Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa, obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.

Zakres zadań

• Wykonuje czynności kancelaryjne, w szczególności przyjmuje wpływającą korespondencję do departamentu i ją ewidencjuje w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (EZD).
• Tworzy i monitoruje kalendarze dyrektora i zastępców dyrektora, koordynuje zaplanowane spotkania według hierarchii ważności oraz koordynuje przygotowania do udziału dyrektora w spotkaniach służbowych.
• Prowadzi przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR, komputerową ewidencje czasu pracy i absencji pracowników departamentu (np. urlopy, pracę zdalną, szkolenia).
• Przygotowuje projekty pism m.in. w sprawach pracowniczych i organizacyjnych departamentu oraz analizuje poprawność formalną dokumentów przedkładanych do podpisu kierownictwa departamentu.
• Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne departamentu (zaopatrzenie w materiały biurowe i eksploatacyjne, przygotowuje zamówienia na prasę).
• Prowadzi kancelarie materiałów „zastrzeżonych”.
• Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne związane ze stanowiskiem pracy oraz obsługuje urządzenia biurowe.
• Przygotowuje wnioski o zaangażowanie środków na służbowe krajowe wyjazdy pracowników i w razie potrzeby wnioski o zwiększenie limitu.

Wymagania niezbędne

• Znajomość zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywny