Wśród obowiązków pracodawcy Kodeks pracy wymienia m.in. konieczność prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Jak długo trzeba je przechowywać i w jakiej formie?
Okres przechowywania dokumentów
1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa zmieniającą i skracającą czas przechowywania niektórych akt osobowych oraz wprowadzającą możliwość ich elektronizacji. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywana przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł stosunek pracy).
Wcześniej okres ten wynosił aż 50 lat. Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej.
Skrócony czas przechowywania dokumentów dotyczy jednak tylko części pracowników – niektórych z nich nadal obowiązują zasady sprzed ustawy.
Okresy przechowywania dokumentów w archiwum – kryteria
Na długość okresu przechowywania dokumentów pracowniczych nie ma wpływu rodzaj zawartej umowy ani fakt, czy z tym samym pracownikiem były zawierane kolejne umowy: jedynym kryterium przesądzającym o tym, czy obowiązek ten wynosi w danym przypadku 10, czy 50 lat, jest data rozpoczęcia współpracy. Skrócony czas przechowywania dokumentów (10 lat) dotyczy tylko osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., o ile pracodawca złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty pracownika.
W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nadal obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt osobowych.
Zasady przechowywania dokumentów
Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w taki sposób, aby zagwarantować „zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności” (źródło: Kodeks pracy, Art. 93, p. 9b). Warunki przechowywania akt osobowych pracowników muszą zapewniać zabezpieczenie dokumentów przed trafieniem w niepowołane ręce, zgubieniem lub zniszczeniem.
Jeśli pracodawca decyduje się prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w formie elektronicznej, wszystkie dokumenty muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym – w takim wypadku nie ma konieczności drukowania ani gromadzenia ich papierowych wersji. Wcześniej istniejące dokumenty w wersji papierowej można zeskanować i także umieścić w e-archiwum firmowym, z zapewnieniem ich pełnej czytelności. Po zmianie postaci przechowywania pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikom informacji o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni: po tym terminie nieodebrane akta mogą zostać zniszczone.
Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub prowadzi ją w sposób niezgodny z przepisami, podlega karze grzywny od 1 000 do aż 30 000 zł.
