W niektórych branżach podróże służbowe są niemal codziennością. Jakie są zasady delegowania i w jaki sposób rozliczać z nich pracowników? Czy wysłanie podwładnego za granicę wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla pracodawcy?
Delegowanie pracowników - na czym polega?
Delegowanie pracownika oznacza zlecenie mu wykonania określonych obowiązków służbowych do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy. Pracownik musi zatem udać się w podróż i pozostać w danym miejscu do momentu wypełnienia zadania lub przez wyznaczony czas, trwający niekiedy nawet kilka tygodni. Z delegowaniem wiążą się ścisłe procedury dotyczące finansowania wyjazdu. Wszystkie koszty poniesione w jego czasie musi pokryć pracodawca.
Delegowanie pracowników za granicę - zasady
Pracownicy mogą być wysyłani w podróż służbową zarówno w obrębie kraju, jak i za granicę. W obu przypadkach pracodawca musi zwrócić podwładnemu koszty poniesione z tytułu delegacji. Warto jednak pamiętać, że te mogą się różnić w zależności od tego, gdzie został wysłany pracownik. Dlatego kwestię wysokości rekompensaty kosztów poniesionych w poszczególnych państwach oraz przysługujących diet określają odrębne przepisy.
Delegowanie pracownika - Kodeks pracy
Choć w Kodeksie pracy nie pojawia się termin delegacja bądź podróż służbowa, w ich przypadku zastosowanie ma art. 775. Czytamy w nim: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Najczęściej chodzi o wydatki związane z przejazdami, zakwaterowaniem i wyżywieniem.
Warto przy tym wspomnieć, że zwrot kosztów to nie jedyny sposób rozliczania finansowego delegacji - kolejnym jest przyznanie diety. Przysługuje ona tylko w sytuacji, gdy podróż służbowa trwa ponad 8 godzin. Jej wysokość jest ustalana przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
Obecnie pełna dieta wynosi 30 zł, ryczałt za nocleg (150% diety) - 45 zł, a ryczałt za dojazdy (20% diety) - 6 zł. Warto jednak pamiętać, że w przypadku podróży krajowej trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety. Jeśli jest to podróż zagraniczna:
• krótsza niż 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
• od 8 do 12 godzin - 50% diety,
• powyżej 12 godzin - 100% diety.
W przypadku podróży własnym autem rozliczana jest tzw. kilometrówka. Ryczałt za nocleg przysługuje z kolei wówczas, gdy pracownik korzystał z niego przez co najmniej 6 godzin i nie przedstawił pracodawcy rachunku. Trzeba też pamiętać, że diety nie przysługują pracownikom, którzy mają zapewnione przez pracodawcę pełne wyżywienie (podróż krajowa) lub w trakcie delegacji otrzymują kwoty na wyżywienie w wysokości nie niższej niż ustawowa dieta (podróż zagraniczna).
Delegowanie a oddelegowanie - różnice
Kodeks pracy nie określa maksymalnego czasu trwania delegacji. Czy to znaczy, że pracodawca może wymagać od podwładnego kilkumiesięcznego przebywania poza miejscem zamieszkania? Otóż nie. Zgodnie z art. 42 przełożony może powierzyć zatrudnionemu inne obowiązki bądź zaproponować inne warunki pracy bez konieczności wypowiedzenia umowy na okres nie dłuższy niż 3 miesiące w roku kalendarzowym (ale tylko wówczas, gdy nie skutkuje to obniżeniem wynagrodzenia i jest zgodne z kwalifikacjami podwładnego).
Uznaje się więc, że delegacją jest podróż służbowa trwająca maksymalnie 3 miesiące, która ma charakter okazjonalny i nie wiąże się z koniecznością zmiany przez pracownika miejsca zamieszkania.
W myśl wspomnianego przepisu podróż dłuższa będzie wymagała zmiany umowy z podwładnym, w szczególności wskazanie w niej nowego miejsca wykonywania czynności zawodowych. Ponieważ obowiązki będą pełnione przez długi czas w innej miejscowości niż siedziba firmy, okoliczność ta nie ma charakteru incydentalnego, lecz stosunkowo trwały. W tym przypadku mówimy o delegowaniu lub oddelegowaniu pracownika.
Niemniej, ponieważ przepisy te nie nie dotyczą wprost sytuacji podróży służbowej i delegowania, jest to jedynie ich interpretacja. W kwestiach spornych - na przykład nadużywania przez pracodawcę wysyłania pracownika do innej miejscowości, ten może zwrócić się do sądu pracy.
