Podróże służbowe to częsta konieczność w wielu firmach. Jak liczyć delegacje i jakie zasady obowiązują w przypadku rozliczania krajowych i zagranicznych wyjazdów biznesowych.
Delegacja - co to jest
Delegacja pracownika to podróż służbowa, realizowana na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. Jeśli w trakcie podróży podwładny poniósł koszty (np. dojazdu, noclegu, wyżywienia), to należy mu się rekompensata (zwrot kosztów). Pojęcia podróż służbowa i delegacja stosuje się wymiennie.
Warto pamiętać, że praca w delegacji dotyczy nie tylko zatrudnionego. Wyjazd służbowy może dotyczyć również pracodawcy. Koszty delegacji służbowej są wtedy liczone nieco odmiennie. Po pierwsze, wyjazd pracodawcy, aby mógł zostać potraktowany jako koszt firmowy, musi być rozliczony na podstawie rachunków i faktur. Po drugie, wydatki te nie mogą wykraczać poza normy przyjęte w rozporządzeniu o podróżach służbowych.
Delegacje zagraniczne a krajowe
Delegacje pracownicze mogą odbywać się w Polsce oraz poza jej granicami. Niezależnie od tego, czy wyjazd pracownika jest krajowy, czy zagraniczny, przysługuje mu zwrot poniesionych kosztów.
Ze względu na wyższe koszty delegacji służbowej w innych krajach (wyżywienia, noclegów i transportu), przepisy ustalają odrębne kwoty zwrotów w zależności od tego, do jakiego kraju wyjechał pracownik.
Delegacja a oddelegowanie
Czym różni się wyjazd w delegację od sytuacji, w której pracownik zostaje oddelegowany? Otóż wyjazd delegacyjny ma charakter wyjątkowy, incydentalny. Miejsce pracy pozostaje takie samo. W takim przypadku nie jest wymaga zmiana w umowie o pracę. Delegowanie to sytuacja, w której pracodawca wysyła podwładnego w inne miejsce na określony czas. W takiej sytuacji zmianie ulega treść umowy o pracę (w którą należy wpisać nowe miejsce).
Jak długo może trwać delegacja zagraniczna lub krajowa? Przepisy niestety nie precyzują wprost maksymalnego czasu trwania podróży służbowej. Jednocześnie art. 42 Kodeksu pracy mówi, że jeśli przełożony ma potrzebę powierzenia podwładnemu innych obowiązków niż dotychczas, to może to zrobić bez wypowiadania dotychczasowych warunków pracy lub płacy na okres nieprzekraczający 3 miesięcy.
Oznaczałoby to, że jeśli pracodawca chciałby powierzyć zatrudnionej osobie zadania poza miejscem pracy określonym w umowie, to może to zrobić maksymalnie na 3 miesiące. Mamy wtedy do czynienia z delegacją. Jeśli jednak przełożony chciałby wysłać pracownika w inne miejsce pracy na okres dłuższy – np. 5 miesięcy, to musi mu wypowiedzieć dotychczasowe warunki pracy i zmienić w umowie miejsce wykonywania obowiązków służbowych. Mamy wtedy do czynienia z delegowaniem pracownika.
Oczywiście, ze względu na to, że art. 42 Kodeksu pracy nie dotyczy bezpośrednio podróży służbowej, nie ma jednoznacznej interpretacji takiego przepisu i wydaje się, że możliwe było by rozliczenie jako delegacji dłuższego wyjazdu, gdyby to odpowiednio udokumentować.
Rozliczanie delegacji
Podróż służbowa – dieta na wyżywienie, koszty przejazdów i noclegów to typowe wydatki, jakie ponosi firma w związku z wyjazdem pracownika. Rozliczenie delegacji krajowej i zagranicznej jest podobne (zatrudnionym przysługuje zwrot poniesionych wydatków za te same elementy wyjazdu), ale inne są kwoty i niektóre zasady rozliczeń. Kiedy pracownik może oczekiwać zwrotu kosztów za wyjazd delegacyjny?
Wyjazd służbowy — dieta – co to takiego?
Jest to kwota, która należy się pracownikowi, który z polecenia przełożonego odbywa podróż służbową. Wiąże się ona z koniecznością pokrycia przez pracownika wyższych kosztów wyżywienia w czasie podróży.
Kiedy przysługuje dieta w delegacji?
Dieta w delegacji krajowej
Nie w każdym przypadku wyjazdu służbowego należy się pracownikowi dieta. Delegacja krajowa krótsza niż 8 godzin nie pozwala na naliczenie diety. Przy wyjeździe trwającym od 8 do 12 godzin, dieta wynosi 50% kwoty, a w pełnej wysokości dopiero wtedy, kiedy wyjazd służbowy trwa minimum 12 godzin. Przy podróży trwającej dłużej niż jedną dobę, za każdą dobę rozlicza się 100% diety, a za niepełną dobę, która się rozpoczęła:
• 50% diety, jeśli podróż trwała do 8 godzin,
• 100% diety, jeśli podróż trwała ponad 8 godzin.
Dieta w delegacji zagranicznej liczona jest nieco inaczej. Za podróż:
• do 8 godzin przysługuje 1/3 diety,
• między 8-12 godzin- 50% diety,
• ponad 12 godzin – 100% diety.
Dieta powyżej 8 godzin – kiedy nie przysługuje?
