Praca.pl Poradniki Rynek pracy
Zarządzanie czasem metodą GTD

Zarządzanie czasem metodą GTD

 
Zarządzanie czasem metodą GTD

Znowu zapomniałeś o pilnym telefonie czy spotkaniu? Zapisujesz zadania w kalendarzu i zapominasz kalendarza? Może warto poszukać nowej metody organizowania czasu pracy. Dowiedz się więcej o metodzie GTD i sprawdź, w jaki sposób może ona wesprzeć cię w efektywnym radzeniu sobie z codziennymi zawodowymi obowiązkami.

 

Metoda GTD - na czym polega?

 

Metoda GTD (Getting Things Done), na polski tłumaczona jako „efektywne załatwianie swoich spraw” czy „doprowadzanie zadań do końca”, to rodzaj metody zarządzania czasem pracy. Jej twórcą jest David Allen, specjalista w dziedzinie efektywnego organizowania czasu. Opisał jej założenia w książce „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity”, która ukazała się również w Polsce pod tytułem „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”.

 

Główne założenia metody GTD to z jednej strony zwiększenie komfortu życia poprzez uszeregowanie codziennych spraw, uporządkowanie ich oraz ułatwienie skupienia na tych elementach, które wymagają realnego podjęcia działań. Z drugiej strony zalecenia Davida Allena mają na celu sukces osoby, która działa zgodnie z jej założeniami. Jako sukces definiuje się tutaj osiągnięcie zaplanowanych celów, załatwienie bieżących spraw bez konieczności zbędnego obciążania pamięci. Osoba działająca zgodnie z metodą GTD ma zwiększyć swoją produktywność oraz właściwie dobierać sposoby działania do statusu oczekujących na wykonanie zadań.


„GTD jest metodą całościową, co oznacza, że może być z powodzeniem stosowana nie tylko w pracy, ale również w życiu prywatnym. Stosowanie się do jej zasad może pomóc w uporządkowaniu codziennych spraw i sprawieniu, że ich natłok nie będzie nas przerażał, a same zadania będą realizowane na czas oraz bez niepotrzebnego stresu” – mówi Michał Filipkiewicz z portalu Praca.pl.

 

System pracy z metodą GTD

 

W jaki sposób metoda ta ma usprawnić codzienne funkcjonowanie w pracy? Allen proponuje zarządzanie czasem w postaci 5 kroków:

 

1. Kolekcjonowanie
Na tym początkowym etapie użytkownik metody GTD formuje „koszyk”, w którym umieszcza wszystkie czekające go zadania. Istotne jest skrupulatne notowanie wszystkich planów, informacji i pomysłów, które czekają na realizację w przyszłości. Nie jest ważne, w jakiej formie zostaną one zgromadzone (zapisów w notesie, kalendarzu czy w dedykowanej aplikacji na smartfonie), istotne jest jednak, by mieć poczucie, że zbiór przyszłych wyzwań jest kompletny. Nie ma znaczenia również, czy plany dotyczą „małych” rzeczy (np. wykonania telefonu do klienta), czy „dużych” (zmiana pracy), ważne by wszystkie one zostały umieszczone w jednym miejscu.
 
2. Analiza
To według metody Allena bardzo ważny etap, w którego trakcie regularnie (np. co dwa dni) wraca się do zbioru swoich przyszłych wyzwań i zadaje pytanie, czy dany problem wymaga natychmiastowej reakcji. Jeśli odpowiedź jest twierdząca, zgodnie z przyjętymi zasadami można wykonać następujące czynności: wykonać zadanie natychmiast (jeśli nie zajmie to dłużej niż dwie minuty), delegować innej osobie lub umieścić je w kalendarzu pod konkretną datą. Jeśli dany projekt nie wymaga natychmiastowego działania, należy wybrać jedną z możliwych aktywności: przeniesienie do archiwum, umieszczenie na liście „być może/w przyszłości” lub też usunięcie, jeśli dana czynność będzie jedynie niepotrzebnym marnowaniem czasu.
 
Zajmując się analizą oczekujących spraw, warto pamiętać, by rozpoczynać od najstarszych spraw znajdujących się w koszyku, zajmować się tylko jedną sprawą naraz, a także nie odkładać zadań z powrotem do koszyka, bo w ten sposób niepotrzebnie gromadzą się czekające zadania.
 
3.  Porządkowanie
Na tym etapie Allen zaleca pogrupowanie problemów we wspólne konteksty (np. telefony, maile czy spotkania), co przyspieszy i ułatwi wykonywanie zaplanowanych zadań. Innym ważnym aspektem poruszanym przy kwestii porządkowania są projekty, czyli czynności, które są sumą pojedynczych działań. Zgodnie z metodą GTD należy uświadomić sobie i szczegółowo rozpisać części składowe projektów, by wyznaczyć czas i sposób ich wykonania.
 
