Starszy referent

Warunki pracy

·      praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu

·      kontakt z klientem zewnętrznym

·      narzędzia i materiały pracy - komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze co najmniej przez połowę dobowego wymiaru

·      czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie)

·      wyznaczone stanowiska do parkowania dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika, podjazdy dla osób niepełnosprawnych od strony ul. Kopernika i Al. Marsz. J. Piłsudskiego – wejście do budynku z asystentem, winda przystosowana dla osób niepełnosprawnych, ciągi komunikacyjne, drzwi oraz toaleta o odpowiedniej szerokości dostosowane do poruszania się na wózku

Zakres zadań

• rejestruje korespondencję/przesyłki wpływające oraz inne dokumenty papierowe w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją (EZD) w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów,
• obsługuje skład chronologiczny w celu przyjmowania, wyrejestrowania, wypożyczania, monitorowania zwrotu dokumentów ze składu chronologicznego oraz porządkowania i przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego),
• przygotowuje do wysłania korespondencję/przesyłki w dniu jej przekazania lub w dniu wskazanym przez nadawcę stosownie do procedury ustalonej przez placówkę pocztową w celu zapewnienia prawidłowego obiegu korespondencji,
• przyjmuje i rozdziela korespondencję/przesyłki wpływające z placówki pocztowej lub bezpośrednio od „składającego” oraz przyjmuje i rozdzielanie prasy „służbowe” do komórek organizacyjnych Urzędu w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów,
• • prowadzi działania nadzorcze i kontrolne w celu prawidłowego prowadzenia dokumentacji papierowej w sprawie elektronicznej przez pracowników merytorycznych (terminowe przekazywanie dokumentów do składu chronologicznego, poprawność powiązywania dokumentacji, poprawność przygotowywania dokumentacji do składu chronologicznego, poprawność rejestrowania korespondencji wychodzącej oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru),
• załatwia reklamacje pocztowe nadawców: sprawdza daty nadania, przyjęcia i zwrotu przesyłki przez placówkę pocztową oraz przygotowuje projekty pism reklamacyjnych; rozlicza opłaty pocztowe, wydaje pracownikom bilety komunikacji miejscowej, prowadzi ich ewidencję w celu realizacji bieżących zadań kancelarii.

Wymagania niezbędne

• znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość ustawy Prawo pocztowe
• znajomość ustawy o służbie cywilnej
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• co najmniej do 1 roku doświadczenia w administracji
• znajomość systemu elektronicznego zarządzania EZD