Sekretarz

Warunki pracy

1. Charakter stanowiska i sposób wykonywania zadań:

• 
  
• częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym,
  
• duże obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych
  
• praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego
  
• wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentów, w tym umieszczonych w szafach z koniecznością użycia draBINY
  

W budynku urzędu znajdują się między innymi: udogodnienia dla osób niewidomych i słabowidzących - kontrastowe oznakowania, beacon systemu YourWay, oznakowania pomieszczeń z możliwością głosowego odczytu, dla osób mających problemy ze słuchem - przenośna pętla indukcyjna, można również skorzystać z usługi tłumacza polskiego języka migowego online.

Wejście do budynku urzędu oraz komunikacja pomiędzy kondygnacjami, odbywa się wyłącznie po schodach, brak udogodnień dla osób mających trudności w poruszaniu się, szczególnie dla osób poruszających się na wózkach.

Zakres zadań

• Rejestruje w systemie informatycznym wpływającą i wychodzącą korespondencję, odbiera na bieżąco pocztę elektroniczną, w tym w platformie ePUAP, przygotowuje pisma do podpisu elektronicznego, sporządza skany pism w celu ich wysłania drogą elektroniczną lub ePUAP-em, sporządza propozycje dekretacji i przedkłada je do aprobaty Dyrektora i Zastępcy Dyrektora w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów oraz wsparcia bieżącej pracy osób kierownictwa departamentu.
• Planuje, organizuje i koordynuje terminarz spotkań, narad, wyjazdów, rozpraw sądowych, konferencji uzgodnieniowych, komisji prawniczych oraz informuje o terminach załatwiania spraw w departamencie, protokołuje narady departamentalne w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora, Zastępcy Dyrektora oraz pracowników departamentu.
• Kompletuje akta spraw administracyjnych do wysyłki do stron i sądów oraz dokumenty z zakresu legislacji, w tym projekty aktów normatywnych do innych organów, pisma wraz z załącznikami do podmiotów zewnętrznych w celu poprawnej ich wysyłki.
• Współpracuje z koordynatorem w procesie przekazywania spraw Departamentu do archiwum zakładowego, w tym przyjmuje od pracowników akta spraw zakończonych, sprawdza je pod kątem poprawności i archiwizuje je w celu przekazania do archiwum zakładowego.
• Przekazuje informacje od Dyrektora i jego Zastępcy, współpracując w tym zakresie z sekretarzami pozostałych komórek organizacyjnych, udziela informacji, kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników w celu wsparcia bieżącej pracy w Departamencie i Urzędzie.
• Redaguje pisma na polecenie Dyrektora i jego Zastępcy i przepisuje projekty decyzji w oparciu o dokumenty przedłożone przez Dyrektora, Zastępcę Dyrektora lub pracowników Departamentu w celu wsparcia ich realizacji zadań.
• Współpracuje z koordynatorem w procesie zaopatrzenia w materiały biurowe, w tym zamawia, przyjmuje, rozdziela materiały biurowe dla pracowników Departamentu w celu zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania.
• Koordynuje proces wprowadzania do systemu SUZUG danych dotyczących działalności represyjnej WUG oraz mierników i zadań zawartych w celach operacyjnych komórki na dany rok, prowadzi terminarz spraw administracyjnych i legislacyjnych w celu kontrolowania terminowości załatwianych spraw i zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Urzędu.

Wymagania niezbędne

• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeżeli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Ogólna wiedza o funkcjonowaniu administracji publicznej
• Ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Dobra znajomość zasad obiegu korespondencji w administracji publicznej
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie archiwizacji akt
• Umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstu i arkusza kalkulacyjnego
• Umiejętność obsługi poczty elektronicznej i Internetu
• Skuteczna komunikacja
• Rzetelność i terminowość
• Umiejętność współpracy
• Organizacja pracy własnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej