Praca.pl Poradniki Rynek pracy
Zarządzanie czasem metodą GTD

Zarządzanie czasem metodą GTD

 
Zarządzanie czasem metodą GTD

Znowu zapomniałeś o pilnym telefonie czy spotkaniu? Zapisujesz zadania w kalendarzu i zapominasz kalendarza? Może warto poszukać nowej metody organizowania czasu pracy. Dowiedz się więcej o metodzie GTD i sprawdź, w jaki sposób może ona wesprzeć cię w efektywnym radzeniu sobie z codziennymi zawodowymi obowiązkami.

 

Metoda GTD - na czym polega?

 

Metoda GTD (Getting Things Done), na polski tłumaczona jako „efektywne załatwianie swoich spraw” czy „doprowadzanie zadań do końca”, to rodzaj metody zarządzania czasem pracy. Jej twórcą jest David Allen, specjalista w dziedzinie efektywnego organizowania czasu. Opisał jej założenia w książce „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity”, która ukazała się również w Polsce pod tytułem „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”.

 

Główne założenia metody GTD to z jednej strony zwiększenie komfortu życia poprzez uszeregowanie codziennych spraw, uporządkowanie ich oraz ułatwienie skupienia na tych elementach, które wymagają realnego podjęcia działań. Z drugiej strony zalecenia Davida Allena mają na celu sukces osoby, która działa zgodnie z jej założeniami. Jako sukces definiuje się tutaj osiągnięcie zaplanowanych celów, załatwienie bieżących spraw bez konieczności zbędnego obciążania pamięci. Osoba działająca zgodnie z metodą GTD ma zwiększyć swoją produktywność oraz właściwie dobierać sposoby działania do statusu oczekujących na wykonanie zadań.


„GTD jest metodą całościową, co oznacza, że może być z powodzeniem stosowana nie tylko w pracy, ale również w życiu prywatnym. Stosowanie się do jej zasad może pomóc w uporządkowaniu codziennych spraw i sprawieniu, że ich natłok nie będzie nas przerażał, a same zadania będą realizowane na czas oraz bez niepotrzebnego stresu” – mówi Michał Filipkiewicz z portalu Praca.pl.

 

System pracy z metodą GTD

 

W jaki sposób metoda ta ma usprawnić codzienne funkcjonowanie w pracy? Allen proponuje zarządzanie czasem w postaci 5 kroków:

 

1. Kolekcjonowanie
Na tym początkowym etapie użytkownik metody GTD formuje „koszyk”, w którym umieszcza wszystkie czekające go zadania. Istotne jest skrupulatne notowanie wszystkich planów, informacji i pomysłów, które czekają na realizację w przyszłości. Nie jest ważne, w jakiej formie zostaną one zgromadzone (zapisów w notesie, kalendarzu czy w dedykowanej aplikacji na smartfonie), istotne jest jednak, by mieć poczucie, że zbiór przyszłych wyzwań jest kompletny. Nie ma znaczenia również, czy plany dotyczą „małych” rzeczy (np. wykonania telefonu do klienta), czy „dużych” (zmiana pracy), ważne by wszystkie one zostały umieszczone w jednym miejscu.
 
2. Analiza
To według metody Allena bardzo ważny etap, w którego trakcie regularnie (np. co dwa dni) wraca się do zbioru swoich przyszłych wyzwań i zadaje pytanie, czy dany problem wymaga natychmiastowej reakcji. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, zgodnie z przyjętymi zasadami można wykonać następujące czynności: wykonać zadanie natychmiast (jeśli nie zajmie to dłużej niż dwie minuty), delegować innej osobie lub umieścić je w kalendarzu pod konkretną datą. Jeśli dany projekt nie wymaga natychmiastowego działania, należy wybrać jedną z możliwych aktywności: przeniesienie do archiwum, umieszczenie na liście „być może/w przyszłości” lub też usunięcie, jeśli dana czynność będzie jedynie niepotrzebnym marnowaniem czasu.
 
Zajmując się analizą oczekujących spraw, warto pamiętać, by rozpoczynać od najstarszych spraw znajdujących się w koszyku, zajmować się tylko jedną sprawą naraz, a także nie odkładać zadań z powrotem do koszyka, bo w ten sposób niepotrzebnie gromadzą się czekające zadania.
 
3.  Porządkowanie
Na tym etapie Allen zaleca pogrupowanie problemów we wspólne konteksty (np. telefony, maile czy spotkania), co przyspieszy i ułatwi wykonywanie zaplanowanych zadań. Innym ważnym aspektem poruszanym przy kwestii porządkowania są projekty, czyli czynności, które są sumą pojedynczych działań. Zgodnie z metodą GTD należy uświadomić sobie i szczegółowo rozpisać części składowe projektów, by wyznaczyć czas i sposób ich wykonania.
 
4. Przegląd
David Allen zaleca regularne (codzienne) analizowanie stanu realizowanych zagadnień. Przynajmniej raz w tygodniu warto według metody GTD zrobić pełny przegląd, który będzie weryfikacją stanu realizacji wszystkich zadań i projektów.
 
5. Realizacja
Na tym etapie „uzbrojona” w wiedzę z poprzednich punktów osoba stosująca technikę GTD może przystąpić do efektywnego wypełniania swoich zawodowych obowiązków. Warto jednak pamiętać o pozostawieniu przestrzeni czasowej na mogące się pojawić nieprzewidziane wyzwania.

 

Metoda GTD w Polsce

 

Popularność metody Davida Allena w Polsce rośnie, czego dowodem jest to, że pojawiają się firmy, które posiadają w swojej ofercie szkolenia z zarządzania czasem według jego wskazówek. Metoda GTD jest również obiektem zainteresowania coachów i trenerów aktywnie dyskutujących o niej na forach internetowych. Istnieją również polskie blogi zajmujące się zarządzaniem czasem, które poświęcają wiele uwagi metodzie Davida Allena.

 

Metoda GTD plusy i minusy

 

Metoda GTD może znacznie przyczynić się do wzrostu efektywności pracy oraz sprawić, że wykonywanie obowiązków będzie wiązało się z mniejszym stresem. Uporządkowanie i zhierarchizowanie przyszłych projektów pomoże w ich terminowej realizacji oraz ułatwi osobie stosującej się do zasad Allena zwiększenie kontroli nad swoim życiem.
Rzadko słyszy się o minusach tej metody. Do wad można zaliczyć trudności w jej wdrożeniu – konieczność notowania, systematycznego weryfikowania. Niektórzy też twierdzą, iż odciążanie pamięci częściowo ją rozleniwia. Jednocześnie te same osoby wskazują, iż jest wiele innych alternatywnych sposobów do tego, by ćwiczyć umysł i tę ujemną cechę metody GTD łatwo jest zniwelować.

 

Organizacja czasu a metoda GTD

 

Na koniec warto wspomnieć, że organizacja czasu systemem GTD jest popularną, ale nie jedyną metodą zarządzania.

Można spotkać się jeszcze np. z:
- metodą matrycy Eisenhowera rozróżniającą zadania pod względem pilności i ważności,
- metodą ABC, w której określa się trzy grupy ważności zadań,
- blokami czasowymi w zarządzaniu, dzielącymi kalendarz zadań na określone grupy (dostosowane do naszego czasy pracy),
oraz wiele innych.

 

Najważniejsze, by dobrać metodę najwygodniejszą i najefektywniejszą w stosunku do własnych potrzeb.

 

Więcej artykułów "Rynek pracy"

Polecane oferty

  • Kierownik Robót Tunelowych - Operator Tarczy TBM

    GULERMAK Agir Sanayi Insaat ve Taahhut A.S. Oddział w Polsce   Warszawa, Bemowo      za 3 dni wygasa
    kierownik/koordynator  umowa o pracę  pełny etat
    9 godz.
    Obowiązki: Prace przy tworzeniu tuneli metra za pomocą urządzenia TBM w Warszawie, Nadzorowanie bieżących robót tunelowych, Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i procedur bdziałowych, Realizacja planu prac zgodnie z terminarzem, Zapewnienie bezpieczeństwa i koordynacja pracy zespołu,...
  • Magazynier

    Flexcraft Polska Sp. z o.o.   Holandia, Ede   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę tymczasową  tymczasowa/dodatkowa  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    9 godz.
    Obowiązki: zbieranie zamówień za pomocą skanera ręcznego; kompletowanie zamówień do wysyłki; przyjmowanie reklamacji; Wymagania: znajomość języka angielskiego (komunikatywna) gotowość do pracy w systemie zmianowym; chęć nawiązania współpracy na dłuższy okres – co najmniej 3...
  • LINKTIS Sp. z o.o.
    specjalista mid / senior / ekspert  umowa o pracę / zlecenie / kontrakt B2B  pełny etat
    10 godz.
    Opis stanowiska: Stawiamy na pracę stacjonarną (nasze biura znajdują się w Warszawie, Poznaniu, Gdyni oraz we Wrocławiu). Aktywne pozyskiwanie klientów i możliwość współpracy z obecnymi klientami firmy. Kompleksowa aranżacja procesów spedycyjnych. Współpraca z agencjami celnymi i...
  • Pracownik działu zakupów

    Balcerzak Sp. z o.o.   Wróblów    praca stacjonarna
    młodszy specjalista (junior)  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    12 godz.
    Zakres obowiązków: Poszukiwanie nowych źródeł zaopatrzenia dla firmy oraz zapewnienie optymalnych warunków współpracy handlowej z dostawcami; Monitorowanie i analiza danych rynkowych dotyczących dostawców oraz surowców; Negocjowanie cen i warunków dostaw; Dokonywanie zakupów na potrzeby...
  • Specjalista ds. kontroli jakości

    Vetlab Sp. z o.o.   Warszawa, al.Krakowska 110/114    praca stacjonarna
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    12 godz.
    Opis stanowiska: Laboratorium weterynaryjne Vetlab poszukuje doświadczonego Specjalisty ds. kontroli jakości, który dołączy do naszego zespołu. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za zapewnienie najwyższych standardów jakości w naszych procesach laboratoryjnych. Zakres...
  • Krawiec / Krawcowa - Pracownik szwalni

    Estella Sp. z o.o.   Polkowice    praca stacjonarna   za 3 dni wygasa
    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    14 godz.
    Obowiązki: szycie pościeli na maszynach;

Najnowsze artykuły

Równość to nie odebranie czegoś mężczyznom! Olga Kozierowska o feminizmie w pracy

Równość to nie odebranie czegoś mężczyznom! Olga Kozierowska o feminizmie w pracy

– Cechy takie jak ambicja czy asertywność, które u mężczyzn są cenione, u kobiet potrafią budzić niechęć. Przypisuje się też liderkom stereotypowo męskie cechy, aby uzasadnić ich wysoką pozycję w organizacji – komentuje Olga Kozierowska, prezeska Fundacji WłączeniPlus i twórczyni Sukcesu Pisanego Szminką. W wywiadzie dla Praca.pl ekspertka wyjaśnia, co współcześnie oznacza feminizm w pracy.

Grupy zawodowe najbardziej narażone na smog

Grupy zawodowe najbardziej narażone na smog

Najbardziej narażone wdychanie rakotwórczego smogu są osoby codziennie dojeżdżające do pracy, mieszkańcy kilkudziesięciotysięcznych miejscowości i osoby wykonujące w sezonie grzewczym oraz przy ruchliwych drogach pracę w terenie. Główny Inspektorat Pracy wyjaśnia, czy pracodawcy muszą zapewnić pracownikom maski antysmogowe i jak powinni chronić ich przed szkodliwymi czynnikami pracy.

Mechanik lotniczy – praca, wymagania, zarobki

Mechanik lotniczy – praca, wymagania, zarobki

Mechanik lotniczy to jeden z najbardziej perspektywicznych zawodów dla absolwentów techników i szkół branżowych o profilach związanych z mechaniką. Żeby zdobyć tę pracę, trzeba uzyskać dodatkową licencję na obsługę techniczną statku powietrznego, wystawianą przez Urząd Lotnictwa Cywilnego. Sprawdź, jak ją zdobyć, a także w jakich samolotach możesz specjalizować się jako mechanik lotniczy!

Stress interview – co to jest? Czy miałeś najgorszą rozmowę o pracę w życiu?

Stress interview – co to jest? Czy miałeś najgorszą rozmowę o pracę w życiu?

Rozmowa o pracę zaczyna się zwyczajnie, ale po chwili rekruter zaczyna być opryskliwy i Cię prowokuje. Spotkanie zmienia się w najgorszą rekrutację w życiu. Masz takie doświadczenia? Być może zastosowano na Tobie technikę stress interview. Jak jej sprostać? – Im lepiej znasz siebie, tym lepiej przygotujesz się do czekającej Cię rozmowy – tłumaczy psycholog biznesu Agnieszka Zacher-Łanowska.

Kreatywność a AI. Czy pracownicy branż kreatywnych mogą wkrótce stracić pracę?

Kreatywność a AI. Czy pracownicy branż kreatywnych mogą wkrótce stracić pracę?

Czy inteligentny program ma prawa autorskie? Dlaczego AI może dyskryminować? Czy sztuczna inteligencja wkrótce przejmie kreatywne zawody, wysyłając na bezrobocie programistów, grafików, dziennikarzy, filmowców? – Ludzie wolą sztukę tworzoną przez ludzi. Kiedyś sztuka AI będzie jak sport na dopingu – przewiduje prof. Dariusz Jemielniak, badacz ruchów antynaukowych i sztucznej inteligencji.

Kobiety coraz silniejsze w biznesie

Kobiety coraz silniejsze w biznesie

– Czy nie mamy tak, że jak nie umiemy czegoś na 200%, to rezygnujemy? Boimy się, że nie podołamy? Pamiętajmy, że nie liczy się płeć, ale nasze kompetencje. Nie dajmy sobie wmówić, że jesteśmy w czymś gorsze! – mówi specjalistka HR Agnieszka Ciećwierz. W Światowym Dniu Przedsiębiorczości Kobiet przypomina, w czym kobiety są świetne oraz wyjaśnia, jak być jeszcze lepszą liderką w biznesie.