Jak walczyć z rutyną w pracy?

Dzień chodzenia do pracy inną drogą, który przypada na 9 lipca, to nietypowe święto, którego celebrowanie może okazać się lekarstwem na rutynę. Wykonując przez dłuższy czas, każdego dnia, te same czynności, automatyzujemy nasze działania, hamując kreatywność i uczenie się. A jednak rutyna w pracy ma zarówno swoje dobre, jak i złe strony. – Rutyna w pracy uważana jest za wroga satysfakcji zawodowej, tymczasem gdybyśmy nie mogli zautomatyzować wybranych działań, nie byłoby możliwe rozwijanie naszych umiejętności i wchodzenie na wyższy stopień specjalizacji – twierdzi Agnieszka Rapak, certyfikowany Life i Job Coach, Konsultant Odporności Psychicznej. 

Rutyna – co to?

Utożsamiana jest z nudą, automatyzacją, czymś powtarzalnym i przewidywalnym. Nierzadko jest naszą codziennością. Pojawia się w domu i w pracy. Oto ona – rutyna. Co to jest i jak możemy ją scharakteryzować? 

Rutyna jest niczym innym jak czynnością (czy zestawem czynności), którą wykonujemy regularnie. Jest to czynność powtarzalna, wykonywana automatycznie, bez zastanowienia. Według wielu jest ona podstawą do budowania i utrzymywania pozytywnych nawyków, a więc tych nawyków, które mogą ułatwić i uprzyjemnić nam życie codzienne czy zagwarantować sukces zawodowy. Z drugiej strony często mówi się, że rutyna może pogarszać samopoczucie i prowadzić do zawodowego wypalenia.

Wszyscy – bardziej lub mniej świadomie – rozpoczynamy każdy dzień właśnie od niej. Wstajemy o konkretnej godzinie, wykonujemy czynności toaletowe, jemy śniadanie czy pijemy kawę, wychodzimy z domu. U bardzo wielu ludzi czynności te wykonywane są codziennie w niemal identyczny sposób, zgodnie z tym samym schematem. Wielokrotnie powtarzane, rutynowe czynności stają się wykonywanymi bez zastanowienia nawykami. To bardzo korzystne – nie musimy tracić energii na planowanie kolejnego kroku, gdyż już wypracowaliśmy optymalne w danych okolicznościach sposoby działania. Wobec tego rutyna – choć często postrzegana jako nasz wróg – nie zawsze jest zła.

A na czym polega rutyna w pracy? Kiedy się pojawia i jakie ma znaczenie? 

Rutyna w pracy – kiedy się pojawia?

Każdego dnia o tej samej porze i tą samą drogą – podążamy w kierunku pracy. Po przyjściu do biura robimy sobie kawę, siadamy przy komputerze i odpisujemy na poranne maile. Wdrażamy w życie ustalone zasady planowania i organizacji pracy. Poniedziałek, wtorek, środa i tak do końca tygodnia… Każdy dzień wygląda niemal tak samo. Powtarzamy codzienne czynności, wykonujemy powtarzalne zadania, do których nie musimy zbytnio się przykładać. Robimy je automatycznie, nie przywiązując do nich większej wagi. Dokładnie wiemy, co i jak mamy robić. Wydaje się więc, że to duże ułatwienie w codziennej pracy. Tymczasem rutyna bardzo często postrzegana jest jako synonim nudy. Uważa się, że zabija ona kreatywność i rozwój. Rozleniwia nas i demotywuje. Jednak czy zawsze jest naszym wrogiem?

– Rutyna sprawia, że czujemy się bezpiecznie, mamy pewne ramy działania i nie musimy ponosić nadmiernych kosztów uwagi. Ludzie różnią się poziomem potrzeby rutyny – niektórzy jej nie cierpią i uwielbiają, gdy coś się spontanicznie dzieje, inni na samą wzmiankę o zmianie stresują się lub złoszczą. W różnych okresach życia, ta potrzeba może ulec zmianie. Przykładowo ktoś, kto nie cierpiał rutyny w pracy, kiedy został rodzicem, potrzebuje jej więcej niż wcześniej – tłumaczy psycholog Joanna Marszalska. 