• w przypadku podróży krajowej dieta nie przysługuje nawet, jeśli trwała ona dłużej niż 8 godzin, ale pracownik ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie,
• w przypadku podróży zagranicznej, pracownik mający zapewnione posiłki, może otrzymać tylko 25% przysługującej mu diety (zgodnej z czasem trwania podróży). Nie otrzyma też diety, jeśli w czasie podróży otrzymuje należność pieniężna na wyżywienie. Musi ona wynosić minimalnie tyle, co dieta.
Dieta delegacyjna, to tylko jeden z elementów rozliczania podróży. Pracownik może również uzyskać zwrot kosztów noclegu, przejazdu środkami komunikacji miejskiej i taxi, przejazdu na miejsce delegacji oraz innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków.
Delegacja na samochód
Bywa, że pracownik odbywa podróż służbową własnym samochodem. W takiej sytuacji rozliczenie kosztów odbywa się na podstawie tzw. kilometrówki. Nie ma znaczenia, czy był to wyjazd zagraniczny czy krajowy.
Kiedy należy się ryczałt za nocleg?
W przypadku wyjazdu krajowego pracownik, który korzysta z noclegu, ale nie przedłoży rachunku, powinien otrzymać ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety (czyli w 2019 roku jest to 45 zł). Ryczałt ten przysługuje wtedy, kiedy nocleg trwa co najmniej 6 godzin między 21:00 a 07:00.
Delegacja służbowa może też wiązać się z koniecznością przemieszczania środkami komunikacji miejskiej. Wtedy pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety (przy stawkach na 2019 to będzie 6 zł). Ze względu na niskie stawki lepiej przedłożyć pracodawcy faktyczne bilety i rachunki, by uzyskać pełny zwrot kosztów.
W przypadku podróży zagranicznej, pracownik powinien otrzymać zwrot kwoty noclegu w wysokości, jaką wydał na nocleg i do granicy kwoty określonej w rozporządzeniu dla konkretnego kraju. Jeśli jednak pracownik nie posiada rachunku za hotel, przysługuje mu ryczałt, w wysokości tego 25% limitu.
Pracownik w podróży zagranicznej może też otrzymać ryczałt na przejazdy w wysokości 10% diety, za każdą dobę podroży służbowej.
Termin rozliczenia delegacji
Rozliczenie delegacji służbowej to tak naprawdę dwie sytuacje – rozliczenie zaliczki, o ile pracownik taką zaliczkę otrzymał oraz rozliczenie kosztów delegacji i diet przez pracodawcę i zwrot środków pracownikowi.
Czas na rozliczenie delegacji i otrzymanej przez pracownika zaliczki wynosi 14 dni od momentu powrotu pracownika z delegacji. W tym czasie powinien on przedstawić wszystkie koszty delegacji, jakie poniósł. Przedstawia w tym celu oświadczenie do delegacji, w którym uwzględnia wszystkie wydatki.
Ile czasu ma pracodawca na rozliczenie delegacji pracownika?
Jeśli chodzi o delegacje, przepisy nie określają precyzyjnie terminu, jaki ma pracodawca na oddanie podwładnemu zaliczki. Koszty delegacji pracownika powinny być rozliczone niezwłocznie, gdyż zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, pracodawca jest w takiej sytuacji dłużnikiem zatrudnionej osoby, a przedstawienie zestawienia kosztów delegacji jest rozumiane jako wezwanie dłużnika do wykonania należności. Zwrot kosztów podróży służbowej nie jest obarczony podatkiem dochodowym, bo pracownik nie zyskuje dodatkowych środków (nie ma tu sytuacji osiągnięcia przez pracownika zysku).
Z reguły, wszelkie regulacje dotyczące tego, jak liczyć delegacje, są zawarte w regulaminach wewnętrznych firmy.
Jak wykonać rozliczenie delegacji? Kalkulator do takich celów można znaleźć w internecie.
Koszty podróży służbowej zagranicznej — waluta
Rozliczenie kosztów delegacji powinno odbywać się w walucie kraju, w jakim odbywała się podróż. Pracodawca, za zgodą pracownika, może rozliczyć delegację w złotówkach(wysokości powinna stanowić równowartość waluty obcej w dniu wypłaty zaliczki).
Jaka jest wysokość diety w delegacji?
• W przypadku delegacji krajowej, kwota nie zmieniła się od 2013 roku i obecnie (2019) wynosi 30 zł.
• W przypadku delegacji zagranicznej, Rozporządzenie Ministra Pracy zawiera tabelę wysokości diet za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg dla poszczególnych krajów.
Delegacja krajowa - przepisy
Podstawą prawną, jeśli chodzi o rozliczanie delegacji, jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167). Rozporządzenie to dotyczy wprawdzie pracowników państwowych i samorządowych, ale jednocześnie Kodeks pracy w art. 77 uznaje, że żadna firma nie może stosować w ramach swoich regulaminów wewnętrznych, zasad dotyczących podróży służbowych, które byłyby dla pracownika mniej korzystne niż te, które wynikają z tego przepisu. W praktyce zatem większość pracodawców stosuje się do tego dokumentu, który zawiera nie tylko rozliczanie delegacji krajowych, ale również delegacje zagraniczne.
Zasady tego, jak rozliczyć wyjazd służbowy pracownika powinny być opisane w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy, a jeśli nie ma takich dokumentów, to w umowie o pracę.
Jeśli chodzi o Kodeks pracy, delegacje nie są w nim omówione. Jedyne przepisy zawarte w Kodeksie pracy, które bezpośrednio wskazują na kwestie delegacji służbowych, to Art. 178. § 1, który mówi o tym, że pracownic w ciąży oraz osób opiekujących się dzieckiem do lat 4, nie wolno bez ich zgody delegować poza stale miejsce pracy.
