Czy pracownik w podróży służbowej zawsze otrzyma dietę? Jak wygląda rozliczenie delegacji krajowej? Prześledźmy najważniejsze zasady związane z kosztami podróży służbowej.
Delegacja krajowa – dieta
Zasady rozliczania delegacji w stosunku do pracowników sfery budżetowej uregulowane są w rozporządzeniu Ministra Pracy. Pracodawca spoza sfery budżetowej może uregulować zasady rozliczania podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania, w umowie o pracę.
Wysokość diet wyznaczonych przez pracodawcę nie może być jednak niższa niż ta określona w rozporządzeniu. Natomiast jeśli zatrudniający nie zdecyduje się na wprowadzenie własnych regulacji co do rozliczenia wyjazdów służbowych, wówczas zastosowanie znajdą przepisy rozporządzenia odnośnie pracowników budżetówki.
Z tytułu delegacji służbowej krajowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
• przejazdów;
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
• noclegów;
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (chodzi tu np. o opłatę za bagaż, przejazd płatnymi drogami i autostradami).
Delegacja krajowa powyżej 8 godzin a dieta
Co do zasady, delegacja krajowa uprawnia do pobierania diety z tytułu zwiększonych kosztów wyżywienia w wysokości 30 zł na dobę.
Dieta nie przysługuje, jeśli podróż służbowa jest krótsza niż 8 godzin, a także jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie lub został wysłany do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Jak wygląda rozliczanie diet? Należność oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Ponadto, jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
• do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne częściowe wyżywienie, dieta ulegnie odpowiednio zmniejszeniu przy założeniu, że:
• śniadanie stanowi 25% diety;
• obiad – 50% diety,
• kolacja – 25% diety.
Rozliczanie delegacji krajowych – nocleg, przejazdy
Za nocleg podczas podróży krajowej przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety tj. 600 zł za jedną dobę hotelową.
Pracodawca może też wyrazić zgodę na wyższe koszty noclegu. Pracownik, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedstawi rachunku za nocleg, otrzyma ryczałt w wysokości 150% diety tj. 45 zł. Ryczałt przysługuje, jeśli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej wynosi 6 zł (20% diety). Podwładnemu przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje też zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Czas na rozliczenie delegacji
Po zakończeniu podróży służbowej pracownik dokonuje jej rozliczenia nie później niż w terminie 14 dni. W tym celu dostarcza rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli przedstawienie rachunków nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
