Jak napisać list motywacyjny w XXI wieku i nie popełniać klasycznych błędów? Wskazówki wraz ze wzorami poszczególnych części listów motywacyjnych.
Przez wiele lat w listach motywacyjnych używało się wielu urzędowo brzmiących wyrażeń, które miały przekonywać o profesjonalizmie piszącego. Były one pokłosiem obowiązujących w PRL podań do pracy, w ramach których „uprzejmie prosiło się o przyjęcie do zakładu pracy”.
Obecnie czasy się zmieniły. Firm nie prosi się już o zatrudnienie, a osoba czytająca list motywacyjny chce odnaleźć w nim realne powody dla których kandydat chce dostać pracę i uważa, że będzie w niej świetny. List motywacyjny ma wyjaśniać powody kandydowania i jednocześnie być reklamą osoby, która go napisała. Ma dostarczać dodatkowych informacji, których w CV nie udało się zawrzeć.
Struktura listu motywacyjnego
Przy tworzeniu listu motywacyjnego bardzo ważne jest, by zachować odpowiednia strukturę – to w końcu formalny dokument. List motywacyjny powinien składać się z:
1. Elementów formalnych (dane adresata, data)
2. Nagłówka – skierowanego do firmy, do której wysyłamy List Motywacyjny
3. Wstępu
4. Rozwinięcia
5. Zakończenia
List motywacyjny – jak zacząć?
Wstęp listu motywacyjnego powinien być w miarę krótki (maksymalnie 2-3 zdania) i odnosić się do oferty pracy. Musi być bardziej standardowy (klasyczny i formalny) kiedy aplikujemy na stanowisko w instytucji publicznej bądź firmie, w której standardem są raczej sztywne zasady kultury organizacji (np. bank). Może być bardziej kreatywny i w niestandardowy sposób zachęcać czytelnika do zapoznania się z jego treścią.
List motywacyjny – wzór początku
Przesyłam aplikację na stanowisko XXXX o numerze referencyjnym XXXX. Wierzę, że praca w Państwa firmie XXXX to dokładnie to, czego szukam.
Jestem bardzo mocno zainteresowany Państwa ofertą pracy na stanowisku XXXX. Proszę o zapoznanie się z niniejszym listem motywacyjnym, w którym mam nadzieję przekonać Państwa do tego, że jestem odpowiednim kandydatem na to stanowisko.
35 lat czekałem na tę ofertę pracy! Stanowisko XXXX jest dla mnie stworzone. Dlaczego? Zapraszam do dalszej lektury. Postaram się przekonać Państwa, że warto się ze mną spotkać bezpośrednio.
Frazy i sformułowania, których już się nie używa
W związku z poszukiwaniem przez Państwa pracownika na stanowisko XXXX przesyłam swoją aplikację – to zdanie zdecydowanie usuń. Każdy rekruter przeczytał ją już jakieś 15.000 razy.
W związku z ogłoszeniem zamieszczony w serwisie pracy XXXX przesyłam CV oraz list motywacyjny – obecnie większość firm posiada specjalne formularze rekrutacyjne śledzące źródło kandydatury. Nie musisz już pisać, gdzie znalazłeś ofertę pracy (zwłaszcza, że często pojawiają się tu błędne oznaczenia).
Uprzejmie proszę o przyjęcie mnie do pracy w Państwa firmie. Swoją prośbę motywuję(…) List motywacyjny ma otwierać dialog. Nie jest podaniem o pracę ani petycją.
List motywacyjny - rozwinięcie
Tu jest miejsce na wszystkie te informacje, które nie znalazły się w Twoim CV bezpośrednio, a mogą być ważne w kontekście stanowiska. Warto też podkreślić, co tak naprawdę wydaje ci się w pracy na tym stanowisku lub dla tej firmy interesujące.
Wielu kandydatów ma problem z napisaniem tej części tak, by nie powtarzać wiadomości z CV. Warto zatem przed napisaniem rozwinięcia przeczytać jeszcze raz ogłoszenie i zastanowić się, z jakiego powodu z pierwszym odruchu uznaliśmy, że ta oferta będzie odpowiednia i po prostu ubrać to w słowa.
Przykładowo jeśli pomyślałeś „O! Spełniam prawie wszystkie kryteria i to ogłoszenie fajnie brzmi. Mają też dodatki, które lubię”, to możesz napisać, że po przeczytaniu ogłoszenia odniosłeś wrażenie, że firma jest sympatyczna i będzie to miejsce, w którym będziesz się dobrze czuć. A dodatkowo odpowiada Ci oferowany pakiet benefitów.
Warto być w miarę możliwości szczerym. Rekruter prędzej uwierzy w zdanie „szukam pracy w sklepie, a Państwa placówka jest zaś zaledwie dwa przystanki od mojego domu, co pozwoli mi na krótsze dojazdy i więcej czasu poza pracą dla bliskich”. Niż w „zawsze marzyłem o tym, by pracować właśnie dla Państwa dynamicznie rozwijającej się sieci handlowej”.
List motywacyjny - wzór rozwinięcia
Rozwinięcie warto podzielić na 2-3 akapity. W pierwszym warto odnieść się do wymagań ogłoszenia – zakresu zadań i tego, jak w ich kontekście wyglądają Twoje kompetencje.
Oczekują Państwo biegłej znajomości języka angielskiego oraz nienagannej obsługi gości hotelowych. W ramach mojego doświadczenia pracowałam przez 3 lata w 3. i 4. gwiazdkowych hotelach w Irlandii na stanowisku recepcjonisty na bieżąco prowadząc obsługę w tym języku.
W ostatnim opisujesz swoja motywację i powody, dla których zainteresowała Cię dana oferta. Jeśli ofert pracy jest nieco odmienna od obecnie wykonywanej pracy (chcesz się przebranżowić), pamiętaj by wyjaśnić powody takiej decyzji.
Jestem zainteresowany tą ofertą pracy mimo tego, iż skierowana jest do osoby z krótkim stażem pracy, a ja mam już ponad 10 lat doświadczenia zawodowego. Jestem na etapie zmiany branży w której pracuję, gdyż stanowisko logistyka nie daje mi satysfakcji. Chciałbym bliżej związać się z branżą HR i uważam, że firma, która zajmuje się rekrutacją dla branży TSL będzie mogła wykorzystać moje dotychczasowe doświadczenie.
List motywacyjny - zakończenie
Tu żegnamy się i podajemy szczegóły kontaktu. Warto podkreślić, w jakiej formie kontakt z Tobą jest najłatwiejszy. Jeśli aktualnie masz pracę i nie odbierasz telefonów przed 17:00 bądź masz szczególne oczekiwania względem czasu spotkania, warto o tym napisać. Nie zapomnij o formule grzecznościowej (z poważaniem bądź z wyrazami szacunku) i podpisie.
Dobre wrażenie robi podpis odręczny. Możesz umieścić taki podpis w liście motywacyjnym w łatwy sposób korzystając z edytorów pdf.
List motywacyjny - wzór zakończenia
Jeśli udało mi się Państwa przekonać do spotkania, bardzo proszę o informację. Ze względu na charakter obecnej pracy nie zawsze mogę odebrać telefon. Proszę o pozostawienie wiadomości na skrzynce bądź kontakt mailowy. Z poważaniem.
Mam nadzieję, że udało mi się przekonać Państwa do współpracy. Gdyby byli Państwo zainteresowani spotkaniem bądź mieli dalsze pytania, proszę o kontakt mailowy bądź telefoniczny. Z wyrazami szacunku.
Co w liście motywacyjnym przyciąga uwagę rekrutera?
Odpowiednie formatowanie (struktura, przejrzystość) – świadczy o tym, że osoba tworząca dokument potrafi posługiwać się edytorem tekstu. W XXI wieku to podstawowa cyfrowa umiejętność.
