Słowa kluczowe w CV – dlaczego słowa kluczowe są ważne w życiorysie zawodowym?

Większość z nas zna podstawowe zasady pisania życiorysów czy listów motywacyjnych. Kandydaci mniej pewni swoich edytorskich umiejętności sięgają po gotowe wzory. Piękny szablon można pobrać z internetu i zgodnie ze wskazówkami uzupełnić. Czy jednak taki życiorys to gwarancja sukcesu? Nie zawsze. Rekruterzy często otrzymują estetyczne, ale bardzo podobne do siebie życiorysy, a w dokumentach pojawiają się te same błędy. Jednym z większych problemów jest niedopasowanie CV do oferty pracodawcy. Aby tego unikać, warto wiedzieć, jakie zwroty i kluczowe słowa w CV powinny się pojawić, by było ono ciekawe i przede wszystkim skuteczne.

Czym są słowa kluczowe?

Duże firmy, podobnie jak portale o tematyce pracy, używają technologii bazodanowej do przechowywania i przeszukiwania życiorysów, które są do nich przesyłane. Przeszukiwanie zbioru danych polega przede wszystkim na odpowiednim doborze przez rekrutera powiązanych ze stanowiskiem i branżą słów kluczowych. Dzięki użytym kryteriom kandydaci, którzy nadesłali dokumenty aplikacyjne bez wymaganych haseł, są automatycznie już na wstępie pomijani.

Kryteria wyszukiwania lub inaczej słowa kluczowe są to na przykład rzeczowniki lub związki frazeologiczne, które mówią o umiejętnościach, kwalifikacjach i doświadczeniu kandydata w danej branży. Może to też być określenie potoczne albo specjalistyczne, dobrze znane w danej grupie zawodowej. Dobrym przykładem są tutaj zwroty używane przez informatyków – ich fachowych określeń nikt spoza branży raczej nie używa.

Warto poświęcić czas na identyfikację słów i zwrotów używanych w danej branży, a następnie zawrzeć je w swoim życiorysie i liście motywacyjnym, czy nawet w treści e-maila, tak żeby zarówno człowiek, jak i komputer łatwo mogli je odnaleźć. Pamiętajmy jednak, by ten zabieg stosować z umiarem. Dobór słów kluczowych nie oznacza upchnięcia na siłę dużej liczby takich słów, ale staranną ich selekcję i zamieszczenie wyłącznie tych, które są wartościowe.

Przemyślmy, czego od kandydatów może oczekiwać przyszły pracodawca. W tym właśnie pomocne są słowa-klucze. W CV zamieśćmy te, które dotyczą kompetencji ważnych w danej firmie. Jak ocenić, co należy ująć w życiorysie?
Najprostszym sposobem jest przeanalizowanie kilku ofert dotyczących tego samego stanowiska. W większości wśród wymagań pracodawców znajdziemy podobne hasła. Są to właśnie słowa kluczowe. Teraz wystarczy własne kompetencje ująć tak, by były jak najbardziej zbliżone do oczekiwań zawartych w ogłoszeniach.

Słowa kluczowe w CV – po co wpisywać?

Na portalach z ogłoszeniami o pracę najczęściej pod opisem stanowiska i wymagań na nie znajduje się przycisk „Aplikuj teraz”. Dzięki niemu w prosty sposób osoby zainteresowane daną ofertą mogą wysłać swoją kandydaturę. Poza CV należy wpisać wiadomość do pracodawcy albo wypełnić formularz z istotnymi dla pracodawcy danymi, np. preferowaną wysokością pensji, dokładnym opisem doświadczenia w poprzedniej firmie i podaniem okresu wypowiedzenia dotychczasowej umowy.
Taka prosta forma może dla niektórych wydawać się przyzwoleniem na szybkie, intuicyjne wręcz i nieco niedbałe wypełnienie pól i przesłanie aplikacji. Nic bardziej mylnego. Niezależnie od sposobu, w jaki kontaktujemy się z firmą, zawsze musimy dbać o treść, którą wysyłamy. Co więcej, bardzo dużą rolę odgrywają słowa kluczowe nawet w treści krótkiej wiadomości mailowej. Rekruter musi ocenić wiele kandydatur w bardzo krótkim czasie, a dodatkowo często pracuje nad obsadzeniem kilku stanowisk jednocześnie. Warto więc pozytywnie wyróżniać się na tle innych kandydatów.

CV i list motywacyjny – jak je przygotować, aby były bogate w słowa kluczowe?

Idealnym źródłem słów kluczowych i zwrotów, które powinny się znaleźć w naszym życiorysie, jest po prostu dobrze skonstruowane ogłoszenie o pracę. Zawiera ono krótki opis stanowiska, wymagania i kwalifikacje.

Pracodawca, konstruując ogłoszenie, określając wymagania i kwalifikacje oraz nawet nazwę stanowiska, powinien również starannie dobrać słowa kluczowe. Jeśli tego nie zrobi, ryzykuje, że nie znajdzie idealnego kandydata. Przecież osoby poszukujące pracy również używają określonych słów kluczowych i kategorii ogłoszeń, by sprawdzić, czy dana oferta jest dla nich ciekawa.

Analiza słów kluczowych przyda nam się i do pisania CV, i do przygotowania listu motywacyjnego.

Życiorys zawodowy – wzór użycia słów kluczowych

Aplikując na wybrane stanowiska, należy bardzo dokładnie zapoznać się z wymaganiami, kryteriami, jakie zapisano w ogłoszeniach. Co więcej, wskazane jest zapoznanie się z kilkoma, a nawet kilkunastoma ogłoszeniami na analogiczne stanowiska. Pozwoli to na dokładniejsze zaznajomienie się z językiem branżowym oraz na bardziej precyzyjne dobranie słów i zwrotów, których warto używać.

