Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań.

Pracownik wykonuje czynności o charakterze:

-      statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,

-      dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie KPRM oraz poza nim.

Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej.

Praca na stanowisku wiąże się z permanentną obsługą klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach. 

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy: https://www.gov.pl/web/premier/deklaracja-dostepnosci

Zakres zadań

• Wykonuje czynności związane z zapewnieniem obsługi sekretarskiej i kancelaryjno biurowej Dyrektora oraz jego Zastępców poprzez, w szczególności: przyjmowanie poczty kierowanej do przełożonych oraz wysyłanie pism w zakresie przez nich wskazanym, prowadzenie ich kalendarzy spotkań, umawiania i przyjmowania gości oraz zapewnienia obsługi spotkań i narad organizowanych przez przełożonych i pracowników Departamentu, organizowanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych Dyrektora i jego Zastępców oraz ich rozliczanie;
• Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne Departamentu w szczególności poprzez rejestrowanie i prowadzenie spraw w elektronicznym systemie zarządzania informacją oraz monitorowanie stanu realizacji tych spraw, prowadzenie dzienników korespondencji oraz obsługę kont mailowych oraz kierowanie interesantów do właściwych pracowników zgodnie z kompetencjami;
• Prowadzi w Departamencie następujące rejestry i ewidencje: 1. Ewidencję pełnomocnictw i upoważnień udzielanych Dyrektorowi i jego Zastępcom oraz ewidencję organów komisji rad itp. do których składu osobowego został powołany Dyrektor oraz pozostali pracownicy Departamentu 2. Rejestr upoważnień udzielanych przez Dyrektora; 3. Rejestr wniosków o wyrażenie wstępnej zgody na realizację zamówień oraz zawartych umów; 4. Ewidencję skarg i wniosków wpływających do Departamentu (na tej podstawie przygotowuje zbiorcze informacje w tym zakresie dla Dyrektora i jego Zastępców); 5. Rejestr wyjazdów służbowych pracowników Departamentu;
• Prowadzi comiesięczną listę obecności, ewidencji godzin nadliczbowych oraz książki wyjść w godzinach pracy;
• Współpracuje z innymi departamentami/biurami;
• Przygotowuje projekty dokumentów, notatek służbowych;
• Dba o estetykę sekretariatu Departamentu;
• Zapewnia wsparcie pracowników Wydziału w realizacji bieżących zadań w zakresie wskazanym przez Dyrektora Departamentu;

Wymagania niezbędne

• Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w zakresie pracy biurowej;
• Upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” wydane przez ABW lub SKW lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego;
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej;
• Kompetencje miękkie: organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, komunikacja (w tym asertywność), radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, współpraca.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość: polskiego rynku telekomunikacyjnego; procedur administracyjnych i legislacyjnych;
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1;
• Umiejętność obsługi programów biurowych;
• Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w zakresie organizowania pracy biura.