Osobiste odniesienie do firmy, do której się kandyduje – np. nazwa firmy w nagłówku czy wspomnienie o niej w treści listu. Świadczy o tym, że list był przygotowany dla tej konkretnej firmy, a to znaczy, że kandydat nie wysyłał CV masowo. Faktycznie zapoznał się z ogłoszeniem i jest zaangażowany w proces rekrutacyjny.
List motywacyjny – najczęstsze błędy
Rekruterzy analizujący listy motywacyjne wskazują na poniższe błędy przy ich tworzeniu.
- Używanie jednego wzoru listu do wszystkich ofert pracy, przez co list jest nadmiernie ogólny i pozbawiony charakteru.
- List motywacyjny z szablonu z internetu – większość z nich jest rekruterom znana. Często będą interpretować taki list motywacyjny jako wyraz niekompetencji i lenistwa kandydata,
- Stosowanie sformułowań, które są oczywistością bądź tautologią, np. „Piszę do Państwa, ponieważ szukam pracy” – jest to dość oczywiste, skoro kandydat przesyła CV w odpowiedzi na ofertę.
- Wyraźne kopiowanie treści listu motywacyjnego z kilku wzorów widoczne nie tylko w układzie treści i innym stylu, ale niekiedy nawet w tym, że w jednym liście motywacyjnym spotyka się kilka różnych czcionek.
- Błędne adresowanie, najczęściej do innej firmy, mylenie nazwiska odbiorcy.
- Błędy ortograficzne i literówki.
- Brak struktury (nagłówków, akapitów, podpisu).
Sprawdź, czy Twój list motywacyjny ich nie zawiera!
Kiedy pisać list motywacyjny?
Zawsze wtedy, kiedy ogłoszenie tego wymaga. W wielu instytucjach (zwłaszcza publicznych) brak spełnienia wymogu formalnego (a takim może być przesłanie listu motywacyjnego) może sprawić, że kandydatura zostanie odrzucona, nawet jeśli kandydat spełnia zawarte w ogłoszeniu pozostałe warunki.
List motywacyjny po angielsku
Warto też pamiętać o tym, że jeśli oferta pracy jest w języku angielskim (i w takim też języku pracodawca życzy sobie CV), to list motywacyjny powinien być również napisany po angielsku. Jednocześnie nie warto wysyłać listu motywacyjnego po angielsku na ofertę o pracę w języku polskim. Pamiętajmy, że nie wszyscy pracodawcy mówią biegle w tym języku.
List motywacyjny - rozwinięcie
Tu jest miejsce na wszystkie te informacje, które nie znalazły się w Twoim CV bezpośrednio, a mogą być ważne w kontekście stanowiska. Warto też podkreślić, co tak naprawdę wydaje ci się w pracy na tym stanowisku lub dla tej firmy interesujące.
Wielu kandydatów ma problem z napisaniem tej części tak, by nie powtarzać wiadomości z CV. Warto zatem przed napisaniem rozwinięcia przeczytać jeszcze raz ogłoszenie i zastanowić się, z jakiego powodu z pierwszym odruchu uznaliśmy, że ta oferta będzie odpowiednia i po prostu ubrać to w słowa.
Przykładowo jeśli pomyślałeś „O! Spełniam prawie wszystkie kryteria i to ogłoszenie fajnie brzmi. Mają też dodatki, które lubię”, to możesz napisać, że po przeczytaniu ogłoszenia odniosłeś wrażenie, że firma jest sympatyczna i będzie to miejsce, w którym będziesz się dobrze czuć. A dodatkowo odpowiada Ci oferowany pakiet benefitów.
Warto być w miarę możliwości szczerym. Rekruter prędzej uwierzy w zdanie „szukam pracy w sklepie, a Państwa placówka jest zaś zaledwie dwa przystanki od mojego domu, co pozwoli mi na krótsze dojazdy i więcej czasu poza pracą dla bliskich”. Niż w „zawsze marzyłem o tym, by pracować właśnie dla Państwa dynamicznie rozwijającej się sieci handlowej”.
