Starszy specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Pracownik wykonuje czynności o charakterze:

- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,

- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie KPRM oraz poza nim.

Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej. 

Praca na stanowisku wiąże się z permanentną obsługą klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska opisane jest pod adresem: https://www.gov.pl/web/premier/Informacja-o-dostepnosci-KPRM-dla-osob-z-niepelnosprawnosciami

Zakres zadań

• Przygotowuje bieżącą korespondencję do podpisu i dekretacji Dyrektora i Zastępców Dyrektora (kontroluje kompletność dokumentacji przedkładanej do decyzji), przekazuje korespondencję pracownikom stosownie do dekretacji, informuje o terminach realizowania spraw
• Powiela na polecenie Dyrektora i Zastępców Dyrektora materiały, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Departamentu
• Zapewnia właściwy obieg korespondencji wpływającej i wychodzącej przy użyciu narzędzi informatycznych (Elektroniczny System Zarządzania Dokumentami – „EZD”), zgodnie z wymogami Instrukcji Kancelaryjnej i Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, oraz prawidłowo dokumentuje i przechowuje akta spraw Departamentu
• Prowadzi terminarz spotkań, narad i konferencji z udziałem Dyrektora i Zastępców Dyrektora, planuje wyjazdy krajowe i zagraniczne Dyrektora i Zastępców Dyrektora w związku z udziałem w ww. spotkaniach, a także przygotowuje do rozliczenia koszty wyjazdów i delegacji, organizuje i zapewnia obsługę spotkań Dyrektora i Zastępców Dyrektora (dba o ich stronę organizacyjno-techniczną)
• Na polecenie Dyrektora lub Zastępców Dyrektora sporządza i redaguje, we współpracy z wydziałami, projekty dokumentów/pism dotyczących organizacji przygotowań do sprawowania oraz sprawowania prezydencji, pozyskuje i gromadzi niezbędne informacje, opracowuje notatki, zestawienia
• Na polecenie Dyrektora lub Zastępców Dyrektora protokołuje wybrane spotkania, w których biorą udział pracownicy Departamentu
• Zapewnia obsługę telefoniczną Dyrektora i Zastępców Dyrektora, udziela informacji oraz prowadzi bazę telefonów, która dotyczy osób, urzędów, instytucji i organizacji, z którymi Departament współpracuje
• Comiesięczne przygotowuje listy obecności, nadzoruje wpisywanie się pracowników do ewidencji wyjść oraz ewidencji czasu przepracowanego w godzinach nadliczbowych, przygotowuje informacje dotyczące wypracowanych nadgodzin oraz ich odbioru przez pracowników Departamentu, aktualizuje dane teleadresowe Departamentu i jego pracowników oraz przechowuje dokumenty dotyczących spraw personalnych pracowników Departamentu, w zakresie poleconym przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora oraz prowadzi nadzór nad przygotowywaniem planu urlopów pracowników
• Zaopatruje Dyrektora i Zastępców Dyrektora oraz pracowników Departamentu w wizytówki, pieczątki, materiały biurowe, materiały eksploatacyjne, kontroluje zgodności zamówionej prasy ze specyfikacją

Wymagania niezbędne

• Powyżej 1,5 roku doświadczenia zawodowego w jednostkach sektora finansów publicznych w zakresie obsługi kancelaryjno-biurowej
• Posiadanie wiedzy z zakresu: ochrony danych osobowych; dostępu do informacji publicznej; podziału kompetencji pomiędzy instytucjami UE i w ramach polskiej administracji; zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Umiejętność obsługi komputera, w tym pakietu Ms Office
• Posiadanie kompetencji miękkich: komunikacja, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, rzetelność, współpraca
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie odpowiadającym B2
• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu