Praca.pl Poradniki Rynek pracy
Sekretarka - jak zostać, opis pracy, zakres obowiązków, wymagania, cechy, wykształcenie

Sekretarka - jak zostać, opis pracy, zakres obowiązków, wymagania, cechy, wykształcenie

 
Sekretarka - jak zostać, opis pracy, zakres obowiązków, wymagania, cechy, wykształcenie

Sekretarka - charakterystyka pracy

 

Czym właściwie zajmuje się sekretarka? Opis stanowiska należy zacząć od podkreślenia, że jej praca nie polega na parzeniu kawy, uśmiechaniu się i odbieraniu telefonów. Zakres obowiązków sekretarki jest bardzo szeroki i na pewno nie każdy sprawdziłby się w takiej roli. Praca na tym stanowisku wymaga dobrej organizacji i komunikatywności – te kompetencje sekretarki pozwolą sprawnie zarządzać biurem, współpracować z szefem oraz poszczególnymi działami firmy.

 

Zakres obowiązków sekretarki

 

Sekretarka to w pewien sposób wizytówka przedsiębiorstwa – rozmawia z kontrahentami i klientami, umawia spotkania, często jest pierwszą osobą kontaktową. Do jej zadań należy także prowadzenie kalendarza przełożonego i rejestru korespondencji wychodzącej oraz przychodzącej, a także dbanie o prawidłowy obieg dokumentów w firmie.

 

Istotną kwestią jest także współpraca sekretarki z szefem. Pomaga ona przełożonemu w codzinnych obowiązkach i często musi wykazać się umiejętnością skutecznej realizacji kilku zadań jednocześnie. Osoba na tym stanowisku może zostać poproszona także o wykonanie prac związanych z samą działalnością firmy – przygotowanie i wydruki materiałów na spotkania czy sporządzenie raportu. Jeśli zostało to ujęte w umowie, a wykształcenie sekretarki jest odpowiednie, do obowiązków wejdą także redagowanie drobnych ogłoszeń albo treści na firmowe strony internetowe bądź sporządzanie tłumaczeń z lub na język obcy.

 

W gestii osoby na tym stanowisku leżą także szeroko pojęte prace administracyjne: dbanie o sprawne funkcjonowanie sekretariatu, zamawianie materiałów biurowych i spożywczych, gadżetów reklamowych, plakatów czy ulotek.

Kiedy firma prowadzi rekrutację, do codziennych obowiązków sekretarki dochodzi katalogowanie zgłoszeń, a następnie przekazywanie ich rekruterom, kontakt telefoniczny i umawianie rozmów kwalifikacyjnych oraz przekazywanie kandydatom informacji o wyniku tych rozmów.

 

Sekretarka - jakie powinna mieć wykształcenie

 

Najczęściej w ogłoszeniach pracodawcy wymagają wyższego wykształcenia sekretarki. Kierunek studiów zazwyczaj nie jest ściśle określony, a jego zbieżność z profilem działalności przedsiębiorstwa stanowi dodatkowy atut. Rekruterzy doceniają także, jeśli kandydatka ma wiedzę z danej branży.

 

Do wykonywania podstawowych obowiązków sekretarki często wystarczy średnie wykształcenie, które w połączeniu ze znajomością języka obcego stanowi dobry punkt wyjścia. Osoby chcące umocnić swoją pozycję na rynku pracy mogą także skorzystać z licznych kursów dla sekretarek, online bądź stacjonarnych, gdzie można poznać zagadnienia z dziedziny administracji, zarządzania, księgowości czy prawa pracy.


Sekretarka wymagania

 

W codziennej pracy sekretarki bardzo przydatna i bezwzględnie oczekiwana przez rekrutujących jest dobra znajomość języka angielskiego, zarówno w mowie, jak i piśmie. Obsługę komputera i znajomość narzędzi pakietu Ms Office również można zaliczyć do podstawowych umiejętności. Zakres czynności sekretarki wymaga ponadto praktycznej wiedzy z zakresu obsługi wszelkich biurowych urządzeń. Jak wysłać faks, co zrobić, jeśli zatnie się papier w drukarce, czy jak wymienić toner z tuszem – sekretarka powinna bez zająknięcia odpowiedzieć na te pytania.

