Kodeks pracy mówi, iż pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na siedem dni przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Inaczej mówiąc – jeśli praca rozliczana jest w systemie miesięcznym, grafik na cały grudzień powinno się otrzymać najpóźniej na tydzień przed rozpoczęciem tego miesiąca. Co jednak dzieje się w przypadku, gdy następuje zmiana grafiku pracy w trakcie trwania miesiąca?
Zmiana grafiku pracy – zasady
Z Kodeksu pracy nie wynika wprost, że w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, na który ułożony został harmonogram pracy, mogą być dokonywane w nim zmiany. W praktyce wielokrotnie zdarza się jednak, że grafiki poszczególnych pracowników są modyfikowane. Wynika to choćby z takich czynników jak choroba czy konieczność zastąpienia innego, nieobecnego pracownika. W dniu 18 października 2013 roku Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wypowiedziało się w tej sprawie, ogłaszając, że „zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników są dopuszczalne z przyczyn obiektywnych” (źródło: Stanowisko MPiPS z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników).
Państwo nie narzuca jednoznacznych rozwiązań w tym zakresie. Zasady dotyczące zmian w grafiku pracy powinny być ujęte w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u danego pracodawcy, np. w regulaminie pracy. Nie ma więc przeciwwskazań, aby grafik był modyfikowany nawet z 1-dniowym wyprzedzeniem, o ile w regulaminie pracy danego zakładu znajdzie się odpowiedni zapis.
Zmiana godzin pracy a zgoda pracownika
Godziny wykonywania obowiązków służbowych określają każdorazowo regulamin danego zakładu pracy oraz zapisy w umowie. O tym, czy dni i godziny pracy są stałe (np. od poniedziałku do piątku w godzinach między 9 a 17), czy też zróżnicowane, decyduje przyjęty przez pracodawcę system czasu pracy.
W przypadku systemu podstawowego każda korekta wymaga wydania specjalnego oświadczenia o zmianie godzin pracy oraz modyfikacji regulaminu pracy najpóźniej na 2 tygodnie przed wejściem w życie nowego harmonogramu. Zobowiązuje też do spisania aneksu do umowy, podpisanego przez pracownika, który wyraża tym samym zgodę na zmianę godzin pracy. Jeśli pracownik uważa, że jest to dla niego niekorzystne, może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy.
Równoważny system pracy nie nadkłada na pracodawcę obowiązku modyfikacji regulaminu ani umowy w przypadku zmiany godzin pracy, ponieważ system ten z definicji zakłada elastyczność dni i godzin świadczenia pracy.
Zmiana grafiku z dnia na dzień
Możliwość modyfikowania harmonogramu czasu pracy w trakcie trwania okresu rozliczeniowego określają przepisy wewnątrzzakładowe. Często zdarza się, że pracodawcy umieszczają w regulaminie pracy nawet zapis o możliwości zmiany grafiku z dnia na dzień, jednak na ogół może to mieć miejsce tylko w wyjątkowych sytuacjach, jak np. choroba lub nagła nieobecność któregoś z pracowników. Zmiana godzin pracy w trakcie obowiązywania grafiku z pewnością nie powinna być regułą.
