Specjalista

Warunki pracy

- praca od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 - 15:00 ,
- praca w siedzibie urzędu,
- praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
- bariery architektoniczne związane z poruszaniem się po budynku, schody, brak windy, brak odpowiedniej szerokości drzwi, brak odpowiednio dostosowanych toalet, brak podjazdu,
- stabilna i ciekawa praca,
- regularne wypłacanie wynagrodzenia,
- dodatek stażowy,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne,
- możliwość rozwoju zawodowego,
- wsparcie na etapie wdrażania do pracy,
- pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku, dopłata do działalności kulturalno-
oświatowej lub sportowo-rekreacyjnej

Zakres zadań

• prowadzenie sekretariatu w celu obsługi Kierownika jednostki i jego Zastępcy w zakresie administracyjno-organizacyjnym, zgodnego z instrukcją kancelaryjną,
• prowadzenie dzienników korespondencyjnych w celu obsługi kancelaryjnej jednostki w zakresie korespondencji wpływającej i wychodzącej z urzędu (system tradycyjny),
• prowadzenie rejestru wpływających faktur, decyzji administracyjnych oraz składanych skarg i wniosków w celu umożliwienia terminowego regulowania należności oraz terminowego załatwiania spraw,
• porządkowanie, kompletowanie i przedkładanie do podpisu oraz dekretacji, przez Kierownika jednostki, korespondencji w celu jej rozdysponowania do poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu,
• obsługa urządzeń biurowych i programów wspomagających, niezbędnych do właściwego funkcjonowania sekretariatu,
• redagowanie i pisanie pism zleconych przez Kierownika jednostki,
• prowadzenie terminarza spotkań, uczestniczenie w przygotowaniu i obsłudze narad, konferencji, spotkań,
• zamawianie oraz prowadzenie dystrybucji i ewidencji prenumerowanej prasy i czasopism,
• prowadzenie spisu spraw, archiwizowanie i przekazywanie do archiwum zakładowego akt spraw wytwarzanych w sekretariacie,
• obsługa systemu EZD jako systemu wspierającego system tradycyjny,
• przyjmowanie dokumentacji wpływającej, rejestracja w odpowiednich rejestrach systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) i rozdzielanie do właściwych komórek organizacyjnych celem jej dalszej dekretacji,
• zapewnienie prawidłowej wysyłki korespondencji wychodzącej – poprzez system EZD i tradycyjny,
• prowadzenie składu chronologicznego,
• zastępowanie osoby na stanowisku specjalista ds. EZD

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia i funkcjonowania sekretariatu oraz obsługi interesantów

• Dobra organizacja pracy
• Komunikatywność
• Wiedza w zakresie stosowania w praktyce instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt
• Umiejętność działania w sytuacjach stresowych
• Umiejętność obsługi komputera (pakiet MS Office ze szczególnym uwzględnieniem programów Word, Excel, PowerPoint)
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• Znajomość regulacji prawnych obowiązujących w Kodeksie postępowania administracyjnego
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość podstaw KPA
• Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym w mowie i piśmie