Podobnego zdania jest Agnieszka Rapak, certyfikowany Life i Job Coach, Konsultant Odporności Psychicznej.

– Rutyna w pracy uważana jest za wroga satysfakcji zawodowej, tymczasem gdybyśmy nie mogli zautomatyzować wybranych działań nie byłoby możliwe rozwijanie naszych umiejętności i wchodzenie na wyższy stopień specjalizacji – zauważa Agnieszka Rapak – Kiedy bowiem wykonujemy nasze obowiązki, korzystając z wypracowanej automatyzacji, oszczędzamy mnóstwo energii i niejako zwalniamy pamięć operacyjną naszego mózgu na nowe wyzwania. Dzięki temu możemy doskonalić i wzbogacać nasz podstawowy ekwipunek umiejętności o nowe jakości – dodaje coach zawodowy. 

Zdaniem Agnieszki Rapak w niektórych sytuacjach rutyna w pracy może okazać się niemal wybawcą. 

– Wypracowanie rutyny w naszych codziennych obowiązkach pomaga nam lepiej wykonywać je w sytuacjach presji lub zagrożenia, kiedy nasze zasoby zżerane są przez stres. Nie ma wtedy czasu na dedukowanie, jak coś zrobić, musimy po prostu zadziałać. Można to porównać do jazdy samochodem. Wprawny kierowca nie zastanawia się, kiedy włączyć, jaki bieg albo ile centymetrów przekręcić kierownicę, ma to już zautomatyzowane. Dzięki temu w niebezpiecznej sytuacji reaguje błyskawicznie, co bardzo często pozwala uniknąć groźnych wypadków – mówi Agnieszka Rapak. 

Rutyna – jak z nią walczyć w miejscu pracy?

Rutyna bywa więc bardzo pożyteczna. Jednak jej nadmiar i tzw. monotonia pracy uważana jest nie bez powodu za czynnik uciążliwy. Jeśli na danym stanowisku wykonywane są jedynie rutynowe obowiązki, każdego dnia bardzo podobne, a charakter pracy nie wspiera jakiegokolwiek rozwoju umiejętności, dla wielu osób na dłuższą metę będzie to nudne czy przytłaczające (np. z powodu braku wyzwań i perspektyw rozwoju zawodowego).

– Czasem w nadmiernej rutynie pojawia się znużenie, nuda i brak motywacji do działań i pracy. Można próbować wdrażać zmiany w samej pracy – np. zamienić kolejność zadań, dni, w jakie je wykonujemy. Poszukać innego projektu, w który chcę się zaangażować, porozmawiać o mojej potrzebie zmiany z managerem – radzi psycholog Joanna Marszalska. 

Jeśli czujemy się znużeni rutyną w pracy, warto przyjrzeć się naszemu harmonogramowi dnia, by zweryfikować, jakie zmiany możemy wprowadzić, by zapobiec wypaleniu zawodowemu i całkowitej utracie chęci do działania.

– To prawda, że zbyt duża ilość rutyny może nas wypalać, pozbawiać energii i motywacji. Warto zatem zadbać o zbalansowanie czynności, które codziennie wykonujemy, tak by wprowadzać do nich powiew świeżości – mówi coach Agnieszka Rapak. Ekspertka podaje listę zaleceń, które mogą nam pomóc w walce z rutyną.

– Pracuję z osobami, które skarżą się na wypalenie zawodowe, a które jako powód spadku energii i motywacji podają właśnie popadnięcie w rutynę. Podczas naszej pracy często udaje się znaleźć pozytywne rozwiązanie sytuacji i całkowity powrót do dobrej formy psychicznej, a nawet odnalezienie nowych pokładów energii i sił twórczych. Z doświadczenia powiem, że najczęściej nie jest konieczna zmiana pracy, a jedynie „poukładanie” w sobie na nowo pewnych treści i odbudowa wiary w siebie. Często okazuje się wtedy, że zaczynamy dostrzegać wszystko z innej perspektywy i mamy przed sobą cały wachlarz możliwości. Bardzo często budzi to w nas prawdziwy apetyt na życie – dodaje Agnieszka Rapak. 

