Listowne podziękowanie za spotkanie rekrutacyjne – wysyłać czy nie?

Tak zwany „Thank You letter”, czyli list do osoby prowadzącej spotkanie rekrutacyjne, w którym dziękuje się za możliwość rozmowy, to bardzo popularne narzędzie umacniania pozytywnego wizerunku kandydata do pracy stosowane w USA i Europie Zachodniej. Czy w Polsce osoby poszukujące pracy również stosują ten zabieg? Czy może on pomóc w zdobyciu wymarzonej pracy? A może bardziej zaszkodzi niż pomoże?

List z podziękowaniami – rzadkość czy nowa moda?

W poradnikach dotyczących poszukiwania pracy, publikowanych w serwisach pracy, porady odnośnie tworzenia listu z podziękowaniami po spotkaniu są coraz częstsze. Na polskim rynku pracy, mimo to, nadal rzadko spotykane. Z informacji, które serwis Praca.pl uzyskał od specjalistów ds. rekrutacji i pracodawców wynika, że w toku swojej kariery z reguły spotykali się oni z podziękowaniami za spotkanie zaledwie kilka – kilkanaście razy, co stanowić będzie zaledwie ułamek wszystkich przeprowadzonych spotkań rekrutacyjnych. Nie jesteśmy jeszcze przyzwyczajeni do takiej metody wzmacniania swoich szans w rekrutacji, co oznacza, że napisanie listu z podziękowaniami to spora szansa na to, by wyróżnić się spośród innych kandydatów. Jak zauważa Michał Filipkiewicz z serwisu Praca.pl - „Kandydaci często uważają, że list z podziękowaniami może zostać odebrany jako próba „podlizania się”. Tymczasem z naszych rozmów z pracodawcami wynika, że otrzymując tego typu wiadomość od kandydata są oni mile zaskoczeni i nie interpretują tego jako próby wywierania presji czy zbędnej nadgorliwości”.

Co na temat wysyłania listu z podziękowaniami myślą specjaliści ds. rekrutacji?

Kamila Kużaj – Karaszewska, Specjalista ds. Rekrutacji i Szkoleń w Contact Center Sp. z o.o., mówi - „Moim zdaniem taki mail to całkiem dobry pomysł. Na pewno nie zaszkodzi”. Podobnego zdania jest Michał Filipkiewicz, który radzi jednak, by dobrze przemyśleć treść listu. „Podziękowania za spotkanie można zbudować na wiele sposobów. Warto jednak uważać, by nie przedobrzyć i nie sprawić by odbiorca wiadomości miał poczucie, że na niego naciskamy. Zbyt dużo pochlebstw i zachwytów nad firmą, do której kandydujemy również może wzbudzić czujność i niechęć zamiast pozytywnej reakcji”.

Co zatem może zawierać list z podziękowaniami?

Przede wszystkim po prostu słowa podziękowania za możliwość spotkania się z pracodawcą oraz zaprezentowania swojej osoby. List z podziękowaniami daje też dodatkowe możliwości. Pozwala nie tylko przypomnieć o sobie i wzmocnić pozytywny wizerunek, ale również pozwala na dodatkowe dostarczenie ważnych informacji, które na rozmowie nie zostały poruszone. Michał Filipkiewicz z Praca.pl doradza - „Jeśli decydujemy się na wysłanie listu z podziękowaniami, wykorzystajmy go dobrze. Nie tylko dziękując, ale jednocześnie pokazując, że proponowana praca jest dla nas nadal atrakcyjna, a my jesteśmy właściwym kandydatem na to stanowisko.” Dodatkową korzyść z wysłania podziękowań widzi Aneta Szczygieł – ekspert rynku pracy Praca.pl - „Jeśli jesteśmy zaproszeni na rozmowę przez agencję rekrutacyjną, list może sprawić, że zostaniemy lepiej zapamiętani przez osobę prowadzącą rekrutację i nawet jeśli nie otrzymamy propozycji pracy w ramach tego procesu, w którym wzięliśmy udział, być może dostaniemy zaproszenie do innego ciekawego procesu rekrutacyjnego, który prowadzić będzie poznany przez nas specjalista.”

Jak napisać dobry list z podziękowaniami za spotkanie rekrutacyjne?