 

Jak w każdym innym zawodzie, mile widziane jest doświadczenie w pracy – dzięki niemu skraca się czas wdrażania nowej osoby w jej obowiązki. Dobrze także, jeśli kwalifikacje sekretarki obejmują podstawową wiedzę z administracji czy ekonomii – jednak nie jest to bezwzględnie weryfikowane podczas rekrutacji.

 

Jakie cechy powinna mieć sekretarka

 

Jeśli chodzi o cechy sekretarki, najważniejsze będzie zorganizowanie. Prowadzenie kalendarza i umawianie spotkań wymaga sporych zdolności logistycznych. Obowiązki sekretarki w firmie wiążą się z ciągłym kontaktem z ludźmi. Dlatego niezmiernie ważna jest wysoka kultura osobista. O ile często od kobiet na tym stanowisku nie wymaga się ściśle określonego dress code’u, o tyle zawsze sekretarka powinna być uprzejma i pozytywnie nastawiona do innych.

 

Musi liczyć się z możliwością uczestnictwa w trudnych czy konfliktowych sytuacjach. Powinna nawet wtedy być opanowana, asertywnie i z szacunkiem traktować rozmówców, zarówno w komunikacji twarzą w twarz, jak i za pomocą e-maili czy telefonu. Arogancja sekretarki może bowiem bardzo zaszkodzić reputacji firmy.

 

 

Więcej artykułów "Rynek pracy"

Polecane oferty

  • Finance Application Support Analyst - German Speaker

    Aon   Kraków    praca zdalna
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online
    6 godz.
    Day-to-day responsibilities include: Coordinate with end users and assist them with their regular problems/issues, these issues will be managed through Aon’s ticketing system – Service Now. Develop new ideas and present them to the end users and team. Analysing and documenting the issues,...
  • Brygadzista produkcji

    HSV Polska Sp. z o.o.   Łódź, Polesie    praca stacjonarna
    pracownik fizyczny / kierownik/koordynator  umowa o pracę  pełny etat  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    9 godz.
    ZAKRES OBOWIĄZKÓW: Nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesu produkcyjnego zgodnie z procedurami i instrukcjami produkcyjnymi; Dokumentowanie przebiegu produkcji systemie komputerowym; Kontrolowanie pracy i parametrów maszyn; Uruchomienie i zatrzymanie procesu produkcyjnego; Obsługa zleceń...
  • Młodszy Specjalista HR

    Faurecia Gorzów S.A.   Gorzów Wielkopolski    praca stacjonarna
    młodszy specjalista (junior)  umowa o pracę  pełny etat
    9 godz.
    Z nami: Będziesz architektem rozwoju: nauczysz się zarządzać rozwojem kompetencji w przemyśle motoryzacyjnym (na bazie ISO 9001, IATF 16949), rozwiniesz swoje horyzonty organizując, planując lub prowadząc szkolenia. Zaopiekujesz programy employee experience: zadbasz o jakość procesów...
  • Junior Method Engineer

    Faurecia Gorzów S.A.   Gorzów Wielkopolski    praca stacjonarna
    młodszy specjalista (junior)  umowa o pracę  pełny etat
    9 godz.
    With Us, You Will: Learn how to optimize processes to maximize the potential of machinery. Understand how to streamline material flows and optimize internal logistics. Learn how to practically eliminate waste (MUDA) in production and increase the efficiency of material usage. Actively participate in...
  • UK Client Service Delivery Administrator

    Aon   Kraków    praca hybrydowa
    specjalista (mid)  umowa o pracę  pełny etat
    10 godz.
    What the day will look like Administering mailboxes, Document Management System, and responding to queries from stakeholders, and members of the plan withing agreed time. Managing, updating websites and mobile apps & ensuring they work accurately. Supervising and controlling DC-related financial...
  • Specjalista ds. Kadr i Płac

    Vetlab Sp. z o.o.   Katowice, ul. Żeliwna 36    praca stacjonarna
    specjalista mid / senior  umowa o pracę  pełny etat  rekrutacja online  aplikuj szybko  aplikuj bez CV
    12 godz.
    Do Twoich zadań należeć będzie: kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa pracowników, tj.: akta osobowe, umowy zlecenia, ewidencja czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń, nadzorowanie przestrzegania przepisów prawa pracy oraz aktualizowanie dokumentacji kadrowej, weryfikowanie czasu i planów pracy...