Jak pokonać rutynę – zmiany w życiu osobistym

Zdarza się jednak, że w miejscu pracy napotykamy opór i nie mamy wielkiego pola do zmodyfikowania sposobu wykonywania czynności, zakresu obowiązków lub wprowadzenia innych zmian. Psycholog Joanna Marszalska wyjaśnia, że nawet w tym wypadku jest coś, co możemy zrobić, żeby zminimalizować negatywne skutki rutyny.

– Jeśli w samej pracy nie ma możliwości zmian, a nie jest to akurat dobry moment w naszym życiu na zmianę miejsca pracy / przebranżowienie się, to wprowadzenie drobnych zmian w codziennej rutynie może być bardzo odświeżające i podwyższy motywację do działań – twierdzi Joanna Marszalska. Warto zacząć od naprawdę drobnych rzeczy, na które być może nawet nie zwracaliśmy uwagi. 

Zastanówmy się, jak się czujemy, wykonując czynności inaczej niż zwykle. Czujemy dyskomfort, ciekawość, niepokój, jesteśmy rozbawieni, zaintrygowani? 

Rutyna w pracy – czy hamuje rozwój zawodowy?

Po pewnym czasie po prostu przestajemy się starać, bo wykonywanie tych samych zadań przychodzi nam z dużą łatwością. Na końcu tej drogi stoi zahamowanie rozwoju i zastopowanie kariery. To wszystko sprawia, że stajemy się mniej uważni i wyczuleni. Z dużo większym prawdopodobieństwem możemy również popełnić błąd w pracy. Rutyna w pracy może sprawić, że ograniczamy się jedynie do wykonywania swoich obowiązków, nie czujemy potrzeby wychodzenia poza utarte ramy i szukania nowych rozwiązań. Nie interesują nas nowości w branży, nie mamy potrzeby poszerzania swoich kompetencji. Nie czujemy żadnej potrzeby rozwoju, bo to co robimy, robimy najlepiej. Dlaczego? Bo każdego dnia robimy to samo, więc doszliśmy w swoim fachu do perfekcji – lub tak nam się wydaje. Właśnie dlatego, po przekroczeniu pewnego magicznego momentu, rutyna w pracy staje się największym wrogiem naszej kreatywności i ciekawości, a w efekcie hamuje nasz rozwój i karierę zawodową. 

Rutyna w pracy – skutki

Rutyna w pracy uważana jest za jedną z najczęstszych przyczyn stojących za wypaleniem zawodowym. Jest to problem, który może dotknąć ludzi w każdym wieku, na każdym stanowisku, w każdej branży, niezależnie od doświadczenia w zawodzie. 

Jednak rutyna nie zawsze więc jest zła. Umiejętność automatycznego wykonywania pewnych zadań, wyspecjalizowania się w swoim fachu, może mieć swoje plusy. Często pozwala to na uwolnienie głowy od nadmiernego stresu i poczucie, że wszystko to, co robimy, robimy świetnie. Jesteśmy w tym doskonali, bo mamy w tym doświadczenie. 

Podsumowując, nadmierna rutyna z jednej strony prowadzi do spadku kreatywności i zniechęcenia, z drugiej jednak – daje poczucie stabilności i bezpieczeństwo wynikające z przewidywalności. To, czy stanowi problem w miejscu pracy, jest sprawą bardzo indywidualną. Warto zastanowić się nad własnym miejscem pracy, wachlarzem obowiązków i ocenić, czy rutynowe czynności hamują nasz rozwój i powodują znużenie, a jeśli tak, to co możemy zrobić, żeby zwalczyć rutynę. Może na początek warto wybrać się do pracy inną drogą?

Anna Rychlewicz

Absolwentka dziennikarstwa i zarządzania mediami. Na świat patrzy przez pryzmat tego, jakimi słowami może go opisać. Słowa są także nieodłącznym elementem jej drogi zawodowej. Zajmuje się copywritingiem, redakcją oraz korektą tekstów. O rynku pracy, ubezpieczeniach, wnętrzach, podróżach, zdrowiu i modzie. Porusza tematykę społeczną oraz kryminalną. Pasjonują ją rozmowy z ludźmi. W czasie wolnym poszerza horyzonty i eksploruje otoczenie, prowadząc blog „Brzmi Znajomo”.