Wigilia finansowana z ZFŚS?
Mikołaj, Wigilia finansowana z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych? Czy to możliwe? Jak nie popełnić błędów?
Jak sama nazwa wskazuje, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest funduszem socjalnym, a nie okolicznościowym. Nie wchodzą więc w grę żadne świąteczne prezenty dla pracowników kupowane ze środków tego funduszu. Jak więc możliwe, że wielu pracodawców finansuje z niego zakup bonów dla pracowników czy paczek dla dzieci? Otóż jest to dozwolone pod warunkiem, że:
• jest to pomoc materialna, finansowa lub rzeczowa (bo taka mieści się w definicji działalności socjalnej),
• udzielanie pomocy w takiej formie zostało przewidziane w zakładowym regulaminie ZFŚS,
• przy jej rozdziale wzięto pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Pracodawca, który tworzy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, ma obowiązek ustalić regulamin korzystania z tego funduszu. Regulamin ZFŚS określa zasady i warunki wykorzystywania usług oraz świadczeń finansowanych z ZFŚS, jak również zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.
Zgodnie z art. 2. 1. Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, środki ZFŚS przeznacza się na działalność socjalną, której definicja stanowi zamknięty katalog wydatków. W tym rozumieniu ZFŚS nie jest funduszem okolicznościowym (np. z tytułu Mikołajek, Dnia Dziecka czy Dnia Kobiet…).
Działalność socjalną oznaczają:
• „usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku,
• działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej,
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
• udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej,
• udzielanie bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Środki z funduszu mogą być też wykorzystane na „dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego” (art. 1. 1.).
Oczywiście pracodawca nie musi przeznaczać środków ZFŚŚ na każdą z wymienionych form pomocy. Może np. obniżyć wysokość odpisu na ZFŚŚ i ograniczyć się tylko do dofinansowania wypoczynku lub tylko do pomocy materialnej.
Jakie występują nieprawidłowości w wydatkowaniu środków z funduszu? Jest to przede wszystkim finansowanie wydatków, które nie są objęte działalnością socjalną takich jak np.
• prezenty dla pracowników odchodzących na emeryturę,
• nagrody,
• imprezy i spotkania świąteczne dla pracowników lub klientów firmy,
• spotkania okolicznościowe,
• imprezy integracyjne (za wyjątkiem tych, które stanowią działalność rekreacyjną, względnie działalność w postaci różnych form wypoczynku),
• środki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika,
• paczki świąteczne, w jednakowej wartości dla wszystkich pracowników.
Powyższe świadczenia nie mogą być finansowane z ZFŚS i nie powinny być zapisane w regulaminie ZFŚS.
Ponadto nieprawidłowe jest:
• przyznawanie określonych świadczeń pewnym grupom pracowników (bez względu na ich sytuację socjalno-materialną),
• przyznawanie świadczeń ze względu na ogólny lub zakładowy staż pracy lub ze względu na rodzaj umowy o pracę (wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zastosowaniem kryterium stażu pracy, bez uwzględnienia kryterium socjalnego, jest niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (wyrok Sądu Najwyższego z 16 sierpnia 2005 r., I PK 12/05, OSNP 2006/11-12/182).
• uzależnianie prawa do świadczenia, np. wysokości dofinansowania do wypoczynku, od wymiaru etatu. Fundusz jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin. Jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatem są rodziny (a nie tylko pracownicy) o najniższych dochodach (wyrok Sądu Administracyjnego w Białymstoku z dnia 4 października 2012 r., sygn. akt III AUa 1698/11). Wielkość etatu pozostaje na powyższe bez wpływu.
Osoby uprawnione do korzystania z tej pomocy
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest funduszem spożycia zbiorowego. Osobami uprawnionymi do korzystania z jego zasobów są:
• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści, byli pracownicy i ich rodziny,
• inne osoby, którym przyznano w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.
Fundusz jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach – tak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331).
Pomoc powinna być kierowana do osób faktycznie jej potrzebujących, np. do pracowników lub emerytów, którzy osiągają niski dochód na jedną osobę w rodzinie. Oceniając sytuację materialną pracownika, należy brać pod uwagę również jego dochody osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem.
Spotkanie wigilijne z ZFŚS – czy to możliwe?
Teoretycznie tak, jednak w praktyce trudno będzie spełnić wymagania prawne. Wigilia z funduszu socjalnego musiałaby bowiem w jakiś sposób różnicować pracowników pod względem ich sytuacji materialnych, co niełatwo wyobrazić sobie podczas spotkania, na którym współpracownicy piją kawę i jedzą świąteczne ciasto.
Z drugiej strony przepisy dopuszczają zorganizowanie imprezy integracyjnej z funduszu socjalnego, o ile będzie miała charakter kulturalno-oświatowy czy sportowo-rekreacyjny. Samo spożywanie ciasta zatem niekoniecznie, ale połączone z koncertem, przedstawieniem teatralnym (np. jasełkami), kuligiem, wycieczką etc. – może być dopuszczalne.
