Sekretarz kierownika urzędu

Warunki pracy

- praca administracyjno-biurowa,

- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,

- praca z petentami - praca siedząca,

- częste reprezentowane Urzędu na zewnątrz,

- wyjazdy służbowe.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

- pomieszczenie biurowe zlokalizowane na I piętrze, brak podjazdów, winda.

- narzędzia pracy - komputer i sprzęt biurowy,

- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.

Zakres zadań

• odbiera telefony i umawia spotkania Dyrektora Urzędu;
• prowadzi terminarz pracy i spotkań Dyrektora Urzędu;
• przekazuje Dyrektorowi Urzędu korespondencję otrzymaną z komórek organizacyjnych Urzędu;
• rejestruje i obsługuje pisma wychodzące, przychodzące i wewnętrzne w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;
• prowadzi obsługę kancelaryjną;
• przesyła wnioski, pisma, dokumenty, informacje Dyrektorom Delegatur;
• koordynuje przygotowania spotkań, narad i posiedzeń organizowanych przez Dyrektora Urzędu, w tym przygotowuje niezbędne materiały;
• koordynuje przygotowania materiałów na spotkania, w których uczestniczy Dyrektor Urzędu oraz współpracuje przy opracowywaniu projektów wystąpień dla Dyrektora Urzędu;
• przygotowuje projekty pism dla Dyrektora Urzędu;
• opracowuje korespondencje okolicznościową wysyłaną przez Dyrektora Urzędu;
• na zlecenie organu zwierzchniego oraz Dyrektora Urzędu organizuje w miarę potrzeby spotkania i konferencje;
• współpracuje przy prowadzeniu i uzupełnianiu bazy teleadresowej Urzędu;
• ściśle współpracuje z osobą zajmującą stanowisko współpracy i kontroli w Urzędzie;
• przygotowuje krótkie informacje na temat działalności, spotkań, konferencji i innych wydarzeń w siedzibie Urzędu bądź delegatury Urzędu i przekazuje je osobie odpowiedzialnej za prowadzenie strony internetowej Urzędu oraz strony BIP Urzędu

Wymagania niezbędne

• Umiejętność obsługi komputera ze szczególnym uwzględnieniem programów wspomagających prace biurowe;
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych;
• Umiejętność poprawnego sporządzania pism urzędowych;
• Znajomość Ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego;
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów;
• Umiejetność pracy w zespole;
• Orientacja na klienta;
• Komunikatywność;
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność posługiwania się programem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;
• Znajomość języka angielskiego lub niemieckiego – na poziomie B1