4. Przegląd
David Allen zaleca regularne (codzienne) analizowanie stanu realizowanych zagadnień. Przynajmniej raz w tygodniu warto według metody GTD zrobić pełny przegląd, który będzie weryfikacją stanu realizacji wszystkich zadań i projektów.
 
5. Realizacja
Na tym etapie „uzbrojona” w wiedzę z poprzednich punktów osoba stosująca technikę GTD może przystąpić do efektywnego wypełniania swoich zawodowych obowiązków. Warto jednak pamiętać o pozostawieniu przestrzeni czasowej na mogące się pojawić nieprzewidziane wyzwania.

 

Metoda GTD w Polsce

 

Popularność metody Davida Allena w Polsce rośnie, czego dowodem jest to, że pojawiają się firmy, które posiadają w swojej ofercie szkolenia z zarządzania czasem według jego wskazówek. Metoda GTD jest również obiektem zainteresowania coachów i trenerów aktywnie dyskutujących o niej na forach internetowych. Istnieją również polskie blogi zajmujące się zarządzaniem czasem, które poświęcają wiele uwagi metodzie Davida Allena.

 

Metoda GTD plusy i minusy

 

Metoda GTD może znacznie przyczynić się do wzrostu efektywności pracy oraz sprawić, że wykonywanie obowiązków będzie wiązało się z mniejszym stresem. Uporządkowanie i zhierarchizowanie przyszłych projektów pomoże w ich terminowej realizacji oraz ułatwi osobie stosującej się do zasad Allena zwiększenie kontroli nad swoim życiem.
Rzadko słyszy się o minusach tej metody. Do wad można zaliczyć trudności w jej wdrożeniu – konieczność notowania, systematycznego weryfikowania. Niektórzy też twierdzą, iż odciążanie pamięci częściowo ją rozleniwia. Jednocześnie te same osoby wskazują, iż jest wiele innych alternatywnych sposobów do tego, by ćwiczyć umysł i tę ujemną cechę metody GTD łatwo jest zniwelować.

 

Organizacja czasu a metoda GTD

 

Na koniec warto wspomnieć, że organizacja czasu systemem GTD jest popularną, ale nie jedyną metodą zarządzania.

Można spotkać się jeszcze np. z:
- metodą matrycy Eisenhowera rozróżniającą zadania pod względem pilności i ważności,
- metodą ABC, w której określa się trzy grupy ważności zadań,
- blokami czasowymi w zarządzaniu, dzielącymi kalendarz zadań na określone grupy (dostosowane do naszego czasy pracy),
oraz wiele innych.

 

Najważniejsze, by dobrać metodę najwygodniejszą i najefektywniejszą w stosunku do własnych potrzeb.

 

Więcej artykułów "Rynek pracy"

Polecane oferty

  • Opiekun / Opiekunka osób starszych w domu seniora

    Sanapol Personal GmbH   Niemcy   
    pracownik fizyczny  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    7 godz.
    Wynagrodzenie od 2200 Euro netto / m-c. Praca na terenie całych Niemiec, od zaraz jak i również w późniejszych terminach. Rodzaj współpracy: Umowa o pracę na pełen etat na czas nieokreślony, Wymiar pracy: Pełen, 8 godzin dziennej pracy, Wymagany język niemiecki: Komunikatywny. Zakres...
  • Spedytor międzynarodowy

    STM Sp. z o.o.   Olsztyn, Wyszyńskiego 1    praca zdalna / hybrydowa / stacjonarna
    specjalista (mid)  umowa o pracę / kontrakt B2B  pełny etat   4 700 - 25 000 zł / mies. (w zal. od umowy)
    10 godz.
    Zakres obowiązków: Organizacja transportów FTL/LTL na trasach międzynarodowych; Planowanie przewozów oraz ustalanie warunków transportu; Przygotowywanie wycen dla klientów firmy; Dbanie o wysoką jakość usług oferowanych klientom; Współpraca z działem administracyjnym; Aktywne...
  • Młodszy Specjalista ds. Wsparcia Laboratorium i Obsługi Klienta

    Vetlab Sp. z o.o.   Katowice    praca stacjonarna
    specjalista junior / mid  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    10 godz.
    Zadania: Przyjmowanie materiałów badawczych; Wpisywanie zleceń do systemu laboratoryjnego; Kontakt z klientami telefonicznie i osobiście; Organizacja i przygotowanie przesyłek kurierskich; Obsługa bieżących spraw biurowych;
  • Climatic Sp. z o.o. Sp. k.
    specjalista mid / senior  umowa o pracę / kontrakt B2B  pełny etat
    10 godz.
    Zakres obowiązków: Opracowanie i nadzór nad dokumentacją techniczną procesu prefabrykacji. Wykonywanie rysunków z rozkrojami płyt. Planowanie i organizacja produkcji elementów prefabrykowanych. Współpraca z działem projektowym i zespołem realizacyjnym na hali. Współpraca z...
  • Client Service Delivery Senior Administrator with Danish

