Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposoby wykonywania zadań:

• 
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza
  administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa)
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• budynek i pomieszczenia urzędu dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich (podjazd do budynku, toalety, windy oraz drzwi o odpowiedniej szerokości)
  
• praca przy komputerze – możliwość zapewnienia specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym oraz osobom z uszkodzonym słuchem
  

Zakres zadań

• Przyjmuje, rejestruje i wysyła korespondencję Biura oraz nadzoruje prawidłowość jej obiegu, przedkłada przyjętą korespondencję do dekretacji Dyrektorowi w sprawach wymagających decyzji Dyrektora i rozdziela przyjętą korespondencję do odpowiednich komórek organizacyjnych Biura lub pracowników Biura, zgodnie z ich właściwością
• Udziela informacji interesantom lub kieruje ich do właściwych pracowników Biura lub innych komórek organizacyjnych Ministerstwa
• Sporządza pisma w zleconych przez Dyrektora sprawach, a także zbiera wkłady od pracowników biura i przygotowywane zbiorcze materiały
• Zapewnia materiały biurowe oraz przydziały socjalne, oraz prowadzi ewidencję delegacji służbowych pracowników Biura
• Monitoruje przestrzeganie przez pracowników Biura instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu Akt, prowadzi archiwizację dokumentacji wytwarzanej w biurze oraz przekazuje akta do archiwum zakładowego
• Prowadzi ewidencję skarg, wniosków i petycji wpływających do Biura i przygotowuje związane z tym analizy roczne oraz prowadzi rejestr prezentów
• Wspiera wydziały w realizacji bieżących zadań, w tym m.in. realizuje sprawy związane z czasem pracy pracowników oraz kartami sportowymi

Wymagania niezbędne

• doświadczenie zawodowe: 0,5 roku w obszarze obsługi sekretarskiej albo powyżej 1,5 roku w jednostkach sektora finansów publicznych
• znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość programu Excel na poziomie średniozaawansowanym
• kompetencje behawioralne: komunikacja, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, orientacja na klienta/interesanta
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe