Praca.pl Poradniki Rynek pracy
Zdalne zarządzanie zespołem – strategia, błędy, narzędzia

Zdalne zarządzanie zespołem – strategia, błędy, narzędzia

 
Zdalne zarządzanie zespołem – strategia, błędy, narzędzia

Wielu pracodawców obawia się, że przeniesienie pracowników w tryb zdalny będzie miało negatywny wpływ na produktywność i motywację zatrudnionych. Wcale nie musi tak się stać. 

 

Menedżerowie powinni przede wszystkim wyrzucić mity o pracy zdalnej do kosza. W dużej mierze od ich umiejętności i kompetencji zależy, czy pracownicy wykonujący zadania w home office będą skuteczni. 

 

Jak zarządzać zespołem rozproszonym?

 

W sytuacji, gdy wszyscy albo większość pracowników znajduje się w tym samym miejscu, style zarządzania mogą być bardzo różne. Praca zdalna wprowadza pewne ograniczenia wynikające z oczywistego faktu, że komunikacja twarzą w twarz jest niemożliwa, a nadzorowanie pracy opiera się głównie na weryfikacji efektów, a nie samego procesu wykonywania obowiązków. Dlatego zarządzanie zespołem zdalnym powinno koncentrować się na kilku aspektach:

  • kanałach bieżącej komunikacji, 

  • ustaleniu czasu pracy/dostępności,

  • procedurach informowania o postępie pracy, 

  • procedurach rozliczania z efektów,

  • budowaniu relacji między pracownikami.

Wszystkie są równie istotne. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.

 

Kanały komunikacyjne

Powinny być odgórnie ustalone i najlepiej, jeśli jest ich kilka, by mogły spełniać różnorodne funkcje. Poczta elektroniczna jest dobra podczas wymiany dokumentów i w formalnej korespondencji. Jednak często pracownicy mają do kolegów z innych działów czy menadżerów drobne sprawy, wymagające szybkiej reakcji – dlatego przyda się również czat. 

 

Kolejne możliwe drogi komunikacji to telefon, grupowa rozmowa telefoniczna, wideokonferencja. Pracownicy powinni wiedzieć, czego się spodziewać oraz uzyskać pomoc w instalacji i konfiguracji poszczególnych narzędzi. 

 

Ustalenie czasu pracy

Home office ma tę zaletę, że pozwala na wykorzystanie wyżów kreatywności pracowników. Większość biur pracuje o ustalonych godzinach pomiędzy 8:00-18:00. Jednak wiele osób jest najbardziej efektywnych na przykład wcześnie rano, a potem popołudniu i wieczorem. Dlatego w przypadku pracy zdalnej dobrze jest umożliwiś podwładnym korzystanie z elastycznego wymiaru czasu pracy. Naturalnie nie w każdej branży to rozwiązanie się sprawdzi. Stałe godziny są oczywiście niezbędne np. w bankowości czy obsłudze klienta, ale już na większą swobodę można pozwolić pracownikom np. w branżach kreatywnych. 

 

I tutaj pojawia się pewna trudność. W jaki sposób zespół ma działać sprawnie i skutecznie się komunikować, kiedy każdy zatrudniony będzie np. przy komputerze o innej godzinie? W takim wypadku warto ustalić kilka godzin w ciągu dnia, kiedy wszyscy pracownicy są przy stanowiskach. Pozwoli to sprawnie rozwiązywać bieżące sprawy i dodatkowo zmotywuje do porządkowania ważnych kwestii, w taki sposób, by mogły zostać poruszone o określonych porach. 

 

Informowanie o postępach i rozliczanie z efektów

To kluczowa sprawa w przypadku współpracy w zespole nad projektem. Czynności wykonywane przez jedną osobę mogą mieć istotny wpływ na sposób działania innej. By jednocześnie nie rozpraszać nadmiarem informacji każdej z osób, warto zadbać o procedury informowania o postępach – np. o ustalonych godzinach, po skończeniu fragmentu projektu, w przypadku nagłych wypadków. Rozliczanie z efektów pracy z kolei zazwyczaj polega na udostępnieniu gotowych projektów za pośrednictwem platformy internetowej, chmury bądź wysyłaniu danych na skrzynkę.

 

Znacznym ułatwieniem z punktu widzenia monitorowania pracy jest zastosowanie oprogramowania do zarządzania projektami, np. rodzaju tablicy, na której każda zalogowana i przypisana do zadania osoba może śledzić postępy i weryfikować realizację zlecenia. 

