Przez lata przyzwyczailiśmy się do tego, że aby wziąć wolne, wniosek o urlop należy przedłożyć do podpisania przełożonemu i jeśli się zgodzi, zanieść dokument do kadr. Niektóre firmy zrezygnowały z tej tradycji i gromadzenia papierowych druków na rzecz systemu, który całą procedurę związaną z dniami wolnymi upraszcza i przyspiesza. Czym są elektroniczne wnioski urlopowe, w jakim celu się je wprowadza i jak je wypełniać?
Czym są elektroniczne wnioski urlopowe?
Elektroniczny wniosek urlopowy to po prostu zamiennik papierowej wersji, który działa w ramach obowiązującego w firmie systemu (tzw. e-urlop). Takie rozwiązanie znacznie ułatwia zarządzanie dniami wolnymi. W systemie tworzy się plan urlopów pracowniczych, a upoważnione osoby mogą w każdej chwili zweryfikować zestawienie urlopów w poszczególnych działach czy sprawdzić dostępność pracowników.
Warto dodać, że do końca 2018 roku pracodawca był zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy i w ogóle akt pracowniczych w papierowej formie, a okres ich przechowywania wynosił 50 lat. Elektroniczne dokumenty pełniły jedynie funkcje pomocnicze. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przyniosła pracodawcom spore ułatwienia w tym zakresie. Od stycznia 2019 roku mogą oni wybierać formę, w jakiej będą prowadzić akta – tradycyjną albo elektroniczną. Skrócił się także czas ich przechowywania – do 10 lat od momentu wygaśnięcia / rozwiązania umowy o pracę z danym pracownikiem.
Jak je poprawnie wypełnić?
Pracodawcy mogą wybierać spośród wielu mniej lub bardziej zaawansowanych aplikacji ułatwiających zarządzanie zasobami ludzkimi. Jeśli w firmie obowiązują elektroniczne wnioski urlopowe, najczęściej są jedną z funkcji programu, w którym powstają też miesięczna i roczna tabela urlopów czy lista urlopowa poszczególnych pracowników.
Dzięki takiemu systemowi osoba chcąca wziąć wolne dni, nie musi się martwić, że niepoprawnie wypełni wniosek. Loguje się do swojego konta, zaznacza, jaki planuje wziąć urlop (wypoczynkowy, okolicznościowy, na żądanie, w celu opieki nad dzieckiem, dzień wolny za święto przypadające w sobotę itd.) i czeka na akceptację prośby przez przełożonego. Najczęściej o decyzji zostaje automatycznie powiadomiona w aplikacji oraz e-mailem.
Elektroniczne wnioski urlopowe – zalety
Elektroniczne wnioski urlopowe to wygodne narzędzie, zarówno dla pracodawcy jak i pracownika. Przede wszystkim usprawnia się obieg dokumentów w firmie. Korzystając z systemu, można w każdej chwili wyedytować wniosek. Pracownik ma także dostęp do historii swoich dni wolnych – aby sprawdzić, czy wyczerpał pulę urlopu na dany rok nie musi kontaktować się z osobą z działu HR – wystarczy otworzyć aplikację.
