Jesteśmy przyzwyczajeni, że doskonale znamy biuro, zajmujemy w nim zawsze to samo miejsce. Każdy pracownik ma własne stanowisko, na którym często zostawia osobiste rzeczy, jak kubek, zdjęcie z wakacji czy ulubione figurki. To pozwala stworzyć sobie namiastkę prywatności nawet w open spasie. A co, gdyby okazało się, że codziennie pracujemy w innym miejscu, wśród innych ludzi? Na tym właśnie polega hot desking. Zgodnie z tą koncepcją przestrzeń biurowa może zostać ograniczona. W jaki sposób?
Czym jest hot desking?
Hot desking zakłada takie zorganizowanie przestrzeni, żeby stanowiska były dopasowane do różnorodnych zadań i stylu pracy. W firmie powinno się zatem znaleźć miejsce na salkę konferencyjną, biurka bez komputerów (np. dla pracowników, którzy przynoszą laptopy) i w razie potrzeby wyposażone w komputery i inny sprzęt. Każde stanowisko pracy użytkują codziennie inne osoby z danego działu, a nawet całej firmy. Można zatem w jednym tygodniu pracować w różnych miejscach, w zależności od własnych potrzeb oraz od dostępności biurek.
Hot desking – wady i zalety
Hot desking sprawdzi się między innymi w firmach, wykorzystujących nowe technologie i preferujących elastyczne formy zatrudnienia. Każde stanowisko pracy przy komputerze kosztuje, a jeśli pracownicy mogą wykonywać część swoich obowiązków z domu albo mają wybór, w jakich godzinach przychodzić do firmy, zdarza się, że kilka biurek pozostaje pustych przez cały dzień. Mniejsza liczba stanowisk pozwala więc na ograniczenie kosztów i optymalne wykorzystanie przestrzeni. T duże zalety hot deskingu, ale nie jedyne. Współdzielone stanowisko pracy w biurze daje możliwość do poznania większej liczby osób z różnych działów i na różnych stanowiskach. To sprzyja wymianie spostrzeżeń i pomysłów oraz pozwala poznawać więcej współpracowników.
Miejsce pracy zorganizowane zgodnie z tymi założeniami nie sprawdzi się jednak wszędzie. Trudno wyobrazić sobie dobrze funkcjonujący hot desking w kancelarii prawnej, w biurze księgowym albo w jakiejkolwiek firmie, gdzie pracuje się od 8:00 do 16:00 i każdy ma podobny zakres zadań realizowanych jedynie stacjonarnie. Jeśli obowiązki pracowników wymagają sporządzania papierowej dokumentacji, spotkań z klientami albo pracy w ściśle określonych godzinach, lepiej jeśli każdy ma swoje biurko.
W opozycji do argumentu dotyczącego zacieśniania relacji, większej kreatywności i innowacyjności stoi brak poczucia stabilizacji. Pracownik biurowy, który nie ma swojego miejsca może czuć się zagubiony i przytłoczony zmiennym otoczeniem. Nie zawsze hot desking oznacza też usprawnienie pracy – z jednej strony nieposiadanie stałego stanowiska niejako wymusza ograniczenie liczby papierowych dokumentów, lepszą organizację własnych zadań, a z drugiej może być niepraktyczne i powodować problemy z komunikacją między pracownikami.
