Oczami wyobraźni widzisz już siebie wygrzewającego się w słońcu na rajskich plażach? Nic dziwnego, w końcu lato większości z nas kojarzy się z zasłużonym odpoczynkiem po całorocznej pracy. Zanim jednak zaczniesz pakować walizki, zadbaj o to, by płynnie przejść z zawodowych obowiązków do trybu relaksu. Jak zaplanować urlop, by nie myśleć o pracy na wyjeździe?
Planowanie urlopu
Jeśli długi urlop poprzedza wytężona praca, warto przygotowanie do urlopu rozłożyć nawet na kilka tygodni. I nie chodzi bynajmniej o prasowanie ubrań i pakowanie walizki. Sprawdzenie, ile mamy jeszcze do zrobienia, jakie są terminy, co wymaga natychmiastowej reakcji, pozwoli stopniowo finalizować swoje działania i rozpocząć urlop ze spokojną głową.
Podobnie ma się sprawa z pojawiającymi się nowymi zadaniami. Jeśli wiemy, że nie zdążymy zrealizować kolejnego przedsięwzięcia, to warto porozumieć się z resztą zespołu co do możliwości włączenia się w niego po powrocie, by nie tworzyć niepotrzebnych przestojów i nie paraliżować pracy grupy. Zatem, zaplanuj urlop, uwzględniając nie tylko czas, który poprzedza wolne dni. Zadbaj także, aby po powrocie do pracy nie czuć dezorientacji i chaosu.
Planowanie urlopów w firmie – komunikacja w zespole
Zadania, które wymagają stałej koordynacji z twojej strony, warto rozdzielić między współpracowników. W ten sposób łatwiej będzie uniknąć niekomfortowych sytuacji, gdy jedna osoba zostanie nadmiernie obciążona obowiązkami urlopowicza. Poza tym rozdzielanie prac cementuje grupę i zwiększa poziom wzajemnego zaufania. Współpracownicy wiedzą, że mogą na siebie liczyć, a ich sprawy w trakcie urlopu również nie zostaną zaniedbane. Rozpisz jasne instrukcje dotyczące twoich obowiązków i wyślij wszystkim zainteresowanym mailem. Sprawy, które ty załatwiasz intuicyjnie i automatycznie, dla innych niekoniecznie mogą być równie proste.
Czy wszyscy wiedzą, że masz urlop?
Powiadomienie przełożonego, współpracowników oraz klientów o swojej nieobecności w biurze to podstawa budowania właściwych relacji formalnych. Wymagają tego nie tylko względy kulturowe, ale również kwestie praktyczne. W ten sposób zapobiega się niepotrzebnym nerwom tych, którzy będą potrzebowali konsultacji. Przed dniem wyjazdu konieczne jest ustawienie autorespondera, w którym znajdzie się przewidywany termin powrotu i kontakt do osoby zaznajomionej z twoimi obowiązkami. Dzięki temu współpracownicy i kontrahenci będą się czuli komfortowo oraz będą wiedzieć, gdzie zgłaszać swoje pytania czy potrzeby.
Porządek na biurku musi być
Inną istotną sprawą jest uporządkowanie przestrzeni swojego biura czy biurka w taki sposób, by z jednej strony pogłębić wrażenie uporządkowania spraw zawodowych przed urlopem, a jednocześnie zapewnić osobom, które zostają na miejscu łatwy dostęp do potrzebnych im dokumentów. Moment przed urlopem może być tym właściwym, by dokonać krótkiej analizy „układu przestrzennego” w najbliższym otoczeniu. Warto posegregować dokumenty, wyrzucić niepotrzebne broszury czy ulotki, umyć kubki po kawie. Dzięki tym drobnym zabiegom będziesz wiedział, czy zakończyłeś już wszystkie bieżące sprawy, czy też może wciąż należy poświęcić czemuś uwagę. Planowanie urlopu wypoczynkowego potraktuj jako jedno z ważnych zadań. Jeśli wykonasz je starannie, powrót do pracy będzie przyjemniejszy.
Z walizką do pracy
Do pracy przychodzisz z walizką, a potem wybiegasz z nią prosto na lotnisko? To niekoniecznie dobry pomysł! Nie tylko dlatego, że bagaż przy biurku może skutecznie rozpraszać i powodować małą efektywność pracy, ale również dlatego, że zbyt gwałtowne przejście od „stanu pracy” do „stanu odpoczynku” może negatywnie wpłynąć na psychikę. Aby wziąć urlop i prawdziwie na nim wypocząć, potrzeba harmonijnego przejścia, a nie nagłego skoku z jednej rzeczywistości w drugą. Dlatego być może warto dać sobie więcej czasu, nie kupować biletów na pół godziny po zakończeniu pracy, ale poświęcić kilka godzin na przygotowanie się do relaksu.
Telefony od współpracowników, którzy próbują ustalić, gdzie zostawiłeś ważną fakturę albo co powiedzieć twojemu klientowi, nie pozwolą w pełni odpocząć i zapomnieć o obowiązkach. Działania takie jak wcześniejsze planowanie zadań, delegowanie obowiązków oraz uporządkowanie miejsca pracy, pozwalają ograniczyć stres związany z okresem urlopowym zarówno u osoby wyjeżdżającej, jak i u pracowników, którzy zostają w firmie.
