Dieta - delegacja - zasady
Wiele zawodów wiąże się z podróżami służbowymi. Koszty z tytułu takiej podróży ponosi pracodawca. Zasady prawidłowego ich rozliczania określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
W dokumencie występuje rozróżnienie na delegację krajową oraz delegację zagraniczną. Pracownikowi wysłanemu w zagraniczną podróż zapewnia się dietę zagraniczną (pokrywającą koszty wyżywienia i inne drobne wydatki) oraz zwrot kosztów za: dojazdy, przejazdy, noclegi i inne niezbędne, udokumentowane wydatki.
Jeśli przedsiębiorstwa należą do innego sektora (niż wymienione w rozporządzaniu), wtedy warunki przyznawania diety są określane w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie wynagrodzenia.
Warto przypomnieć również, czym jest podróż służbowa - wszelkie zwroty i wyrównania kosztów z tego tytułu występują wtedy, gdy pracownik wykonuje obowiązki służbowe w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem wykonywania tych obowiązków.
Kalkulator diet zagranicznych
Aby po zakończeniu podróży ułatwić sobie rozliczenie delegacji zagranicznej, można skorzystać ze specjalnie opracowanych kalkulatorów diet zagranicznych. Zarówno wysokość diet, jak i zasady zwrotu poniesionych kosztów, są bowiem uzależnione od wielu czynników. Kalkulatory zawierają odpowiednie narzędzia, które uwzględniają wszelkie zmienne, mogące powstać w wyniku wyjazdu na delegację zagraniczną.
Podstawowe kryterium w kalkulatorze delegacji zagranicznych to oczywiście czas trwania delegacji i miejsce wyjazdu.
Jeśli chodzi o termin, liczy się nie tylko data, ale również godzina. Wysokość dziennej diety delegacji rozróżnia się, biorąc pod uwagę fakt, czy rozliczamy całą dobę, czy okres do 8 godzin (wtedy przysługuje 1/3 diety), czy między 8 a 12 godzin (50% diety), czy też ponad 12 godzin (100% diety).
Kolejnym czynnikiem wpływającym na wysokość diety jest sytuacja, w której pracownik ma zapewnione bezpłatne wyżywienie (które zmniejsza wysokość diety). Zagwarantowanie śniadania zmniejsza dietę pracowniczą o 15%, obiadu o 30% i kolacji o 30%.
Delegacja zagraniczna – dieta, stawki
Stawka dobowa oraz stawka za nocleg określone są w załączniku do wyżej wspomnianego rozporządzenia. I tak np. dla Niemiec to 49 EUR na dzień i 150 EUR limitu na nocleg. Dla Norwegii to 451 NOK na dzień i 1500 NOK limitu noclegowego.
Waluta, w której podaje się wysokość diety zagranicznej, również określona jest w załączniku. W przypadku większości krajów diety zagraniczne określa się w euro lub dolarach, jednak można się spotkać również z frankiem szwajcarskim czy japońskim jenem. Dobry kalkulator podróży zagranicznej powinien oczywiście uwzględniać rozróżnienie walutowe.
Wysokość diety zagranicznej a limit diety
Jak już wyżej wspomniano, dietę zmniejsza się w zależności od tego, czy pracownik miał zapewnione wyżywienie. Kolejną ważną informacją jest punkt w rozporządzeniu mówiący o tym, że: „Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diet”.
Co do limitów, dodatkowe regulacje występują przy noclegach. Pracownik ma obowiązek przedłożyć pracodawcy rachunek i na jego podstawie powinien dokonać się zwrot kosztów. Jeśli pracodawcy nie zostanie dostarczone odpowiednie pokwitowanie, wtedy pracownikowi przysługuje tylko 25% wyznaczonego na kraj limitu. W uzasadnionych przypadkach, jeśli kwota będzie potwierdzona rachunkiem, pracodawca może zwrócić koszty noclegu, które przekroczyły ustalony limit.
