Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Warunki pracy
1. Charakter stanowiska i sposób wykonywania zadań:
- częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym,
- duże obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych
- praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego
- wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentów, w tym umieszczonych w szafach z koniecznością użycia draBINY
W budynku urzędu znajdują się między innymi: udogodnienia dla osób niewidomych i słabowidzących - kontrastowe oznakowania, beacon systemu YourWay, oznakowania pomieszczeń z możliwością głosowego odczytu, dla osób mających problemy ze słuchem - przenośna pętla indukcyjna, można również skorzystać z usługi tłumacza polskiego języka migowego online.
Wejście do budynku urzędu oraz komunikacja pomiędzy kondygnacjami, odbywa się wyłącznie po schodach, brak udogodnień dla osób mających trudności w poruszaniu się, szczególnie dla osób poruszających się na wózkach.
Zakres zadań
- Rejestruje w systemie informatycznym wpływającą i wychodzącą korespondencję, odbiera na bieżąco pocztę elektroniczną, w tym w platformie ePUAP, przygotowuje pisma do podpisu elektronicznego, sporządza skany pism w celu ich wysłania drogą elektroniczną lub ePUAP-em, sporządza propozycje dekretacji i przedkłada je do aprobaty Dyrektora i Zastępcy Dyrektora w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów oraz wsparcia bieżącej pracy osób kierownictwa departamentu.
- Planuje, organizuje i koordynuje terminarz spotkań, narad, wyjazdów, rozpraw sądowych, konferencji uzgodnieniowych, komisji prawniczych oraz informuje o terminach załatwiania spraw w departamencie, protokołuje narady departamentalne w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora, Zastępcy Dyrektora oraz pracowników departamentu.
- Kompletuje akta spraw administracyjnych do wysyłki do stron i sądów oraz dokumenty z zakresu legislacji, w tym projekty aktów normatywnych do innych organów, pisma wraz z załącznikami do podmiotów zewnętrznych w celu poprawnej ich wysyłki.
- Współpracuje z koordynatorem w procesie przekazywania spraw Departamentu do archiwum zakładowego, w tym przyjmuje od pracowników akta spraw zakończonych, sprawdza je pod kątem poprawności i archiwizuje je w celu przekazania do archiwum zakładowego.
- Przekazuje informacje od Dyrektora i jego Zastępcy, współpracując w tym zakresie z sekretarzami pozostałych komórek organizacyjnych, udziela informacji, kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników w celu wsparcia bieżącej pracy w Departamencie i Urzędzie.
- Redaguje pisma na polecenie Dyrektora i jego Zastępcy i przepisuje projekty decyzji w oparciu o dokumenty przedłożone przez Dyrektora, Zastępcę Dyrektora lub pracowników Departamentu w celu wsparcia ich realizacji zadań.
- Współpracuje z koordynatorem w procesie zaopatrzenia w materiały biurowe, w tym zamawia, przyjmuje, rozdziela materiały biurowe dla pracowników Departamentu w celu zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania.
- Koordynuje proces wprowadzania do systemu SUZUG danych dotyczących działalności represyjnej WUG oraz mierników i zadań zawartych w celach operacyjnych komórki na dany rok, prowadzi terminarz spraw administracyjnych i legislacyjnych w celu kontrolowania terminowości załatwianych spraw i zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Urzędu.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego pracy w zakresie obsługi sekretariatu
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeżeli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Ogólna wiedza o funkcjonowaniu administracji publicznej
- Ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej
- Dobra znajomość zasad obiegu korespondencji w administracji publicznej
- Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie archiwizacji akt
- Umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstu i arkusza kalkulacyjnego
- Umiejętność obsługi poczty elektronicznej i Internetu
- Skuteczna komunikacja
- Rzetelność i terminowość
- Umiejętność współpracy
- Organizacja pracy własnej
- Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej
Dokumenty i oświadczenia niezbędne
- CV i list motywacyjny
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
- Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów naboru
- Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/ł współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
- Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
- W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe
kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształceniaKopie dokumentów potwierdzających przeszkolenie z obsługi kancelaryjnejTermin i miejsce składania dokumentów
Dokumenty należy złożyć do: 2024-09-05 Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu Miejsce składania dokumentów:Wyższy Urząd Górniczy
ul. Ks. J. Poniatowskiego 31
40-055 Katowice
Dane osobowe - klauzula informacyjna:
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
- Administrator danych i kontakt do niego:
- Kontakt do inspektora ochrony danych:
- Cel przetwarzania danych:
przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru - Informacje o odbiorcach danych:
- Okres przechowywania danych:
czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji - Uprawnienia:
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- prawo do usunięcia danych osobowych;
- żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej; - prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
- Podstawa prawna przetwarzania danych:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- art. 221 Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
- Informacje o wymogu podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.
Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.
Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie. - Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane