Praca.pl Poradniki Rynek pracy
Zdalne zarządzanie zespołem – strategia, błędy, narzędzia

Zdalne zarządzanie zespołem – strategia, błędy, narzędzia

 
Zdalne zarządzanie zespołem – strategia, błędy, narzędzia

Wielu pracodawców obawia się, że przeniesienie pracowników w tryb zdalny będzie miało negatywny wpływ na produktywność i motywację zatrudnionych. Wcale nie musi tak się stać. 

 

Menedżerowie powinni przede wszystkim wyrzucić mity o pracy zdalnej do kosza. W dużej mierze od ich umiejętności i kompetencji zależy, czy pracownicy wykonujący zadania w home office będą skuteczni. 

 

Jak zarządzać zespołem rozproszonym?

 

W sytuacji, gdy wszyscy albo większość pracowników znajduje się w tym samym miejscu, style zarządzania mogą być bardzo różne. Praca zdalna wprowadza pewne ograniczenia wynikające z oczywistego faktu, że komunikacja twarzą w twarz jest niemożliwa, a nadzorowanie pracy opiera się głównie na weryfikacji efektów, a nie samego procesu wykonywania obowiązków. Dlatego zarządzanie zespołem zdalnym powinno koncentrować się na kilku aspektach:

  • kanałach bieżącej komunikacji, 

  • ustaleniu czasu pracy/dostępności,

  • procedurach informowania o postępie pracy, 

  • procedurach rozliczania z efektów,

  • budowaniu relacji między pracownikami.

Wszystkie są równie istotne. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.

 

Kanały komunikacyjne

Powinny być odgórnie ustalone i najlepiej, jeśli jest ich kilka, by mogły spełniać różnorodne funkcje. Poczta elektroniczna jest dobra podczas wymiany dokumentów i w formalnej korespondencji. Jednak często pracownicy mają do kolegów z innych działów czy menadżerów drobne sprawy, wymagające szybkiej reakcji – dlatego przyda się również czat. 

 

Kolejne możliwe drogi komunikacji to telefon, grupowa rozmowa telefoniczna, wideokonferencja. Pracownicy powinni wiedzieć, czego się spodziewać oraz uzyskać pomoc w instalacji i konfiguracji poszczególnych narzędzi. 

 

Ustalenie czasu pracy

Home office ma tę zaletę, że pozwala na wykorzystanie wyżów kreatywności pracowników. Większość biur pracuje o ustalonych godzinach pomiędzy 8:00-18:00. Jednak wiele osób jest najbardziej efektywnych na przykład wcześnie rano, a potem popołudniu i wieczorem. Dlatego w przypadku pracy zdalnej dobrze jest umożliwiś podwładnym korzystanie z elastycznego wymiaru czasu pracy. Naturalnie nie w każdej branży to rozwiązanie się sprawdzi. Stałe godziny są oczywiście niezbędne np. w bankowości czy obsłudze klienta, ale już na większą swobodę można pozwolić pracownikom np. w branżach kreatywnych. 

 

I tutaj pojawia się pewna trudność. W jaki sposób zespół ma działać sprawnie i skutecznie się komunikować, kiedy każdy zatrudniony będzie np. przy komputerze o innej godzinie? W takim wypadku warto ustalić kilka godzin w ciągu dnia, kiedy wszyscy pracownicy są przy stanowiskach. Pozwoli to sprawnie rozwiązywać bieżące sprawy i dodatkowo zmotywuje do porządkowania ważnych kwestii, w taki sposób, by mogły zostać poruszone o określonych porach. 

 

Informowanie o postępach i rozliczanie z efektów

To kluczowa sprawa w przypadku współpracy w zespole nad projektem. Czynności wykonywane przez jedną osobę mogą mieć istotny wpływ na sposób działania innej. By jednocześnie nie rozpraszać nadmiarem informacji każdej z osób, warto zadbać o procedury informowania o postępach – np. o ustalonych godzinach, po skończeniu fragmentu projektu, w przypadku nagłych wypadków. Rozliczanie z efektów pracy z kolei zazwyczaj polega na udostępnieniu gotowych projektów za pośrednictwem platformy internetowej, chmury bądź wysyłaniu danych na skrzynkę.

 

Znacznym ułatwieniem z punktu widzenia monitorowania pracy jest zastosowanie oprogramowania do zarządzania projektami, np. rodzaju tablicy, na której każda zalogowana i przypisana do zadania osoba może śledzić postępy i weryfikować realizację zlecenia. 