Najnowsze artykuły

Urlop uzupełniający – podstawowe informacje

Urlop uzupełniający – podstawowe informacje

Co powiesz na 6 dodatkowych dni urlopu? Mało kto wie, że w pewnych przypadkach pracownikowi przysługuje urlop uzupełniający, którego pracodawca nie może odmówić. Sprawdź, kto i kiedy nabywa prawo do urlopu uzupełniającego, jaki jest jego wymiar oraz co powinno znaleźć się na wniosku o tego typu wolne w pracy.

Trzech Króli – jakie kraje Europy mają wtedy dzień wolny?

Trzech Króli – jakie kraje Europy mają wtedy dzień wolny?

Czy wiecie, co oznacza akronim C☩M☩B, pisany na drzwiach domów z okazji święta Trzech Króli? Okazuje się, że niekoniecznie są to inicjały mędrców ze Wschodu! Kiedy wypada święto w 2025 roku, dla kogo jest to dzień wolny od pracy, a także jaka wiąże się z nim historia? Dziś mamy dla Was garść informacji na temat święta Trzech Króli w Polsce i na świecie.

Szukanie nowej pracy – który miesiąc jest najbardziej odpowiedni?

Szukanie nowej pracy – który miesiąc jest najbardziej odpowiedni?

Czy szukanie pracy pod koniec roku to dobry pomysł? A może lepiej poczekać z wysyłaniem CV do stycznia lub lutego? Rynek pracy cechuje pewna cykliczność, która sprawia, że w niektórych miesiącach pojawia się więcej ofert, a firmy chętniej zwiększają kadrę. Podpowiadamy, kiedy jest najlepszy czas na szukanie pracy, a w jakim okresie możesz mieć nieco więcej trudności ze zdobyciem posady.

Płace w Polsce wkrótce będą jawne. „Nie jesteśmy na to gotowi” – ocenia ekspert rynku pracy Mateusz Żydek

Płace w Polsce wkrótce będą jawne. „Nie jesteśmy na to gotowi” – ocenia ekspert rynku pracy Mateusz Żydek

O zarobkach często nie mówi się nawet bliskim, a zgodnie z prawem UE płace w Polsce mają wkrótce być powszechnie znane. – Nawet pracownicy, którzy są przekonani, że to właściwa droga, nadal bardzo mocno sygnalizują obawę, że jawność wynagrodzeń będzie powodować konflikty – zauważa Mateusz Żydek. Ekspert rynku pracy z Randstad Polska wyjaśnia, jak jawność płac może wyglądać w praktyce.

Dni wolne od pracy w 2025 roku

Dni wolne od pracy w 2025 roku

Pierwszy długi weekend 2025 mamy już w styczniu – warto skorzystać, bo na kolejny poczekamy aż do kwietnia. Stosunkowo korzystnie wypadają i majówka, i Zielone Świątki, a także święto 15 sierpnia, które w przyszłym roku będzie w piątek. Kiedy brać wolne, by wykorzystać jak najmniej własnej puli urlopów? Przedstawiamy nowy Kalendarz dni wolnych od pracy. Sprawdź i zaplanuj urlopy 2025!

Rynek pracy 2025 – jakie zmiany czekają nas w nowym roku?

Rynek pracy 2025 – jakie zmiany czekają nas w nowym roku?

– Praca przyszłości będzie hybrydowa, zdalna lub oparta na projektach, a efektywność będzie mierzona nie tylko wynikami, ale i zdolnością współpracy i adaptacji. Nie oznacza to jednak, że technologia całkiem zdominuje rynek pracy. Przeciwnie, to właśnie ludzka kreatywność i empatia będą wyróżniać pracowników w dobie automatyzacji – przewiduje specjalistka ds. rekrutacji Agnieszka Ciećwierz.