Sekretarka - charakterystyka pracy
Czym właściwie zajmuje się sekretarka? Opis stanowiska należy zacząć od podkreślenia, że jej praca nie polega na parzeniu kawy, uśmiechaniu się i odbieraniu telefonów. Zakres obowiązków sekretarki jest bardzo szeroki i na pewno nie każdy sprawdziłby się w takiej roli. Praca na tym stanowisku wymaga dobrej organizacji i komunikatywności – te kompetencje sekretarki pozwolą sprawnie zarządzać biurem, współpracować z szefem oraz poszczególnymi działami firmy.
Zakres obowiązków sekretarki
Sekretarka to w pewien sposób wizytówka przedsiębiorstwa – rozmawia z kontrahentami i klientami, umawia spotkania, często jest pierwszą osobą kontaktową. Do jej zadań należy także prowadzenie kalendarza przełożonego i rejestru korespondencji wychodzącej oraz przychodzącej, a także dbanie o prawidłowy obieg dokumentów w firmie.
Istotną kwestią jest także współpraca sekretarki z szefem. Pomaga ona przełożonemu w codzinnych obowiązkach i często musi wykazać się umiejętnością skutecznej realizacji kilku zadań jednocześnie. Osoba na tym stanowisku może zostać poproszona także o wykonanie prac związanych z samą działalnością firmy – przygotowanie i wydruki materiałów na spotkania czy sporządzenie raportu. Jeśli zostało to ujęte w umowie, a wykształcenie sekretarki jest odpowiednie, do obowiązków wejdą także redagowanie drobnych ogłoszeń albo treści na firmowe strony internetowe bądź sporządzanie tłumaczeń z lub na język obcy.
W gestii osoby na tym stanowisku leżą także szeroko pojęte prace administracyjne: dbanie o sprawne funkcjonowanie sekretariatu, zamawianie materiałów biurowych i spożywczych, gadżetów reklamowych, plakatów czy ulotek.
Kiedy firma prowadzi rekrutację, do codziennych obowiązków sekretarki dochodzi katalogowanie zgłoszeń, a następnie przekazywanie ich rekruterom, kontakt telefoniczny i umawianie rozmów kwalifikacyjnych oraz przekazywanie kandydatom informacji o wyniku tych rozmów.
Sekretarka - jakie powinna mieć wykształcenie
Najczęściej w ogłoszeniach pracodawcy wymagają wyższego wykształcenia sekretarki. Kierunek studiów zazwyczaj nie jest ściśle określony, a jego zbieżność z profilem działalności przedsiębiorstwa stanowi dodatkowy atut. Rekruterzy doceniają także, jeśli kandydatka ma wiedzę z danej branży.
Do wykonywania podstawowych obowiązków sekretarki często wystarczy średnie wykształcenie, które w połączeniu ze znajomością języka obcego stanowi dobry punkt wyjścia. Osoby chcące umocnić swoją pozycję na rynku pracy mogą także skorzystać z licznych kursów dla sekretarek, online bądź stacjonarnych, gdzie można poznać zagadnienia z dziedziny administracji, zarządzania, księgowości czy prawa pracy.
Sekretarka wymagania
W codziennej pracy sekretarki bardzo przydatna i bezwzględnie oczekiwana przez rekrutujących jest dobra znajomość języka angielskiego, zarówno w mowie, jak i piśmie. Obsługę komputera i znajomość narzędzi pakietu Ms Office również można zaliczyć do podstawowych umiejętności. Zakres czynności sekretarki wymaga ponadto praktycznej wiedzy z zakresu obsługi wszelkich biurowych urządzeń. Jak wysłać faks, co zrobić, jeśli zatnie się papier w drukarce, czy jak wymienić toner z tuszem – sekretarka powinna bez zająknięcia odpowiedzieć na te pytania.
Jak w każdym innym zawodzie, mile widziane jest doświadczenie w pracy – dzięki niemu skraca się czas wdrażania nowej osoby w jej obowiązki. Dobrze także, jeśli kwalifikacje sekretarki obejmują podstawową wiedzę z administracji czy ekonomii – jednak nie jest to bezwzględnie weryfikowane podczas rekrutacji.
Jakie cechy powinna mieć sekretarka
Jeśli chodzi o cechy sekretarki, najważniejsze będzie zorganizowanie. Prowadzenie kalendarza i umawianie spotkań wymaga sporych zdolności logistycznych. Obowiązki sekretarki w firmie wiążą się z ciągłym kontaktem z ludźmi. Dlatego niezmiernie ważna jest wysoka kultura osobista. O ile często od kobiet na tym stanowisku nie wymaga się ściśle określonego dress code’u, o tyle zawsze sekretarka powinna być uprzejma i pozytywnie nastawiona do innych.
Musi liczyć się z możliwością uczestnictwa w trudnych czy konfliktowych sytuacjach. Powinna nawet wtedy być opanowana, asertywnie i z szacunkiem traktować rozmówców, zarówno w komunikacji twarzą w twarz, jak i za pomocą e-maili czy telefonu. Arogancja sekretarki może bowiem bardzo zaszkodzić reputacji firmy.
