Sekretarz

Warunki pracy

Praca administracyjno – biurowa, budynek IV piętrowy bez windy, nieprzystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo, praca przy monitorze komputera powyżej 4 godzin dziennie, oświetlenie dzienne i sztuczne. 

Zakres zadań

• Obsługuje korespondencję przychodzącą, w tym drogą elektroniczną oraz przekazuje je do dekretacji Komendanta/Zastępy Komendanta Oddziału z wykorzystaniem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w celu zapewnienia właściwego obiegu informacji.
• Prowadzi terminarz spotkań Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału oraz bierze aktywny udział w ich organizacji, celem zapewnienia właściwego funkcjonowania Komendanta jako terenowego organu Straży Granicznej.
• Przyjmuje interesantów z zewnątrz i wewnątrz Oddziału, zgodnie z terminarzem spotkań Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału oraz dziennym harmonogramem przyjęć w celu zapewnienia sprawnej obsługi recepcyjnej jego urzędu.
• Obsługuje połączenia telefoniczne a w tym przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne oraz udziela niezbędnych informacji na temat funkcjonowania i organizacji Komendy Oddziału.
• Bierze udział w organizowaniu krajowych podróży służbowych Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału w zakresie niezbędnym do wystawienia delegacji służbowej, w celu zapewnienia ich właściwego przebiegu.
• Opracowuje dokumentację związaną z funkcjonowaniem sekretariatu, w tym projekty decyzji w sprawie zastępowania Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału w czasie jego nieobecności
• Rozlicza fundusz reprezentacyjnego Komendanta Oddziału oraz uzgadnia dokumenty księgowe z komórkami Pionu Głównego Księgowego, w celu zapewnienia prawidłowego gospodarowania środkami finansowymi na wydatki reprezentacyjne Komendanta i jego zastępców.
• Przyjmuje w czasie nieobecności Komendanta/Zastępcy Komendanta Oddziału informacje, a w przypadku spraw pilnych niezwłocznie przekazanie ich właściwemu Zastępcy w celu zapewnienia optymalnej organizacji procesu decyzyjnego.

Wymagania niezbędne

• znajomość MS Office, umiejętność redagowania pism,
• znajomość ustawy o służbie cywilnej (z dnia 21.11.2008 r.),
• znajomość zasad savoir vivre, komunikatywność, wysoka kultura osobista, asertywność
• posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa lub zgoda na udział w procedurze uzyskania dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończony kurs przygotowujący do pracy sekretarki/asystentki
• znajomość języka angielskiego