    Aon   Kraków    praca zdalna
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat
    13 godz.
    The Team collaborates closely with the Danish Teams consisting of brokers and consultants. We provide support in administrating client’s policies throughout the year and helping them make the best decisions! Our office is located in Cracow however in this role we are open to flexibility in terms...
  • Specjalista ds. ESG i Sprzedaży / Key Account Manager / Customer Success Manager

    AKADEMIA KLIMATU SP. Z O.O.   Dąbrowa Górnicza    praca zdalna
    specjalista (mid)  umowa o pracę / zlecenie / kontrakt B2B  pełny etat / część etatu
    14 godz.
    Zakres obowiązków: Aktywne pozyskiwanie klientów (głównie duże i średnie firmy) w obszarze ESG i zrównoważonego rozwoju. Prowadzenie rozmów biznesowych, negocjacji oraz prezentacji ofert (kursy, doradztwo, energia, projekty ESG). Wdrażanie naszych autorskich narzędzi IT wspierających...

Najnowsze artykuły

Agent obsługi pasażerskiej – praca, obowiązki, zarobki

Agent obsługi pasażerskiej – praca, obowiązki, zarobki

Presja czasu, szybkie podejmowanie decyzji w nagłych sytuacjach, drobiazgowe dbanie o procedury – to codzienność osób zajmujących się obsługą pasażerów na lotnisku. Praca agenta obsługi wymaga i doskonałej organizacji pracy, i sporej odporności psychicznej. Jednocześnie stanowisko to pozwala na atrakcyjne zarobki i realizowanie kariery w perspektywicznej branży lotniczej.

Żona i mąż w jednej firmie

Żona i mąż w jednej firmie

Duma z sukcesów zawodowych męża / żony czy raczej zazdrość, porównywanie, rywalizacja przenoszone z pracy do domu?

– Realizacja projektu razem lub rozwój firmy jest niczym wspólne wychowywanie dzieci – zauważa psycholog biznesu Joanna Marszalska. Specjalistka wyjaśnia, w jakie pułapki mogą wpaść pary pracujące w jednej firmie oraz co warto zawczasu omówić, by uniknąć konfliktów.

Eurostat podał dane na temat liczby kobiet w nauce. Polska w czołówce państw UE

Eurostat podał dane na temat liczby kobiet w nauce. Polska w czołówce państw UE

Europejski Urząd Statystyczny podał najnowsze dane dotyczące liczby kobiet pracujących w nauce i inżynierii. W Unii Europejskiej jest ich łącznie 7,7 mln. Polska znajduje się wśród państw, w których odsetek kobiet w tych dziedzinach jest wysoki. Pod tym względem znacząco wyprzedzamy między innymi Niemcy, Francję czy Włochy. 

Wskaźniki HR – które są odpowiednie dla Twojej firmy i dlaczego?

Wskaźniki HR – które są odpowiednie dla Twojej firmy i dlaczego?

– Skuteczny HR opiera się na danych, a nie na intuicji. Firmy, które chcą efektywnie zarządzać zespołem, muszą monitorować kluczowe wskaźniki HR – tłumaczy specjalistka ds. rekrutacji Agnieszka Ciećwierz. Ekspertka podkreśla, że ważne jest dobranie odpowiednich wskaźników HR do swojej firmy. Jakie są opcje? Oto przewodnik po najważniejszych wskaźnikach HR z przykładami ich zastosowania.

Specjalista ds. cyberbezpieczeństwa: praca, wymagania, wynagrodzenie

Specjalista ds. cyberbezpieczeństwa: praca, wymagania, wynagrodzenie

Choć profesja jest perspektywiczna i bardzo wysoko opłacana, na rynku pracy brakuje 4 mln specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa. – Nie jest to zawód dla kogoś, kto chciałby raz nauczyć się wszystkich niezbędnych rzeczy i później przez całe życie korzystać z tej wiedzy – komentuje Iwona Prószyńska, ekspertka z Centrum Cyberbezpieczeństwa i Infrastruktury Państwowego Instytutu Badawczego NASK.

Poczęstunek, kawa i herbata dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Poczęstunek, kawa i herbata dla pracowników a koszty uzyskania przychodu

Nie wszystkie koszty, które ponosi firma, kwalifikują się do pomniejszenia podstawy opodatkowania. Czy wydatek na kawę i herbatę dla pracowników albo choćby catering w czasie spotkania integracyjnego może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów? Wyjaśniamy, jak zaksięgować poszczególne wydatki, by nie budziło to wątpliwości urzędu skarbowego.