Pełnomocnik to osoba upoważniona do działania w czyimś imieniu. W jakich sytuacjach udziela się pełnomocnictwa, jak wygląda ustanowienie pełnomocnika oraz jakie prawa ma pełnomocnik w działalności gospodarczej?
Pełnomocnictwo do reprezentowania firmy
Pełnomocnictwo to czynność prawna, która umożliwia upoważnienie osoby fizycznej do działania w imieniu mocodawcy i wykonywania w jego imieniu czynności prawnych. Tym mocodawcą może być inna osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna (które określa art. 33.1 Kodeksu cywilnego). Pełnomocnictwa nie należy mylić z upoważnieniem.
Pełnomocnik przedsiębiorcy może otrzymać:
• pełne pełnomocnictwo (tzw. pełnomocnictwo ogólne), które uprawnia pełnomocnika do wykonywania wszystkich czynności w imieniu zarządu,
• pełnomocnictwo rodzajowe, które upoważnia pełnomocnika jedynie do określonych czynności (np. zawierania umów o pracę czy umów sprzedaży, pełnomocnictwo do prowadzenia księgowości),
• pełnomocnictwo incydentalne, które jest przygotowywane w związku z konkretną sytuacją – np. sprzedania jednej nieruchomości firmy.
Pełnomocnik w jednoosobowej działalności gospodarczej
Każdy przedsiębiorca posiadający jednoosobową działalność gospodarczą może załatwiać sprawy w CEIDG za pośrednictwem pełnomocnika.Dzięki wpisaniu pełnomocników do ewidencji CEIDG nie jest konieczne posługiwanie się papierową wersją dokumentu. Takiej osobie można przekazać każdy rodzaj pełnomocnictwa.
Rejestr pełnomocników prowadzony w ramach CEIDG pozwala na umieszczenie w nim pełnomocników ustanowionych zgodnie z odrębnymi przepisami (np. Kodeks cywilny). Pełnomocnik firmy jednoosobowej, który znajduje się we wpisie CEIDG, może dokonywać on-line zmian we wpisie, zwieszać, wznawiać i wykreślać działalność z CEIDG (o ile został do tego upoważniony). Nie może prowadzić spraw podatkowych.
Ustanowienie pełnomocnictwa
Ustanowienie pełnomocnika wymaga złożenia przez mocodawcę oświadczenia woli, przy czym jest to działanie jednostronne. Oznacza to, że osoba wskazana jako pełnomocnik nie musi się zgadzać na bycie pełnomocnikiem i nie musi ze swoich kompetencji korzystać.
Pełnomocnictwo do reprezentowania firmy może być udzielone jednej lub kilku osobom.
W polskim prawie możliwe jest udzielenie pełnomocnictwa osobie fizycznej lub prawnej (nie do wszystkich czynności).
Pełnomocnikiem może być osoba o:
• ograniczonej zdolności prawnej (między 13 a 18 rokiem życia),
• pełnej zdolności prawnej (osoby pełnoletnie).
W praktyce pełnomocnictwo firmy jest udzielane osobom posiadającym pełną zdolność prawną. Do niektórych czynności konieczne jest ustanowienie profesjonalnego pełnomocnika, którym może być radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy bądź doradca podatkowy.
Aby ustanowić pełnomocnictwo firmowe ogólne, konieczne jest sporządzenie dokumentu (pełnomocnictwa), które musi zostać podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania firmy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej będzie to właściciel firmy, a w przypadku organizacji (spółki) wszystkie osoby, które w statusie wskazano jako uprawnione do reprezentowania spółki.
To, czy pełnomocnictwo musi być poświadczone notarialnie, wynika bezpośrednio z czynności prawnej, do jakiej będzie wykorzystywane pełnomocnictwo. Jeśli dana czynność wymaga aktu notarialnego (np. sprzedaż nieruchomości), to pełnomocnictwo również musi być popisane notarialnie.
Wniosek o pełnomocnictwo
Aby móc działać w prowadzeniu firmy jednoosobowej przez pełnomocnika, konieczne jest wpisanie go do CEIDG. Złożenie wniosku o pełnomocnictwo w CEIDG nie wymaga od pełnomocnika posługiwania się papierowym pełnomocnictwem i nie będzie też konieczne wnoszenie opłaty skarbowej (17 zł), która jest konieczna, jeśli pełnomocnik nie jest wpisany do CEIDG lub nie jest rodziną.
Jeśli chodzi o pisemne pełnomocnictwo w firmie jednoosobowej, wzór edytowalny można znaleźć na stronie CEIDG. Zawiera ono dane przedsiębiorcy, jego numer dowodu osobistego, dane pełnomocnika oraz informację, do jakich czynności upoważnia się pełnomocnika.
Aby prowadzić sprawy w ZUS przez pełnomocnika, konieczne jest złożenie wniosku o pełnomocnictwo w ZUS na formularzu ZUS-PEL (lub wpis do CEIDG).
Przy spółce, prokurenta zgłasza się na formularzu KRS-Z3.
Wzór pełnomocnictwa do reprezentowania firmy
Nie ma jednego obowiązującego wzoru pełnomocnictwa, jaki należy sporządzić. Decydując się na notarialne pełnomocnictwo do prowadzenia firmy, wzór takiego dokumentu będzie miał notariusz i można polecić mu jego przygotowanie. Jeśli sporządzamy pełnomocnictwo bez poświadczenia notarialnego, wystarczy w nim wpisać:
• dane obu stron (w tym NIP, KRS, Regon spółki i dane pełnomocnika),
• zakres, w jakim ma być prowadzone reprezentowanie firmy (czy będzie to pełnomocnictwo ogólne, szczegółowe czy incydentalne),
• datę ważności pełnomocnictwa (od kiedy do kiedy, bądź bezterminowo),
• informacje o zasadach odwołania pełnomocnictwa,
• podstaw prawną (art. 95 i dalsze Dz.U.2018.0.1025 t.j. - Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny).
