Regularne podsumowywanie czasu spędzonego w pracy ma wiele zalet. Pozwala lepiej organizować czas pracy, kontrolować wykonywane zadania. Można wykonywać raporty obejmujące dłuższy czas, np. miesięczne, ale też bardzo przydatny jest raport dzienny. W poniższym artykule zajmiemy się tygodniowym raportem z wykonanej pracy. Kto powinien je tworzyć?
Tygodniowy raport z wykonanej pracy i zadań
Raport tygodniowy przygotowywany jest w różnych okolicznościach. Może być przeznaczony dla przełożonego, by ten mógł zaobserwować postęp prac, lub do indywidualnego wykorzystania przez pracownika.
Z reguły takie raporty nie polegają na spisywaniu efektów pracy z całego tygodnia dopiero w piątek przed 16:00. Chodzi o codzienne uzupełnianie arkuszy (np. raportowanie w Excelu, Wordzie albo w innym programie), by na końcu mieć gotowy zbiór wykonanych zadań. Badanie ich co tydzień da ogląd na to, jak w dłuższej perspektywie można zaplanować działania w firmie. Wiedząc, ile zadań w tygodniu pracownik jest w stanie wykonać, we właściwy sposób dopasuje inne, zależne od tego procesy. Raport daje także cenną informację, ile czasu zajmują konkretne obowiązki.
To także ważny czynnik pozwalający zorganizować sobie czas pracy i istotny element motywacyjny. Gdy czarno na białym widzimy, jak w ciągu kilku kolejnych dni kończymy poszczególne projekty, z większym zapałem przystąpimy do zadań w tygodniu następnym.
Raportowanie czasu pracy
W zależności od rodzaju wykonywanej pracy powinno dobierać się częstotliwość raportowania. Codzienne podsumowania są dobre w przypadku, kiedy pracownik w ciągu standardowych ośmiu godzin wykonuje regularne, powtarzające się czynności. Spisując je na koniec zmiany pracownik ma pewność, że nic mu nie umknie.
Podsumowanie tygodniowe będzie dobrym rozwiązaniem dla osób, które codziennie robią coś innego. W takim raporcie może występować podział np. od poniedziałku do piątku, uzupełniany na bieżąco. Jednak dopiero w perspektywie tygodnia podsumowanie będzie miało sens – zliczy się odbyte spotkania, umówione kolejne, rozmowy z nowym pracownikiem, przeprowadzone rekrutacje itd.
Z kolei podsumowanie pracy wykonywane co miesiąc jest dobre, jeżeli projekty trwają kilka dni lub tygodni.
Tygodniowy raport pracy handlowca
Raportowanie tygodnia pracy różni się ze względu na rodzaj wykonywanego zawodu. Jednym z bardziej specyficznych jest raportowanie wyników sprzedaży. W specjalnie do tego przeznaczonej bazie danych zbiera się wiele różnych cennych informacji. Mogą to być dane o liczbie zawartych umów, nowych klientów, którzy postanowili skorzystać z usług danej firmy, a także raporty kwotowe – z tego, jakie zyski dany pracownik przyniósł firmie.
Jednak bardzo często tygodniowy raport pracy handlowca jest uzupełnieniem raportu dziennego. Czasem w ciągu jednego dnia liczba wykonanych rozmów jest tak duża, że w celu uniknięcia chaosu informacyjnego aktualizacje wprowadza się kilkukrotnie w ciągu ośmiu godzin.
Raport tygodniowy: wzór
Wzór raportu powinien być dopasowany do charakteru wykonywanych obowiązków. Często w przedsiębiorstwach, które wymagają takiego systemu rozliczeniowego, działają już wewnętrzne programy. Należy je wypełniać wg przedstawionego wzoru. Nie jest to skomplikowane. Wystarczy wpisywać dane we właściwe miejsca i zapisywać zmiany.
Jeśli ktoś chce tworzyć samodzielnie raporty, może skorzystać z dostępnych kalendarzy. Są one w bardzo wygodny sposób podzielone na dni, z miejscem na czynności wykonywane w poszczególnych godzinach. To rozwiązanie dla miłośników egzemplarzy papierowych. Wzór takiego raportu równie dobrze można stworzyć za pomocą popularnych programów biurowych. Dopasowanie tabel do konkretnych obowiązków, wyznaczenie niestandardowych rubryk, pozwoli na szybsze i wygodniejsze umieszczanie notatek.