Na początek jednak zajmiemy się samą nazwą stanowiska i sposobami umieszczania jej w swoim życiorysie. Za przykład posłuży stanowisko przedstawiciela handlowego.

Nazwa stanowiska: przedstawiciel pandlowy
Odmiany: reprezentant handlowy, handlowiec, specjalista ds. handlowych.

Kiedy odpowiadamy na ogłoszenie, w tytule maila z CV możemy dodać też jego nr referencyjny – niekiedy pracodawca prosi o tym w ogłoszeniu. Temat może wyglądać następująco:
Aplikacja na stanowisko: przedstawiciel handlowy (nr ref. AA/1)

Kolejnym etapem jest analiza sekcji ogłoszenia, w której znajdują się wymagania wobec kandydatów i obowiązki na stanowisku. Warto po przejrzeniu kilku czy kilkunastu ofert sporządzić gotową listę słów kluczowych z tego zakresu. W przypadku przedstawicieli handlowych w ogłoszeniach pojawiają się następujące zwroty:

Podstawowe zadania:

• aktywne zdobywanie nowych klientów;
• utrzymywanie dobrych relacji z dotychczasowymi odbiorcami;
• realizacja planów sprzedaży;
• przygotowanie prezentacji i ofert;
• negocjowanie umów i kontraktów.

Podstawowe wymagania:

• wykształcenie minimum średnie, często wyższe;
• doświadczenie w sprzedaży;
• prawo jazdy kat. B;
• kompetencje interpersonalne;
• samodzielność w rozwiązywaniu problemów;
• komunikatywność, przedsiębiorczość, zdolności organizacyjne;
• łatwość nawiązywania kontaktów, wysoka kultura osobista.

Uzyskane w ten sposób informacje możemy wykorzystać w naszym życiorysie w części zawierającej opis czynności na naszych poprzednich stanowiskach pracy. Bardzo często zdarza się tak, że osoby, konstruując swój życiorys, w sekcji: „Doświadczenie”, piszą po prostu nazwę stanowiska, nazwę firmy oraz daty pracy, zapominając o szczegółowym określeniu tego, czym się zajmowały. Warto podać podstawowe czynności na obejmowanym stanowisku.

Z kolei informacje, o podstawowych wymaganiach, które udało się nam wyodrębnić z ogłoszeń, możemy zawrzeć w części życiorysu zatytułowanej „Profil zawodowy”. To krótka notka na temat największych atutów kandydata, jego osiągnięć i celu w karierze.

Na przykład profil może mieć taką formę:

Jestem przedstawicielem handlowym z dwuletnim doświadczeniem w sprzedaży w branży FMCG. Mam na swoim koncie sukcesy w rozbudowie sieci sprzedaży, pozyskiwaniu nowych klientów. Zawsze realizuję plany sprzedaży.

*Pogrubione zostały słowa kluczowe powtarzające się w ogłoszeniach.

A lista umiejętności w CV może zawierać słowa:

• komunikatywność
• sprzedaż bezpośrednia
• zdolności organizacyjne
• prawo jazdy (doświadczony kierowca)
• kultura osobista

W punkcie „Doświadczenie” także warto użyć słów kluczowych:

Stanowisko: przedstawiciel handlowy
Zakres czynności:

• aktywne pozyskiwanie nowych klientów,
• opieka nad obecnymi klientami firmy,
• realizacja zamówień,
• realizacja planu sprzedaży,
• reprezentowanie firmy,
• przygotowywanie ofert handlowych,
• negocjowanie umów.

Co jeszcze warto wiedzieć o umieszczaniu słów kluczowych w CV? Przede wszystkim ważne są konkrety. Dlatego zapomnijmy o mało precyzyjnych wyrażeniach. Zamiast: „zrealizowałem wiele projektów”, „pozyskałam dużą liczbę klientów”, „prowadziłem liczne warsztaty” i „zarządzałam kilkuosobowym zespołem”, podajmy liczebniki – jak duży był to zespół, ile warsztatów i ilu klientów. Warto też np. do opisu naszych obowiązków dodawać procenty, nazwy ukończonych dużych projektów. To świadczy o pewności siebie i wiedzy na temat tego, co osiągnęliśmy.

Pisanie CV, zwłaszcza jeśli od długiego czasu nie szukaliśmy pracy bądź będziemy to robić po raz pierwszy, warto zacząć od usystematyzowania informacji o nas samych. Sprawdźmy dokładnie, w jakich latach, gdzie pracowaliśmy, kiedy studiowaliśmy. Wpiszmy oficjalne nazwy kierunków, uczelni, nazwy ukończonych szkoleń i kursów. Zastanówmy się też, jakie są nasze najważniejsze osiągnięcia. Co nas wyróżniało w poprzedniej pracy, w czym jesteśmy naprawdę dobrzy.

Trzymanie się przedstawionych zasad na pewno pozwoli na lepsze dopasowanie CV do stanowiska. Należy przy tym pamiętać, by w naszym opracowaniu zachować zdrowy rozsądek i równowagę. Warto spojrzeć na swój dokument i spróbować skończyć zdanie: „Mój życiorys zawodowy informuje o...”. No właśnie, czy nasz dokument wygląda tak, jak wygląda życiorys zawodowy profesjonalisty? Jeśli odpowiedź brzmi twierdząco, to znaczy, że dobrze odrobiliśmy pracę domową z fraz kluczowych i rekruter na pewno to doceni!