywna. Przykłady złych uzasadnień:

• Uzasadniając moją prośbę, wskazuję, że przychodząc na 7:30, nie jestem w stanie zjeść w domu śniadania, a głód obniża moją koncentrację w pracy.

• Proszę o przesunięcie moich godzin pracy o godzinę, ponieważ wtedy miałabym możliwość wychodzenia z biura równo z narzeczonym i mielibyśmy więcej czasu dla siebie.

• Nie odpowiada mi praca w piątki, dlatego proszę o zmianę.

Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy – wzór

Jak powinien wyglądać wniosek o indywidualny czas pracy pracownika? Przede wszystkim musi mieć formę pisemną. Przepisy nic natomiast nie mówią o jego treści  – pracownik może w zasadzie sformułować go w sposób dowolny. Pisząc wniosek, pamiętaj jednak o zawarciu kilku kluczowych informacji.

Choć wydaje się to oczywiste, na wstępie nie zapomnij zaznaczyć, że jest to prośba o indywidualny czas pracy. Dobrze jest podać konkretną propozycję zmiany godzin czy dni pracy.  Mając na uwadze to, że przełożony może tego typu rozwiązanie odrzucić, postaraj się wyczerpująco, ale zwięźle opisać okoliczności, które skłaniają Cię do do prośby o indywidualny grafik. 

Nie zapominaj również o określeniu, od kiedy nowy grafik ma obowiązywać oraz o tym, czy zmiany zostają wprowadzone czasowo czy bezterminowo.

Podobnie jak w przypadku wszystkich tego typu dokumentów, powinna znaleźć się na nim również data, miejsce, nazwa stanowiska i podpis wnioskodawcy. Warto także pamiętać, że wniosek – niezależnie od tego, czy zostanie rozpatrzony pozytywnie, czy negatywnie – trafi do Twoich akt osobowych.

Wzór wniosku:

Dobre uzasadnienie wniosku o indywidualny rozkład czasu jest kluczowe. Nie warto jednak mijać się z prawdą. Podaj rzeczywisty powód, dla którego chcesz rozpoczynać i kończyć swoje zawodowe obowiązki w innych niż pozostali porach.