Delegacja samochodem prywatnym - zasady
Wiele stanowisk wiąże się z obowiązkiem wyjazdów w podróże służbowe. Trzeba odwiedzić klienta, sprawdzić postępy działania, porozumiewać się z podwykonawcami, przetestować produkt w innych warunkach. Jedni podchodzą do takich wyjazdów z entuzjazmem, inni ze sporym dystansem.
Dla wielu samo miejsce docelowe podróży nie stanowi problemu, natomiast koszmarem jest dojazd. I mimo że to pracodawca narzuca nam środek transportu, to jednak czasami, na wniosek pracownika, istnieje możliwość wyjazdu na delegację samochodem prywatnym.
Zasady zwrotu kosztów podróży służbowej (dojazdy, przejazdy, noclegi i inne), w zależności od przedsiębiorstw, regulowane są w odpowiednich dokumentach. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej jest jednym z nich i dotyczy przedsiębiorstw z sektorów opisanych w nazwie rozporządzenia.
Natomiast w innych przypadkach regulacje dotyczące rozliczeń za przejazdy samochodem prywatnym mogą znaleźć się w umowie o pracę, regulaminie wynagrodzenia lub układzie zbiorowym pracy.
Jednak podstawową zasadą jest ta, że za podróż służbową należą się pracownikowi diety i zwrot odpowiednich kosztów.
Koszt przejazdu samochodem w podróży służbowej
Rozliczenie delegacji samochodem prywatnym opiera się na przemnożeniu dwóch czynników. Pierwszym z nich jest liczba przejechanych kilometrów, drugim kilometrówka (stawka za jeden kilometr przebiegu).
Stawka za kilometr samochodem prywatnym ustalona jest na podstawie pojemności silnika:
• do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.
Należy dodać, iż są to maksymalne stawki - czyli przelicznik nie może być wyższy niż w wymienionych punktach.
Podróż służbowa prywatnym samochodem - rozliczenie
Koszt przejazdu samochodem podczas podróży służbowej powinien zostać zwrócony pracownikowi na podstawie podanych przeliczników.
Pracodawca będzie mógł sobie te wydatki wliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Dodatkowo, jeśli pracownik ponosił inne koszty związane z podróżą, np. płatne parkowanie, wjazd na autostrady itp., to one również mogą zostać włączone do kosztów podróży podlegających rozliczeniu. Powinny jednak być udokumentowane.
Do 14 dni od ukończenia podróży służbowej pracownik ma obowiązek rozliczyć się z poniesionych kosztów.
Delegacja własnym samochodem a kilometrówka
Przeliczanie kilometrówki znajduje zastosowanie podczas podróży służbowej prywatnym samochodem, ale jest też brane pod uwagę, gdy samochód pracownika jest nieustannie wykorzystywany w działalności firmy (takie użytkowanie powinno być oparte na odpowiedniej umowie między pracodawcą a pracownikiem). Prowadzi się wtedy ewidencję przebiegu pojazdu. Wypełnia ją pracownik, natomiast podsumowania dokonuje przedsiębiorca.
