Istnieją dwie sytuacje, w których ludzie zabiegają o uznanie ich dokumentów o wykształceniu w innym kraju. Pierwszy powód, to chęć podjęcia bądź kontynuacji edukacji. Mówimy w tym przypadku o uznaniu do celów akademickich. Drugi, to chęć podjęcia pracy i związana z tym konieczność potwierdzenia kwalifikacji. Jest to uznanie w celu zatrudnienia.
Osoba składająca wniosek o uznanie kwalifikacji w celu zatrudnienia musi być w pełni uprawniona do wykonywania zawodu w kraju, w którym swoje kwalifikacje zawodowe osiągnęła. Oznacza to, że nie może starać się o uznanie swoich kwalifikacji osoba, która nie spełnia jeszcze wszystkich wymagań w kraju uzyskania dyplomu, nawet jeżeli spełnia już wszystkie wymagania kraju, w którym ten zawód zamierza wykonywać.
Niektóre zawody wymagają zdobycia odpowiednich kwalifikacji, potwierdzonych dyplomem lub certyfikatem. W Unii Europejskiej zarówno swoboda przepływu pracowników, jak i swoboda świadczenia usług, byłyby pustą deklaracją bez zapewnienia wzajemnego uznawania kwalifikacji zawodowych. W celu zharmonizowania prawa poszczególnych państw członkowskich, Unia wydała szereg dyrektyw na temat wzajemnej uznawalności kwalifikacji zawodowych. Akty te określają poziomy kwalifikacji oraz definiują, jakiego typu szkolenie jest konieczne dla danego poziomu kwalifikacji. W ten sposób można ocenić, czy szkolenie, które dana osoba przeszła w jednym z krajów członkowskich, spełnia wymogi stawiane przed pracującymi w drugim z krajów.
Wśród zawodów regulowanych jest osiem wyjątków, które posiadają własne regulacje. Są to zawody: lekarza, pielęgniarki, położnej, aptekarza, dentysty, weterynarza, prawnika i architekta. W zakresie tych zawodów obowiązują tzw. dyrektywy sektorowe. Wszystkie pozostałe zawody, których odpowiednie dyrektywy UE nie wymieniają nie nakładają na pracownika obowiązku dokonania uznania wykształcenia. O jego kwalifikacjach decyduje sam pracodawca.
Sposób, w jaki odbywa się procedura uznania wykształcenia jest indywidualny dla każdego kraju. Bywa też, że w jednym kraju inne procedury obejmują potwierdzenie akademickie i zawodowe. Jedynie w przypadku uznawania kwalifikacji zawodowych do pracy w zawodach regulowanych w krajach Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego istnieją dyrektywy UE obowiązujące w tych państwach. We wszystkich tych państwach mogą zostać uznane osiągnięte kwalifikacje, z zastrzeżeniem, że w razie potrzeby procedura musi zostać przeprowadzona w każdym kraju oddzielnie. Nie ma więc możliwości uznania kwalifikacji na terenie całej Unii.
Złożyć wniosek o uznanie kwalifikacji w ramach omawianej procedury może tylko obywatel jednego z państw Unii oraz Norwegii, Islandii i Lichtensteinu. Regulacje unijne nie dotyczą więc obywateli państw spoza Unii, np. Szwajcarii, USA, Japonii.
W Polsce procedurą uznawalności zajmuje się Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Narodowej. Jest to jednostka podległa Ministrowi Edukacji Narodowej i pełni w Polsce rolę krajowego ośrodka ENIC/NARIC oraz ściśle współpracuje z ośrodkami tej sieci na całym świecie. Od 1 maja 2004 r. Biuro pełni rolę polskiego ośrodka informacji (contact point) odnośnie dyrektyw ogólnego systemu uznawania kwalifikacji zawodowych uzyskanych w UE.
Polska nie ma jednolitej procedury uznawania dyplomów. Wszystko zależy od kraju, z jakiego pochodzi, poziomu wykształcenia oraz celu dokonania uznania. Inaczej są traktowane dyplomy z krajów członkowskich UE, inaczej z krajów, z którymi Polska podpisała umowy o wzajemnym uznawaniu dokumentów o wykształceniu, a jeszcze inaczej w sytuacji, gdy dyplom pochodzi z kraju, z którym takiego układu nie ma.
Polskie dyplomy za granicą mogą być uznawane bądź na mocy umów międzynarodowych o uznaniu równoważności dokumentów o wykształceniu, albo też na podstawie obowiązujących w danym kraju przepisów o uznawalności zagranicznych dyplomów.
Zanim jednak wyjedziemy trzeba pamiętać, że przed wywiezieniem zagranicę polski dyplom powinien zostać poddany procedurze legalizacji w Ministerstwie Edukacji Narodowej. Zgodnie z rozporządzeniem MEN legalizuje do obrotu prawnego z zagranicą wyłącznie oryginały następujących dokumentów:
- dyplomów ukończenia studiów
- świadectw stwierdzających ukończenie studiów podyplomowych
- dyplomów nadania stopni naukowych oraz
- zaświadczeń o ukończeniu studiów.
Legalizacji dokumentów wydanych przez inne uczelnie dokonują urzędy obsługujące ministrów sprawujących nad nimi nadzór. Pozostałe dokumenty dotyczące toku studiów, których legalizacji wymagają partnerzy za granicą legalizuje uczelnia, która je wydała.