 

Relacje między pracownikami

Często pomijany aspekt w czasie pracy zdalnej, tymczasem bardzo istotny. Zgrany, efektywny zespół to taki, w którym pracownicy nie są dla siebie całkowicie anonimowi. Bardziej skuteczna i skłonna do długotrwałej pracy jest osoba, która utożsamia się z firmą, jej wartościami, czuje się współodpowiedzialna za zespół. W budowaniu relacji pomaga np. sekcja w czasie na luźne, niezwiązane z obowiązkami rozmowy. Warto też raz na jakiś czas organizować spotkania integracyjne, wyjazdy itp. 

 

Zarządzanie zespołem rozproszonym – narzędzia

 

Obecnie na rynku można znaleźć szeroki wachlarz programów przeznaczonych do nowoczesnego zarządzania zespołem zdalnym. Do przykładowych programów komercyjnych należą na przykład: Nozbe, Time Camp, Basecamp, For Task, PM Compass, IC Project, Tu Du, Podio, Trello, Asana i wiele, wiele innych.

 

Błędy w zarządzaniu zespołem – jak ich uniknąć?

 

Czego powinni wystrzegać się menedżerowie podczas zarządzania zespołem wirtualnym? Najczęstsze błędy to:

  • skakanie między różnymi komunikatorami, 

  • oczekiwanie dyspozycyjności o losowych, nieustalonych wcześniej porach, 

  • brak jasnych procedur rozliczania z pracy,

  • niezabezpieczenie sprzętu, niepoinstruowanie podwładnych pod względem cyberbezpieczeństwa, 

  • brak systemu motywacyjnego, zapominanie o feedbacku dotyczącego pracy osób zdalnych,

  • lekceważenie pracowników zdalnych, zapominanie o nich w czasie ważnych dla firmy wydarzeń, pomijanie w mailingach, 

  • nieumożliwienie poznania się pracownikom przynajmniej w minimalnym stopniu,

  • pozostawienie pracowników zdalnych “samym sobie”, całkowite zrezygnowanie z zarządzania.

 

Więcej artykułów "Rynek pracy"

Polecane oferty

  • Zastępca kierownika magazynu przypraw i opakowań

    Balcerzak Sp. z o.o.   Wróblów    praca stacjonarna
    kierownik/koordynator  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    1 godz.
    Do Twoich głównych zadań należeć będzie: kompleksowe zarządzanie procesami magazynowymi; koordynowanie i organizacja pracy podległego zespołu; nadzór nad dokumentacją magazynową; nadzór nad przyjmowaniem ilościowym i jakościowym opakowań zgodnie ze specyfikacjami; prowadzenie stałej...
  • Specjalista ds. umów budowlanych

    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    2 godz.
    sporządzanie projektów umów na roboty budowlane; prowadzenie korespondencji z Inwestorem i podwykonawcami; wystawianie faktur; rozliczanie robót budowlanych;
  • BNP Paribas Bank Polska S.A.
    specjalista junior / mid / senior  umowa o pracę  pełny etat
    2 godz.
    Zakres obowiązków: Zarządzanie przypisanym portfelem Klientów biznesowych (firmy na uproszczonej księgowości i pełnej do 4 mln przychodów rocznie); Kompleksowa współpraca i zindywidualizowane doradztwo oraz sprzedaż produktów dla firm (w tym również Wspólnoty i AGRO); Aktywne...
  • BNP Paribas Bank Polska S.A.
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat
    2 godz.
    Opis stanowiska: Udział w projektach związanych z tworzeniem i usprawnieniem procesu kredytowego jako przedstawiciel ryzyka kredytowego; Uczestnictwo w pracach związanych z automatyzacją procesów; Praca z różnorodnymi danymi; Uczestnictwo w analizie i monitorowaniu portfela kredytowego MSP;...
  • BNP Paribas Bank Polska S.A.
    specjalista junior / mid / senior  umowa o pracę  pełny etat
    2 godz.
    Zakres obowiązków: Kompleksowa, bezpośrednia współpraca z Klientami Banku; Budowanie długotrwałych relacji oraz aktywne pozyskiwanie nowych Klientów; Rozpoznawanie i realizowanie potrzeb Klientów poprzez proponowanie zindywidualizowanych rozwiązań; Zapewnienie Klientom doskonałej...
  • Doradczyni / Doradca Klientów Detalicznych (z obsługą kasową)

    BNP Paribas Bank Polska S.A.   Gdynia    praca stacjonarna
    specjalista junior / mid / senior  umowa o pracę  pełny etat
    2 godz.
    Zakres obowiązków: Kompleksowa, bezpośrednia współpraca z Klientami Banku; Budowanie długotrwałych relacji oraz aktywne pozyskiwanie nowych Klientów; Rozpoznawanie i realizowanie potrzeb Klientów poprzez proponowanie zindywidualizowanych rozwiązań; Zapewnienie Klientom doskonałej...

