Starszy specjalista

Warunki pracy

·       Praca w siedzibie Komendy, w systemie codziennym od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 – 15.30.

·       Praca administracyjno-biurowa.

·       Obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych powyżej 4 godzin dziennie, Praca przy komputerze wymagająca wysiłku statycznego,

·       Częsty i bezpośredni kontakt z petentem zewnętrznym,

·       Praca pod presją czasu,

·       Wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentów.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

Praca przy komputerze, oświetlenie naturalne/sztuczne. Budynek, w którym znajdują się pomieszczenia biurowe Komendy zlokalizowane są na I piętrze, budynek nie jest dostosowany do poruszania się osób na wózkach inwalidzkich (brak podjazdów, wind, toalet przystosowanych do osób niepełnosprawnych na wózkach inwalidzkich).

Zakres zadań

• Prowadzenie Kancelarii Ogólnej Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Rzeszowie,
• Prowadzenie sekretariatu Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej w Rzeszowie,
• Prowadzenie archiwum zakładowego i spraw związanych z archiwizacją dokumentów,
• Prowadzenie kalendarza spotkań Komendanta Miejskiego PSP w Rzeszowie oraz czuwanie nad jego realizacją,
• Udzielanie informacji interesantom a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
• Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem świadczeń ratowniczych zgodnie z ustawą o ochotniczych strażach pożarnych, w tym obsługa w Systemie Świadczeń Ratowniczych (SSR) – Fortech,
• Prowadzenie dokumentacji związanej z użytkowaniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem i likwidacją pieczęci i stempli,
• Prowadzenie dokumentacji z zakresu dyscypliny służby i pracy zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla jednostek PSP,
• Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników cywilnych,
• Obsługa komputera, poczty elektronicznej, protokołu FTP, ePUAP, PUE ZUS, SSR - Systemu Świadczeń Ratowniczych, eNADAWCA Poczta Polska,
• Archiwizacja dokumentacji Wydziału Organizacyjno – Kadrowego,
• Realizowanie zadań z zakresu skarg i wniosków, w tym prowadzenie ewidencji skarg i wniosków,
• Opracowywanie danych do sprawozdań i planów w zakresie wykonywanych zadań,
• Przygotowywanie projektów zaproszeń, listów okolicznościowych, listy gości do zaproszeń, materiałów informacyjnych, redagowanie standardowych pism i przepisywanie zleconych tekstów,
• Obsługa uroczystości, spotkań okolicznościowych, narad, odpraw, konferencji organizowanych przez Komendę Miejską PSP w Rzeszowie,
• Prowadzenie kroniki Komendy Miejskiej PSP w Rzeszowie,
• Rozdział prasy, publikatorów, aktów prawnych i innych dokumentów do poszczególnych komórek organizacyjnych,
• Prowadzenie i ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania.

Wymagania niezbędne

• Umiejętność obsługi pakietu biurowego MsOffice, poczty elektronicznej, ePUAP, PUE ZUS, FTP, SSR - Systemu Świadczeń Ratowniczych, eNADAWCA Poczta Polska
• Znajomość prawa i procedury administracyjnej, w tym znajomość instrukcji kancelaryjnej,
• Znajomość i umiejętność stosowania przepisów dotyczących funkcjonowania Państwowej Straży Pożarnej, ochrony przeciwpożarowej, służby cywilnej, ustawy o ochotniczych strażach pożarnych, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy Kodeks pracy,
• Biegła obsługa urządzeń biurowych
• Umiejętność organizacji pracy
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Umiejętność pracy w zespole
• Zdolność analitycznego myślenia
• Samodzielność na stanowisku pracy
• Terminowość i rzetelność
• Nieposzlakowana opinia.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs kancelaryjno-archiwalny
• Dyspozycyjność
• Odporność na stres
• Sprawność działania
• Wysoka kultura osobista