 

Relacje między pracownikami

Często pomijany aspekt w czasie pracy zdalnej, tymczasem bardzo istotny. Zgrany, efektywny zespół to taki, w którym pracownicy nie są dla siebie całkowicie anonimowi. Bardziej skuteczna i skłonna do długotrwałej pracy jest osoba, która utożsamia się z firmą, jej wartościami, czuje się współodpowiedzialna za zespół. W budowaniu relacji pomaga np. sekcja w czasie na luźne, niezwiązane z obowiązkami rozmowy. Warto też raz na jakiś czas organizować spotkania integracyjne, wyjazdy itp. 

 

Zarządzanie zespołem rozproszonym – narzędzia

 

Obecnie na rynku można znaleźć szeroki wachlarz programów przeznaczonych do nowoczesnego zarządzania zespołem zdalnym. Do przykładowych programów komercyjnych należą na przykład: Nozbe, Time Camp, Basecamp, For Task, PM Compass, IC Project, Tu Du, Podio, Trello, Asana i wiele, wiele innych.

 

Błędy w zarządzaniu zespołem – jak ich uniknąć?

 

Czego powinni wystrzegać się menedżerowie podczas zarządzania zespołem wirtualnym? Najczęstsze błędy to:

  • skakanie między różnymi komunikatorami, 

  • oczekiwanie dyspozycyjności o losowych, nieustalonych wcześniej porach, 

  • brak jasnych procedur rozliczania z pracy,

  • niezabezpieczenie sprzętu, niepoinstruowanie podwładnych pod względem cyberbezpieczeństwa, 

  • brak systemu motywacyjnego, zapominanie o feedbacku dotyczącego pracy osób zdalnych,

  • lekceważenie pracowników zdalnych, zapominanie o nich w czasie ważnych dla firmy wydarzeń, pomijanie w mailingach, 

  • nieumożliwienie poznania się pracownikom przynajmniej w minimalnym stopniu,

  • pozostawienie pracowników zdalnych “samym sobie”, całkowite zrezygnowanie z zarządzania.

 

Więcej artykułów "Rynek pracy"

Polecane oferty

  • Kontroler Jakości w Laboratorium Weterynaryjnym

    Vetlab Sp. z o.o.   Warszawa, al.Krakowska 110/114    praca stacjonarna
    specjalista mid / senior  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    2 godz.
    Dołącz do naszego zespołu w Vetlab jako Specjalista ds. Kontroli Jakości! Będziesz zapewniał wysokie standardy naszych usług laboratoryjnych. Twoje zadania: Tworzenie i wprowadzanie procedur jakościowych zgodnie z przepisami. Monitorowanie procesów laboratoryjnych, aby spełniały standardy...
  • Specjalista ds. Kadr i Wynagrodzeń

    Vetlab Sp. z o.o.   Katowice, ul. Żeliwna 36    praca stacjonarna
    specjalista mid / senior  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    3 godz.
    Czy masz doświadczenie w zarządzaniu dokumentacją personalną, znasz na wylot przepisy prawa pracy oraz obsługę płacową? Excel nie ma przed Tobą tajemnic? Jeśli tak, to doskonale się składa – czekamy na Ciebie! Do Twoich głównych zadań należeć będzie: Obsługa kadrowo-płacowa...
  • Młodszy Mikrobiolog Weterynaryjny

    Vetlab Sp. z o.o.   Wrocław, Wodzisławska 6    praca stacjonarna
    specjalista mid / junior  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    3 godz.
    Obowiązki: Realizacja analiz mikrobiologicznych, w tym posiewy, identyfikacja i antybiogramy. Omawianie wyników z zespołem. Zarządzanie dokumentacją badawczą.
  • Specjalista ds. Strategii Marketingowej B2B

    Vetlab Sp. z o.o.   Katowice, ul. Żeliwna 36    praca stacjonarna
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    3 godz.
    Obowiązki: Opracowywanie i wdrażanie strategii marketingowych B2B. Tworzenie treści marketingowych; Dbanie o spójność wizerunkową marki. Organizacja i uczestnictwo w targach lub w kongresach krajowych czy zagranicznych. Współpraca z międzynarodowymi zespołami w projektach...
  • Robotnik produkcyjny

    Flexcraft Polska Sp. z o.o.   Holandia, Geldermalsen   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę tymczasową  tymczasowa/dodatkowa / pełny etat   7 000 - 15 000 zł brutto/mies.  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    4 godz.
    Obowiązki: pakowanie warzyw i owoców, oklejanie produktów, układanie kartonów paletach. Wymagania: podstawowa znajomość języka angielskiego, chęć nawiązania współpracy na dłuższy okres. Mile widziane: prawo jazdy kat. B;
  • Sezonowy pracownik rolny - sadzenie i zbiór warzyw

    Mählmann Gemüsebau GmbH & Co. KG   Niemcy, Capplen (Niemcy)   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę / o pracę tymczasową  pełny etat  aplikuj bez CV
    21 godz.
    Oferta pracy sezonowej - sadzenie i zbiory warzyw Start: Marzec 2025 roku Zakres działań: Sadzenie, zbiory, pakowanie, sortowanie i mycie warzyw; Praca w terenie i w hali;

Najnowsze artykuły

Kobiety coraz silniejsze w biznesie

Kobiety coraz silniejsze w biznesie

– Czy nie mamy tak, że jak nie umiemy czegoś na 200%, to rezygnujemy? Boimy się, że nie podołamy? Pamiętajmy, że nie liczy się płeć, ale nasze kompetencje. Nie dajmy sobie wmówić, że jesteśmy w czymś gorsze! – mówi specjalistka HR Agnieszka Ciećwierz. W Światowym Dniu Przedsiębiorczości Kobiet przypomina, w czym kobiety są świetne oraz wyjaśnia, jak być jeszcze lepszą liderką w biznesie.

Urlop okolicznościowy na ślub dziecka

Urlop okolicznościowy na ślub dziecka

Ślub dziecka pracownika to jedno z wydarzeń uprawniających do wzięcia urlopu okolicznościowego, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie. Wyjaśniamy, z ilu dni urlopu może skorzystać ojciec, matka czy opiekun prawny dziecka, jak powinien wyglądać wniosek o urlop okolicznościowy oraz czy dni wolne można wykorzystać wyłącznie w dniu ślubu i wesela.

Grupy zawodowe najbardziej narażone na smog

Grupy zawodowe najbardziej narażone na smog

Najbardziej narażone wdychanie rakotwórczego smogu są osoby codziennie dojeżdżające do pracy, mieszkańcy kilkudziesięciotysięcznych miejscowości i osoby wykonujące w sezonie grzewczym oraz przy ruchliwych drogach pracę w terenie. Główny Inspektorat Pracy wyjaśnia, czy pracodawcy muszą zapewnić pracownikom maski antysmogowe i jak powinni chronić ich przed szkodliwymi czynnikami pracy.

Mechanik lotniczy – praca, wymagania, zarobki

Mechanik lotniczy – praca, wymagania, zarobki

Mechanik lotniczy to jeden z najbardziej perspektywicznych zawodów dla absolwentów techników i szkół branżowych o profilach związanych z mechaniką. Żeby zdobyć tę pracę, trzeba uzyskać dodatkową licencję na obsługę techniczną statku powietrznego, wystawianą przez Urząd Lotnictwa Cywilnego. Sprawdź, jak ją zdobyć, a także w jakich samolotach możesz specjalizować się jako mechanik lotniczy!

Szklane ściany, szklane ruchome schody. Równouprawnienie na rynku pracy to wciąż fikcja?

Szklane ściany, szklane ruchome schody. Równouprawnienie na rynku pracy to wciąż fikcja?

7 listopada wypada Światowy Dzień Feminizmu. Dlaczego to tak ważne święto? – Mimo poprawy sytuacji kobiety nadal borykają się ze stereotypami, mają dodatkową nieodpłatną pracę w domu, soptykają się z seksizmem w pracy, są rzadziej zapraszane jako ekspertki – zauważa dr Anna M. Górska, dyrektorka Centrum Badań Kobiet i Różnorodności w Organizacjach z Akademii Leona Koźmińskiego.

Osoba z autyzmem na rynku pracy – czy autyzm wyklucza z życia zawodowego?

Osoba z autyzmem na rynku pracy – czy autyzm wyklucza z życia zawodowego?

– Populacja osób neuroatypowych jest bardzo zróżnicowana – zauważa Izabela Kocyłak, trenerka pracy z Fundacji SYNAPSIS. Wiele osób aktywnych zawodowo, szczególnie z tzw. wysoko funkcjonującym autyzmem, jest nieświadomych swojego zaburzenia. Tymczasem aż 2% pracowników w Polsce i 10% w Europie to osoby w spektrum autyzmu. Jak rozpoznać autyzm i w jakich zawodach może sprawdzić się autystyk?