Przede wszystkim w miarę szybko – maksymalnie do dwóch dni po spotkaniu rekrutacyjnym. List adresuje się do osoby prowadzącej spotkanie rekrutacyjne i warto odnieść się w nim do rozmowy. Można dookreślić w nim pewne tematy, które podczas spotkania zostały umówione pobieżnie lub podkreślić fakt tego, że bliższe zapoznanie się z filozofią firmy czy zadaniami na stanowisku, na które jest prowadzona rekrutacja, utwierdziło nas w przekonaniu, że będzie to dla nas ciekawa oferta. List z podziękowaniami musi też brzmieć szczerze i nie być zbyt długim – wystarczy kilka zdań. Na koniec warto podkreślić, że czekamy na informację zwrotną. Oczywiście nie wolno zapominać o podpisie i odpowiednim temacie listu, czyli netykiecie.

Czego w liście z podziękowaniami unikać?

Nachalności, nonszalancji i arogancji, która sprawi, że zostaniemy wprawdzie zapamiętani, ale nie tak, jakbyśmy sobie tego życzyli. „W podziękowaniach nie prosimy o pracę, nie próbujemy przyspieszyć decyzji rekrutacyjnej i nie negocjujemy stawki wynagrodzenia. W żadnym wypadku nie powinniśmy się też tłumaczyć z ewentualnych błędów, które popełniliśmy podczas rozmowy kwalifikacyjnej” - radzi Aneta Szczygieł.
 
Na ile „thank You note” może wpłynąć na decyzję o rekrutacji?

Rekruterzy nie są w tym temacie zgodni. Choć większość uważa, że to miły i świadczący o kulturze kandydata gest, to na temat jego wpływu na decyzje rekrutacyjne zdania są podzielone. ”Kilka razy spotkałam się z takim listem - najczęściej był to mail z jednym zdaniem - w stylu "Dziękuję za spotkanie". Nie miało to wpływu na rekrutację, bo część z tych osób została odrzucona z powodu niskich kompetencji, ale z tego co pamiętam - zazwyczaj takie listy wysyłały osoby, które odebrałam jako sympatyczne i kulturalne - słowem takie, z którymi "dobrze się rozmawiało". – opisuje Kamila Kużaj – Karaszewska. Mariusz Perlak, specjalista ds. rekrutacji, łączy fakt wysłania listu z podziękowaniami ze sprzedażowym podejściem do procesu szukania pracy - „Osoby, które dobrze się nam "sprzedały" na rozmowie, nawet po spotkaniu prowadzą działania sprzedażowe wysyłając list z podziękowaniem.” Czy rekruterzy ulegają tym technikom sprzedaży? Michał Filipkiewicz podkreśla - „trudno zakładać, że jedna notka z podziękowaniami „załatwi” nam pracę – osoba rekrutująca będzie przede wszystkim zwracać uwagę na kompetencje, dopasowanie kandydata do zespołu i charakteru pracy. Przy braku kompetencji nawet najpiękniejszy list z podziękowaniem wysłany pocztą i napisany na czerpanym papierze nie pomoże.” Z drugiej strony, specjalista Mariusz Perlak zwraca uwagę na to, że „myli się natomiast ta część rekruterów, która twierdzi, że wysłanie listu nie miało wpływu na decyzję o rekrutacji - chciałoby się tak myśleć o sobie, że "ja w życiu nie poddaję się manipulacjom" - miało, ma i będzie miało, choćbyśmy zatrudnili tabun psychologów z Cialdinim w ręku. Dobrze o tym wiedzą kandydaci, dobrze o tym wiedzą szkolący ich trenerzy sprzedaży”.

Wysyłać list z podziękowaniami czy nie wysyłać?

Z opinii ekspertów wysuwa się jeden wniosek – dobrze napisany list z podziękowaniami świadczy o naszym zaangażowaniu w proces rekrutacyjny, kulturze osobistej, a także –w  przypadku stanowisk sprzedażowych – o tym, że kandydat wie, jak ważne jest budowanie pozytywnych relacji w biznesie. Wysłanie listu z podziękowaniami zajmie zaledwie kilka minut, warto więc poświęcić tą odrobinę czasu, by go wysłać. „Nie należy się jednak spodziewać, że sam list zaowocuje propozycją pracy” – dodaje ekspert Praca.pl.