Najnowsze artykuły

Szklane ściany, szklane ruchome schody. Równouprawnienie na rynku pracy to wciąż fikcja?

Szklane ściany, szklane ruchome schody. Równouprawnienie na rynku pracy to wciąż fikcja?

7 listopada wypada Światowy Dzień Feminizmu. Dlaczego to tak ważne święto? – Mimo poprawy sytuacji kobiety nadal borykają się ze stereotypami, mają dodatkową nieodpłatną pracę w domu, soptykają się z seksizmem w pracy, są rzadziej zapraszane jako ekspertki – zauważa dr Anna M. Górska, dyrektorka Centrum Badań Kobiet i Różnorodności w Organizacjach z Akademii Leona Koźmińskiego.

Osoba z autyzmem na rynku pracy – czy autyzm wyklucza z życia zawodowego?

Osoba z autyzmem na rynku pracy – czy autyzm wyklucza z życia zawodowego?

– Populacja osób neuroatypowych jest bardzo zróżnicowana – zauważa Izabela Kocyłak, trenerka pracy z Fundacji SYNAPSIS. Wiele osób aktywnych zawodowo, szczególnie z tzw. wysoko funkcjonującym autyzmem, jest nieświadomych swojego zaburzenia. Tymczasem aż 2% pracowników w Polsce i 10% w Europie to osoby w spektrum autyzmu. Jak rozpoznać autyzm i w jakich zawodach może sprawdzić się autystyk?

Handel na targowisku: czym jest opłata targowa?

Handel na targowisku: czym jest opłata targowa?

Wśród wielkich galerii handlowych, wielkopowierzchniowych marketów i dyskontów w krajobraz polskich miast wciąż wpisują się tradycyjne ryneczki, bazary i przydrożne stoiska, na których można kupić kwiaty, znicze, dewocjonalia, ale też owoce, warzywa, jaja, mięso czy miody. Osoby prowadzące tam handel muszą płacić opłatę targową. Ile ona wynosi w 2024 roku i kto jest z niej zwolniony?

Stress interview – co to jest? Czy miałeś najgorszą rozmowę o pracę w życiu?

Stress interview – co to jest? Czy miałeś najgorszą rozmowę o pracę w życiu?

Rozmowa o pracę zaczyna się zwyczajnie, ale po chwili rekruter zaczyna być opryskliwy i Cię prowokuje. Spotkanie zmienia się w najgorszą rekrutację w życiu. Masz takie doświadczenia? Być może zastosowano na Tobie technikę stress interview. Jak jej sprostać? – Im lepiej znasz siebie, tym lepiej przygotujesz się do czekającej Cię rozmowy – tłumaczy psycholog biznesu Agnieszka Zacher-Łanowska.

Pilot samolotu – praca, wymagania, obowiązki zawodowe, pensja

Pilot samolotu – praca, wymagania, obowiązki zawodowe, pensja

Pilot to najpopularniejszy zawód świata – badania pokazują, że tysiące ludzi na całym świecie szukają informacji o tym, jak zostać pilotem. Mamy dla Was dobrą wiadomość: Polska to jedyny kraj UE, w którym najlepsi kandydaci mogą zdobyć większość uprawnień za darmo! Jak długa jest droga to kariery pilota i czy faktycznie zdyskwalifikować może, jak się czasem słyszy, problem z zębami?

12 błędów podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Specjalistka HR wyjaśnia, czego nie robić na rozmowie o pracę

12 błędów podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Specjalistka HR wyjaśnia, czego nie robić na rozmowie o pracę

– Oprócz podstawowych błędów, takich jak brak przygotowania czy nieodpowiednia mowa ciała, istnieje wiele subtelnych kwestii, które mogą zdecydować o tym, czy otrzymasz ofertę pracy – wyjaśnia Agnieszka Ciećwierz. Specjalistka ds. HR wymienia 12 największych błędów na rozmowie o pracę, podaje przykłady i radzi, jak wybrnąć z sytuacji. Gorąco polecamy każdej osobie szukającej pracy!