Starszy inspektor

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

-         praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych,

-         praca w siedzibie urzędu, możliwe również wyjazdy służbowe (w trakcie wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy mogą nie być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych),

-         praca z koniecznością przemieszczania się po różnych piętrach i budynkach w których zlokalizowana jest siedziba Urzędu oraz poza nimi,

-         praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,

-         większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej, praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę, prowadzenie rozmów telefonicznych, praca z klientem.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

-         praca siedząca w pozycji wymuszonej przed ekranem komputerowym,

-         praca w niewielkich pokojach biurowych,

-         brak barier architektonicznych utrudniających wykonywanie pracy i dostępność do pomieszczeń biurowych i do pomieszczeń sanitarnych. Zapewniają to podjazdy dla osób na wózkach inwalidzkich, drzwi o odpowiedniej szerokości,

-         brak oznaczeń dla osób niewidomych,

-         brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.

Zakres zadań

• zapewnia właściwe funkcjonowanie sekretariatu DG i BOKiBU; prowadzi kalendarz spotkań DG, Dyrektora Biura i jego Zastępcy oraz ich bieżącą obsługę
• przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne oraz rejestruje korespondencję doręczaną osobiście i wpływającą do sekretariatu drogą elektroniczną; przedkłada pisma przełożonym, a także informuje pracowników Urzędu o stanie przekazanych do podpisu pism; doręcza poszczególnym stanowiskom pracy korespondencję zgodnie z dekretacją w systemie EZD oraz wysyła korespondencję przygotowaną przez pracownikow Biura
• rejestruje dowody księgowe w systemie Macrologic ERP Xpertis - wprowadza do bazy danych kontrahentów LUW, kwalifikuje ich jako do opisu lub do zapłaty i przekazuje do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu lub do oddziału właściwego ds. budżetu
• prowadzi sprawy organizacyjne, w tym koordynuje zaopatrzenie pracowników Biura w niezbędny sprzęt i materiały biurowe; prowadzi ewidencję czasu pracy, delegacji służbowych, wyjść służbowych i prywatnych w godzinach pracy oraz przebywania na terenie Urzędu poza godzinami pracy pracownikow Biura, a także prowadzi ewidencję delegacji służbowych i wniosków urlopowych udzielanych przez DG dyrektorom komórek organizacyjnych Urzędu
• udziela informacji interesantom w zakresie organizacji pracy Urzędu, potwierdza odbiór pism bądż kieruje interesantów do odpowiednich komórek merytorycznych Urzędu, a także prowadzi kalendarz i ewidencję przyjęć interesantów przez Dyrektora i Zastępcę Dyrektora Biura w ramach skarg i wniosków
• przygotowuje oraz wysyła korespondencję urzędową w zakresie spraw wskazanych przez przełożonego, korespondencję o charakterze reprezentacyjnym oraz korespondencję okolicznościową wysyłaną przez DG Urzędu

Wymagania niezbędne

• znajomość ustaw: o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, Kodeks postępowania administracyjnego, Kodeks pracy, o służbie cywilnej, o pracownikach urzędów państwowych, oraz przepisów wykonawczych do ww. ustaw,
• znajomość zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej,
• wysoka kultura osobista
• komunikatywność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończony kurs dla asystenta/sekretarki
• umiejętnoć działania w sytuacjach stresowych i nieprzewidzianych
• dyspozycyjność, komunikatywność, umiejętność pracy w zespole
• umiejętność działania pod presją czasu
• asertywność oraz umiejętność przekonywania
• znajomość obsługi komputera i oprogramowania biurowego