Starszy inspektor

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych,
  
• praca w siedzibie urzędu, możliwe również wyjazdy służbowe (w trakcie wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy mogą nie być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych),
  
• praca z koniecznością przemieszczania się po różnych piętrach i budynkach w których zlokalizowana jest siedziba Urzędu oraz poza nimi,
  
• praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,
  
• większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej, praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę, prowadzenie rozmów telefonicznych, obsługa interesantów.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca siedząca w pozycji wymuszonej przed ekranem komputerowym,
  
• praca w niewielkich pokojach biurowych 2 i 3 osobowych,
  
• brak barier architektonicznych utrudniających wykonywanie pracy i dostępność do pomieszczeń biurowych i do pomieszczeń sanitarnych. Zapewniają to podjazdy dla osób na wózkach inwalidzkich, drzwi o odpowiedniej szerokości,
  
• brak oznaczeń dla osób niewidomych,
  
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz niesłyszącym.
  

Zakres zadań

• zapewnia właściwe funkcjonowanie sekretariatu Dyrektora Generalnego Urzędu i Biura Organizacji, Kadr i Budżetu Urzędu. Prowadzi kalendarz spotkań służbowych Dyrektora Generalnego, Dyrektora Biura i jego Zastępcy oraz ich bieżąca obsługa, w celu zapewnienia sprawnej organizacji pracy Dyrektorów i Biura.
• przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne oraz rejestruje korespondencje doręczaną osobiście i wpływającą do sekretariatu drogą elektroniczną. Przedkłada pisma przełożonym w celu dekretacji korespondencji bądź podpisania dokumentów, a także informuje pracowników Urzędu o stanie przekazanych do podpisu pism celem sprawnego załatwiania spraw. Doręcza poszczególnym stanowiskom pracy korespondencje zgodnie z dekretacją w systemie EZD oraz wysyła korespondencję przygotowaną przez pracowników Biura, w celu zapewnienia ewidencji prowadzonych spraw oraz prawidłowego obiegu dokumentów,
• rejestruje dowody księgowe w systemie Macrologic ERP Xpertis - wprowadza do bazy danych kontrahentów LUW, kwalifikuje ich jako do opisu lub do zapłaty i przekazuje do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu lub do oddziału właściwego ds. budżetu, w celu umożliwienia terminowej i zgodnej z polityką rachunkowości realizacji zobowiązań finansowych,
• prowadzi sprawy organizacyjne, w tym koordynuje zaopatrzenia pracowników Biura w niezbędny sprzęt i materiały biurowe w celu zapewnienia właściwej organizacji warunków pracy. Prowadzi ewidencję czasu pracy, delegacji służbowych, wyjść służbowych i prywatnych w godzinach pracy oraz przebywania na terenie Urzędu poza godzinami pracy pracowników Biura, a także prowadzi ewidencje delegacji służbowych i wniosków urlopowych udzielanych przez Dyrektora Generalnego dyrektorom komórek organizacyjnych Urzędu, w celu zapewnienia realizacji ustawowych zadań pracodawcy względem zatrudnionych pracowników,
• udziela informacje interesantom w zakresie organizacji pracy Urzędu, potwierdza odbiór pism bądź kieruje interesantów do odpowiednich komórek merytorycznych Urzędu, a także prowadzi kalendarz i ewidencję przyjęć interesantów przez Dyrektora i Zastępcę Dyrektora Biura w ramach skarg i wniosków, w celu właściwej i terminowej realizacji zadań z zakresu obsługi klienta oraz rozpatrywania skarg i wniosków,
• przygotowuje oraz wysyła korespondencje urzędową w zakresie spraw wskazanych przez 3 przełożonego, korespondencje o charakterze reprezentacyjnym oraz korespondencje okolicznościową wysyłaną przez Dyrektora Generalnego Urzędu, w celu zapewnienia rzetelnej i terminowej realizacji zadań oraz kreowania pozytywnego, profesjonalnego wizerunku Urzędu i administracji rządowej.

Wymagania niezbędne

• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Znajomość przepisów ustaw: o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, o służbie cywilnej, o pracownikach urzędów państwowych, Kodeks pracy, Kodeks postępowania administracyjnego oraz przepisów wykonawczych do ww. ustaw,
• Znajomość zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
• Wysoka kultura osobista i komunikatywność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie wyższe
• Doświadczenie zawodowe w obsłudze sekretariatu lub/ i w obsłudze klienta lub/ i w obszarze zarządzania dokumentacją
• Przeszkolenie z zakresu obsługi / organizacji pracy sekretariatu lub / i w zakresie profesjonalnej obsługi klienta
• Ukończony kurs dla asystenta / sekretarki
• Uprawnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” lub złożenie oświadczenia o gotowości do poddania się procedurze sprawdzającej
• Umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidzianych i stresowych
• Dyspozycyjność
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność działania pod presją czasu
• Asertywność
• Umiejętności redakcyjne: pisania przystępnych i zwięzłych tekstów o charakterze urzędowym i okolicznościowym
• Znajomość obsługi komputera i urządzeń biurowych