Wyjazd służbowy pracownika – jakie są jego zasady i w jak przebiega rozliczenie podróży służbowej? Czy podróż służbowa jest tym samym co delegacja?
Podróż służbowa – definicja
Każdy wyjazd pracownika, który odbywa się w celu wykonywania zadań służbowych i na polecenie pracodawcy oraz będzie wyjazdem poza miejscowość, w jakiej znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce wykonywania pracy, jest podróżą służbową.
Ta definicja podróży służbowej precyzuje trzy konieczne elementy:
• cel wyjazdu służbowego – czyli podróż musi służyć wykonywaniu zadań służbowych,
• wyjazd służbowy na polecenie pracodawcy – czyli pracodawca musi oddelegować pracownika (nie może to być decyzja samowolna)
• miejsce wyjazdu służbowego – musi znajdować się poza stałym miejscem wykonywania pracy.
Nie jest jednak w definicji wyjazdu służbowego precyzowany czas podróży służbowej.
Podróż służbowa a delegacja i delegowanie pracownika
W Polskiej nomenklaturze istnieje małe zamieszanie, jeśli chodzi o kwestie różnicy pomiędzy wyjazdem służbowym a delegacją i delegowaniem pracownika. Potocznie podróż służbową nazywa się delegacją (co wynika z tego, że podczas podróży służbowej, pracownik jest delegowany przez pracodawcę do wykonania pewnych zadań).
W polskim prawie pracy istnieje jednak też pojęcie oddelegowania pracownika. Oznacza ono wysłanie pracownika w inne miejsce wykonywania pracy. Różnica pomiędzy pojęciami „delegowanie pracownika” a „podróż służbowa”, zasadza się właśnie w tym, gdzie jest miejsce pracy.
Miejsce pracy a podróż służbowa (delegacja) – miejsce pracy pozostaje to samo. Pracownik jest jedynie kierowany chwilowo do innego miejsca świadczenia pracy, ale jego macierzyste miejsce pracy nie ulega zmianie. Pracownikowi przysługuje dieta, zwrot kosztów podróży.
Miejsce pracy a delegowanie – pracownik jest przeniesiony do innego niż w umowie miejsca pracy. Ponieważ jego warunki pracy ulegają zmianie, konieczne jest porozumienie zmieniające warunki pracy. Pracownikowi nie przysługuje dieta lub zwrot kosztów podróży. Mogą mu jednak przysługiwać jednorazowo dodatkowe środki finansowe, jeśli tak stanowi wewnątrz zakładowy regulamin pracy bądź pracownik i pracodawca porozumieją się w tej sprawie.
Rozliczenie podróży służbowej
Pracownikowi, który został wysłany na delegacje, przysługuje rozliczenie wyjazdu służbowego, czyli zwrot kosztów podróży i pokrycie wszystkich wydatków związanych z wyjazdem oraz dieta, będąca ryczałtowym zwrotem kosztów wyżywienia. W przepisach dotyczących rozliczania delegacji stosuje się rozróżnienie na wyjazdy odbywające się na terenie Polski oraz wyjazdy zagraniczne.
Podróże służbowe krajowe diety mają ustalone na poziomie 30 zł za dobę podróży. W podróżach służbowych zagranicznych, wysokość diety jest ustalana osobno dla każdego z krajów. Pełna dieta przysługuje jedynie w kilku przypadkach:
• kiedy podróż trwająca krócej niż dobę trwa więcej niż 12 godzin (czyli w praktyce wtedy, kiedy podróż służbowa trwa od 12 do 24 godzin)
• kiedy podróż trwająca dłużej niż dobę trwa (kolejnego dnia) dłużej niż 8 godzin. Wtedy pracownik dostaje pełną dietę za każdą dobę + w ostatni dzień za czas powyżej 8 godzin.
Jeśli pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie, dieta nie przysługuje. A jeśli częściowe, to zmniejsza się ją odpowiednio:
• śniadanie – 25%
• obiad – 50 %
• kolacja – 25%
Pozostałe wydatki rozliczane są w oparciu faktury, rachunki, bilety lub – jeśli pracownik nie może udokumentować wydatku – pisemne oświadczenie pracownika wraz z wyjaśnieniem powodów braku dokumentacji wydatku.
Jak rozliczyć wyjazd służbowy pracownika
Delegacja pracownika jest rozliczana do 14 dni od zakończenia podróży. Pracownik przedstawia wszystkie dokumenty, faktury i oświadczenia, a księgowość, uwzględniając czas trwania podróży służbowej, rozlicza wszystkie wydatki. Jeśli pracownik przez rozpoczęciem wyjazdu otrzymał zaliczkę, uwzględnia się ją w rozliczeniach.
Zwrot kosztów delegacji nie jest obciążony podatkiem dochodowym (bo nie jest to przychód pracownika). Pracodawca może zaś zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu.
Podróż służbowa kodeks pracy
Przepisy obejmujące podróże służbowe znajdują się w art. 77 Kodeksu Pracy. Określają one warunki, w jakich przysługują pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem zadania służbowego poza miejscem pracy oraz zasady ustalania tych należności.
W przypadku pracowników instytucji państwowych przepisy określające rozliczenie podróży służbowej opisane są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Przepisy te, mimo iż wiążące jedynie dla pracodawców ze sfery budżetowej, stanowią też punkt odniesienia dla wszystkich pozostałych pracodawców. Wynika to z tego, że podróż służbowa pracownika firmy prywatnej, nie może być według Kodeksu Pracy (§ 4 art. 77) rozliczona na warunkach gorszych dla pracownika, niż w przypadku pracownika sfery budżetowej. W praktyce zatem większość pracodawców stosuje regulacje zawarte w ww. Rozporządzeniu. Zwłaszcza że Kodeks pracy w § 3 art. 77 określa to, że delegacje służbowe przepisy rozliczania powinny mieć ujęte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, a jeśli takich ustaleń w tych dokumentach nie ma, to stosuje się przepisy Rozporządzenia.
