Przepastne tomy akt piętrzące się w archiwum, nieotwierane od lat teczki, zakurzone książki, do których trudno dotrzeć w zakamarkach bibliotek… Niektóre zbiory, mimo że mają dla odbiorców dużą wartość, wciąż są trudno dostępne ze względu na swoją analogową formę. Digitalizacja danych ułatwia korzystanie z takich zasobów i pełni szereg innych funkcji. Co dokładnie oznacza?
Na czym polega digitalizacja?
Kiedy firma czy instytucja zaczyna wdrażać proces digitalizacji, archiwista ma ręce pełne roboty, jednak w nieco innym niż dotychczas zakresie obowiązków. Digitalizacja to przekształcanie treści analogowej i nadawanie jej cyfrowej formy, by była dostępna za pośrednictwem internetu, na urządzeniach elektronicznych.
By materiały po nadaniu im cyfrowej formy stanowiły łatwo dostępne zasoby, powinny być należycie opisane i skatalogowane. Digitalizacja zasobów kultury – fotografii, ikonografii, filmów, obrazów i nagrań dźwiękowych – ale też dokumentów czy akt osobowych wymaga dużej skrupulatności i staranności. Skanowanie, retusz i przygotowanie materiałów do digitalizacji, opracowywanie ich przed publikacją w cyfrowej wersji, kontrola jakości na każdym etapie, katalogowanie i archiwizacja to ważne elementy procesu. Przy odwzorowywaniu dokumentów trzeba też dbać o parametry techniczne, odpowiednią rozdzielczość, format zapisu i wiele innych.
Digitalizacja: zastosowanie
Specjalista ds. digitalizacji ma więc szeroki wybór, jeśli chodzi o miejsca pracy i związane z nimi obowiązki. Gdzie zastosowanie znajduje przenoszenie materiałów do cyfrowej przestrzeni?
Digitalizacja zbiorów bibliotecznych – digitalizacja czasopism, książek pozwala udostępniać czytelnikom tę część zasobów, do której w analogowej wersji mieliby znacznie utrudniony dostęp.
Digitalizacja zbiorów muzealnych otwiera nowe możliwości analizowania ich historii, właściwości, a jednocześnie nie wiąże się z większą eksploatacją oryginału.
Digitalizacja biznesu oznacza zmianę funkcjonowania przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach. To włącznie technologii cyfrowych i procesów informatycznych w dotychczasowe działanie. Digitalizacja firmy pozwala usprawnić poszczególne działania, ułatwić komunikację, skoordynować pracę i skrócić procesy decyzyjne. Automatyzacja części zadań odciąża pracowników, pozwala poprawić obsługę klienta.
Digitalizacja a cyfryzacja – czy to to samo?
Czy digitalizacja archiwum i cyfryzacja w administracji publicznej oznaczają w tych miejscach identyczne procesy? Chociaż te pojęcia dotyczą jednego obszaru i często są traktowane jak synonimy, można wskazać między nimi różnice. Prostą drogą jest porównanie definicji z Internetowego Słownika Języka Polskiego PWN:
• digitalizacja (dygitalizacja) – nadawanie postaci cyfrowej danym pisanym i drukowanym, zawartym na nośnikach magnetycznych lub innych,
• cyfryzacja – pierwsze znaczenie w słowniku przenosi do digitalizacji, ale w drugim cyfryzacja oznacza rozpowszechnianie i popularyzowanie techniki cyfrowej oraz wprowadzanie na szeroką skalę infrastruktury elektronicznej.
