Na nic nie starcza ci czasu, a lista zadań do wykonania nie ma końca? Jesteś ciągle spóźniony, zabiegany, a wszechogarniający chaos zaczyna być nie do zniesienia? Sprawdź, jakie nawyki pomogą ci zapanować nad twoją pracą.
Ustalenie priorytetowych zadań
Nie bez przyczyny mówi się, że przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka. Wiele czynności wykonujemy automatycznie, szukając najszybszych, najprostszych rozwiązań. Po części ułatwia to życie, jednak w dłuższej perspektywie potrafi zupełnie zdezorganizować działania. Jednym z obszarów, w których wprowadzenie dobrych nawyków znacząco podniesie wydajność i komfort naszej pracy, jest organizacja obowiązków. Jeśli nie planujemy kolejności zadań, nie mamy nad nimi kontroli, podejmujemy się wielu różnych projektów, a ich finalizacja jest problematyczna, warto wprowadzić którąś z metod zarządzania czasem.
Wybór jest szeroki, m.in.:
- Matryca Eisenhowera pomoże nadać zadaniom priorytet z uwzględnieniem ich ważności i pilności,
- Technika Pomodoro pozwoli podzielić czas na pracę i odpoczynek, uzyskać pełne skupienie dzięki unikaniu rozpraszaczy,
- japoński Kanban sprawdzi się w planowaniu złożonych zadań zespołowych,
- popularna Lista To-Do, z której można skreślać wykonane zadania.
Oczywiście techniki zarządzania czasem to znacznie obszerniejszy zbiór. W każdej z nich nadanie zadaniom priorytetów, kontrola nad zrealizowanymi czynnościami i tym, co pozostało do wykonania, należą do kwestii kluczowych.
Usunięcie rozpraszaczy z biurka
Nawet osoby, które w codziennej pracy nie obsługują klientów czy kontrahentów, powinny dbać o porządek na biurku. Niektórzy uważają, że chaos jest twórczy, ale dla większości oznacza on rozpraszanie uwagi. Jak się bowiem skupić na zadaniu, jeśli pod ręką mamy telefon komórkowy, który co kilka minut powiadamia nas o nowym wątku w rozmowie na komunikatorze?
Jakie nawyki podniosą naszą wydajność? Odłóżmy smartfon, wyciszmy media społecznościowe, tak by nie odwracały uwagi od obowiązków i aby rozmawiać przez telefon tylko wtedy, kiedy naprawdę wymaga tego sytuacja. Jeśli nasza praca nie wiąże się z ciągłym kontaktem np. mailowym, warto też rozważyć wyłączenie powiadomień o nadchodzących wiadomościach i sprawdzać skrzynkę np. co godzinę.
Porządek w dokumentach
Porządek na biurku znacznie przyspiesza pracę. Posegregowanie druków, oznaczenie ich i poukładanie w taki sposób, by w przyszłości łatwo było je znaleźć, szybko przyniosą profity. Co więcej, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów w bezpieczny sposób jest też obowiązkiem każdego pracownika. Na biurku powinny znajdować się tylko te umowy z klientami czy inne dokumenty, z których aktualnie się korzysta.
Prawidłowa postawa przy komputerze
Ergonomia w pracy jest niezwykle ważna, by działać efektywnie, a przy tym nie eksploatować nadmiernie zdrowia. Przyjęcie poprawnej pozycji przy komputerze umożliwiają meble – krzesło i biurko z regulowaną wysokością. Jednak nawet jeśli pracodawca wyposażył biuro w ergonomiczny sprzęt, to, jak z niego korzystamy, zależy od wyrobienia dobrych nawyków.
Podstawowym, powszechnym błędem są plecy okrągłe, garbienie się. Po pewnym czasie skutkuje to bólami głowy i kręgosłupa. Długotrwałe siedzenie przed komputerem może też zaburzać perystaltykę jelit i powodować problemy z układem trawiennym. Warto po pierwsze zadbać o prawidłową postawę przy biurku i po drugie pamiętać o robieniu przerw po każdej godzinie pracy. Niech będą one przeznaczone na krótki spacer i rozprostowanie nóg. Dajmy też szansę odpocząć naszym oczom i nie wpatrujmy się w ekran telefonu.
Punktualność na spotkaniach biznesowych
Piąty, ostatni, ale równie ważny co pozostałe, nawyk to punktualność – jedna z podstawowych zasad dobrego wychowania. Pokazuje, że jesteśmy obowiązkowi, dobrze zorganizowani. Wyraża szacunek do współuczestników spotkania i ich czasu. Umiejętność wyeliminowania spóźnień daje też poczucie satysfakcji. To zatem korzyści w wielu aspektach.
