Najwięksi wrogowie efektywności oczami polskich pracowników
2014-12-04
Co najbardziej ogranicza produktywność pracowników i sprawia, że obniża się ich efektywność? Z badania ankietowego przeprowadzonego przez serwis pracy Praca.pl wynika, że dwa największe problemy w pracy to niezaplanowane zadania i konieczność wykonywania pracy za innych.
Serwis pracy Praca.pl zapytał swoich użytkowników o to, co najbardziej – ich zdaniem – ogranicza efektywność w pracy. Wbrew temu co myślą szefowie, nie jest to surfowanie po internecie czy prywatne rozmowy telefoniczne, ale kwestia niedokładnego określenia obowiązków w pracy oraz nagłe, pilne zadania.
To nie moje zadanie!
Pracownik, który wygłasza często taką kwestię ryzykuje pominięcie przy awansie. Zdaniem pracodawców to często próba uniknięcia odpowiedzialności i wymigania się od pracy. Tymczasem nie zawsze jest to prawda – bywa, że pracownik otrzymuje zadanie, które jego zdaniem powinno być przypisane do innej osoby. Taka sytuacja wywołuje frustracje i poczucie niesprawiedliwości. Z czego wynikają błędy w przydzielaniu zadań? Zdaniem Krzysztofa Kirejczyka, prezesa Praca.pl powodów może być kilka: „Z jednej strony w wielu firmach brakuje jasnego określenia zakresu obowiązków i w efekcie pracownicy nie zawsze wiedzą, jakie zadania do nich należą, a jakie przekraczają ich zakres obowiązków. Bywa też i tak – zwłaszcza w okresie urlopowym – że trzeba zastąpić pracownika, który jest na wakacjach. W niektórych sytuacjach menedżerowie zlecają też zadania pracownikowi, który ich zdaniem lepiej sobie z nimi poradzi, ale nie wyjaśniają powodów, dla których je delegują i pracownik nie ma jasności, z jakiego powodu musi się zająć nową dla siebie sprawą.”
Zrób to na wczoraj!
Drugi największy wróg efektywności. Aż 30% ankietowanych stwierdziło, że nagłe i niezaplanowane wcześniej zadania najbardziej przeszkadzają im realizować pracę w terminie. Trudno się dziwić – przez takie pilne i konieczne do zrobienia w danym dniu zadanie, cały misterny plan pracy może się rozsypać. Z tematami, które nagle wpadają do koszyka zadań jest jeszcze jeden problem – najczęściej informacja o nich odrywa pracownika od wykonywanych wcześniej obowiązków i powoduje, że pracownik musi przerwać bieżącą pracę i skupić się na nowym priorytecie. Jak sobie radzić z tym problemem? „Jednym ze sposobów jest nie planowanie całego dnia pracy co do minuty.” – wyjaśnia Krzysztof Kirejczyk. „Warto zostawić sobie w planie dnia wolną godzinę lub dwie na taką okoliczność. A jeśli nic nieprzewidzianego się nie wydarzy, można w tym czasie zająć się zadaniami zaplanowanymi na kolejny dzień pracy.” – dodaje ekspert rynku pracy.
Pracuj i nie przeszkadzaj innym
Co dziesiątemu pracownikowi w pracy przeszkadzają koledzy. Jest to szczególnie uciążliwe w przestrzeniach typu open – space, w których ciągle panuje ruch i rozgardiasz. Współpracownicy mogą utrudniać życie na wiele sposobów – pośrednio, poprzez głośne rozmowy przez telefon, krzątanie się koło biurka pracownika czy pogaduszki z innym pracownikiem oraz bezpośrednio – kiedy przychodzą zadać jakieś pytanie. Z badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Kalifornijskim w 2010 roku wynika, że średnio pracownikowi powrót do pracy nad zadaniem i osiągnięcie odpowiedniego poziomu skupienia po przerwaniu pracy – np. na wskutek pytania od współpracownika czy telefonu od klienta - zabiera około 25 minut. Przy założeniu, że pracownikowi przerywa się pracę 4 razy w ciągu dnia, oznacza to stratę sporej ilości czasu, a co za tym idzie spadek efektywności wykonywanej pracy.
Raporcik tu, raporcik tam, a na deser zestawienie
W pracy przeszkadza pracownikom również konieczność raportowania. Na uciążliwość tej procedury skarży się w badaniu Praca.pl 9% pracowników. Raporty to nie tylko ważne zestawienia dla zarządu, ale równie często konieczność wypełniania stosu dokumentów poświadczających co pracownik robił przez cały dzień lub jak rozpisał plany na kolejny tydzień. Mimo nowych technologii z jakimi mamy na co dzień do czynienia, wiele firm nie wykorzystuje ich po to, by zoptymalizować czas pracy. Zdarzają się nawet takie sytuacje, że raportowanie zajmuje pracownikom tyle czasu, że aby czas pracy się zgadzał muszą zaraportować raportowanie jako wykonywaną w pracy czynność. „Zestawienie i excelowe tabelki bywają źródłem frustracji pracowników również dlatego, że często osoby, które je tworzą mają poczucie wysyłania ich w próżnię. Nie otrzymują informacji zwrotnych od przełożonego bądź osób, dla których raport był przygotowywany i w efekcie mają poczucie straty czasu poświęconego na prace nad zestawieniem – mimo, iż może ono być rzeczywiście bardzo ważne dla firmy.” – komentuje prezes Praca.pl Krzysztof Kirejczyk.