Praca home office wymusza na zatrudnionym wypracowanie pewnych postaw i przyzwyczajeń, dzięki którym jest w stanie rzetelnie wywiązywać się ze swoich obowiązków. Z tego artykułu dowiesz się, jak być produktywnym w czasie pracy zdalnej z domu, czego unikać i dlaczego tak ważna jest… rutyna.
Dobra organizacja czasu pracy
Praca zdalna ma to do siebie, że kontrola ze strony pracodawcy jest w znacznym stopniu ograniczona. Szef czy kierownik zespołu może nadzorować podwładnego dopiero na etapie przedstawienia wyników, realizacji zleconych zadań. O ile nie są wykorzystywane narzędzia monitoringu czynności w czasie rzeczywistym (a jest to rzadka praktyka), to, co dzieje się od chwili wydania polecenia do momentu przekazania projektu/przedstawienia wyników – leży całkowicie w gestii pracownika.
I tu zaczynają się trudności. Wiele osób, szczególnie na początku, wyobraża sobie, że praca w domu to świetna okazja, by czynności służbowe wykonywać równocześnie z różnymi obowiązkami domowymi. Jedną ręką popracują na komputerze, drugą zrobią obiad. Trochę podzwonią do klientów, ale jednocześnie uprzątną szafę. Taka przerywana praca odbija się na koncentracji, w efekcie pracownicy obowiązki wykonują wolniej, bardziej chaotycznie, o części spraw mogą zapomnieć, a bieżące zadania piętrzą się i rozciągają na cały dzień – co z kolei nie sprzyja dobremu odpoczynkowi po pracy.
Dlatego podstawową zasadą pracy zdalnej jest efektywna organizacja czasu pracy. Nawet jeśli zatrudnionego nie obowiązuje harmonogram, ale tryb zadaniowy, wyznaczenie sobie stałych godzin wykonywania zadań – o ile to możliwe – znacznie poprawia jakość wykonania zleceń i motywację.
Jak to zrobić? Na początek dobrze jest zaplanować godziny pracy. Jeśli w domu znajdują się inni domownicy, warto powiedzieć im, że w czasie pracy, wyłączając nagłe przypadki, nie wolno przeszkadzać.
Równie ważne jak ramy czasowe, są też te przestrzenne. Leżenie z laptopem na kanapie nie sprzyja koncentracji. Najlepiej zorganizować w domu miejsce przeznaczone tylko do pracy lub które na czas wykonywania zadań zamienia się w przestrzeń biurową. Idealnie, jeśli jest to zamykany pokój lub chociażby wydzielona parawanem, półką część pomieszczenia, do której oczywiście nikt nie zagląda w czasie pracy.
Nie można zapominać o przerwach, szczególnie w pracy przed komputerem. Na każdą godzinę należy zaplanować sobie maksymalnie 5 minutową przerwę, a także przerwę na lunch – analogicznie do zasad obowiązujących w zwykłym biurze. Jedzenie powinno być przygotowane wcześniej, co ułatwi trzymanie się ram czasowych.
Samodyscyplina
Dobra organizacja czasu pracy to dopiero połowa sukcesu. O wiele trudniejsze jest trzymanie się planu. Choć na początku może być trudno, samodyscypliny da się nauczyć. Pomoże wyrabianie w sobie nawyków – w przypadku pracy zdalnej z domu rutyna działa na korzyść pracownika.
Dobrze jest ustawić w widocznym miejscu zegary – zarówno tam, gdzie pracujemy, jak i tam, gdzie odpoczywamy podczas przerw, jemy posiłki. Innym sposobem jest ustawienie alarmów sygnalizujących np. konieczność powrotu do obowiązków. Mimo pokusy pozostania w piżamie do wieczora, warto mieć oddzielne ubrania na czas pracy.
Ponieważ szef ma ograniczoną możliwość nadzoru i motywowania pracownika zdalnego, o te kwestie musi zadbać sam podwładny. Dobrze, jeśli ten wprowadzi kilka elementów kontrolujących realizację celów. Przyda się tablica, zeszyt, arkusz kalkulacyjny – miejsce, gdzie może wpisywać bieżące zadania, deadline, status realizacji, uwagi. Za realizację większych zadań warto się nagradzać, np. drobną przyjemnością (choć niekoniecznie słodyczami).
W budowaniu samodyscypliny pomogą też małe rytuały jeszcze przed rozpoczęciem zajęć służbowych. Zamiast zrywać się z łóżka w ostatniej chwili, i łapiąc w biegu za tosta półprzytomnie rzucać się do komputera, lepiej wygospodarować sobie stały czas na śniadanie, poranną kawę, gimnastykę, chwilę przyjemności np. z książką, programem telewizyjnym.
Komunikatywność
Pracownik wykonujący zdalną pracę biurową niekoniecznie musi działać w pojedynkę. Szczególnie w większych organizacjach należy do zespołu i odpowiada tylko za część projektu. Do realizacji planu niezbędna jest zatem dobrze rozwinięta kompetencja kominikacyjna.
W kontekście home office oznacza to odrobinę co innego niż w przypadku, gdy członkowie zespołu znajdują się w jednym biurze. Kluczową kwestią jest ustalenie podstawowych kanałów komunikacji, jakimi posługują się członkowie zespołu – może być to pracowniczy czat, komunikator, e-mail, połączenia telefoniczne czy wideo.
Współpracownicy muszą być w czasie pracy w pełni dyspozycyjni, odbierać telefony, reagować na wiadomości. Pogaduszki prywatne lepiej zostawić na później. Podobnie jak w przypadku każdego innego rodzaju pracy, liczy się umiejętność jasnego formułowania myśli, gotowość do zgłaszania problemów, gdy to niezbędne, informowanie o postępach w pracy, kultura osobista. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na kwestie dotyczące sprawnej wymiany wiadomości, takie jak:
- tytuły maili,
- dokładne weryfikowanie adresata,
- dołączanie do wiadomości w trybie DW, UDW właściwych osób,
- szyfrowanie wiadomości z danymi wrażliwymi,
- zachowanie zwrotów grzecznościowych,
- respektowanie czasu pracy innych zatrudnionych.
Rekrutacja do pracy online, a potem home office – wydaje się wymarzoną opcją dla wielu osób. Tymczasem praca z domu, prócz licznych korzyści, ma również swoje wyzwania, dlatego warto się do niej odpowiednio przygotować.
