Specjalistka / Specjalista - Główna Specjalistka / Główny Specjalista ds. organizacji wydarzeń

Szukamy producenta/ki wydarzeń. Jeśli posiadasz doświadczenie w organizacji wydarzeń i festiwali, nie boisz się nowych wyzwań, pracy pod presją czasu, potrafisz wykonywać wiele zadań jednocześnie, uwielbiasz kontakt z ludźmi – szukamy właśnie Ciebie!

• planowanie, kompleksowa organizacja i koordynacja wydarzeń Hevelianum, w tym: opracowywanie harmonogramów, preliminarzy i przestrzeganie terminów ich realizacji,
• współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Hevelianum w zakresie realizacji wspólnych projektów i działalności bieżącej,
• współpraca oraz koordynacja z podwykonawcami w zakresie usług zlecanych na zewnątrz,
• nadzór nad obecnością Hevelianum w wydarzeniach zewnętrznych, takich jak: wystawy, targi, konferencje,
• kosztorysowanie, negocjowanie i przygotowywanie umów oraz rozliczanie projektów,
• przygotowywanie i opracowywanie niezbędnych dokumentów zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych,
• planowanie działań technicznych w ramach organizowanych eventów.
• przygotowywanie raportów, podsumowań oraz niezbędnej dokumentacji z prowadzonych działań,
• wykonywanie innych zadań oraz poleceń bezpośredniego przełożonego.

• wykształcenie średnie lub wyższe,
• minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w tym 2-letnie doświadczenie z obszaru produkcji wydarzeń,
• doświadczenie we współpracy z podwykonawcami: agencje eventowe, agencje reklamowe, agencje marketingowe,
• doświadczenie w realizacji procesów zakupowych (porównywanie ofert, wybór dostawców, opiniowanie i nadzorowanie zawarcia umów),
• wysokie zdolności organizacyjne i planowania,
• zdolności negocjacyjne,
• zdolności komunikacyjne i umiejętność pracy w zespole,
• umiejętności pracy pod presją czasu i szybkiego reagowania na zmiany,
• znajomość j. angielskiego w stopniu komunikatywnym,

• doświadczenie w pracy przy wydarzeniach w instytucji publicznej,
• znajomość przepisów Prawa Zamówień Publicznych,
• prawo jazdy kat. B.

• ciekawą i inspirującą pracę w cenionej i rozwijającej się instytucji,
• udział w budowaniu marki Hevelianum na rynku,
• możliwość wdrażania własnych pomysłów,
• dużą samodzielność i odpowiedzialność za powierzone zadania,
• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę: pierwsza umowa o pracę zawierana jest na czas określony, maksymalnie na 6 miesięcy; po tym okresie możliwe jest zawarcie kolejnej umowy o pracę,
• wymiar czasu pracy: pełny etat, 40 godz. tygodniowo (w przypadku osób z niepełnosprawnością, zgodnie z odrębnymi przepisami),
• wynagrodzenie uzależnione od posiadanego doświadczenia i kompetencji: 6000-7000 zł brutto. Wynagrodzenie zasadnicze zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, dodatek stażowy, dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• przewidywany termin zatrudnienia: grudzień 2024 r.

• CV,
• mile widziane referencje,
• kserokopie/skany dokumentów kwalifikacyjnych, świadectw pracy, dyplomów ukończenia studiów, itp.,
• oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie, ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe
  (w przypadku zatrudnienia, kandydat zobowiązany zostanie
  do dostarczenia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego),
• oświadczenie kandydata, że w przypadku wyboru jego oferty zobowiązuje się nie wykonywać zajęć tożsamych, pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami, które wykonuje w ramach obowiązków służbowych, wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność oraz zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi
  z ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach,
• oświadczenie z własnoręcznie podpisaną klauzulą: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Hevelianum z siedzibą przy ul. Gradowej 6, 80-802 Gdańsk, w celu realizacji obecnego procesu rekrutacji. Jestem świadomy/a prawa dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawienia. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne dla potrzeb rekrutacji, zgodnie z ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2022 poz. 530)”.

• informacje o prowadzonym postępowaniu oraz jego wynikach będą upowszechniane w BIP oraz na tablicy ogłoszeń w biurze Hevelianum
  (ul. Gradowa 6, 80-802 Gdańsk),
• nadesłane oferty nie będą odsyłane do nadawców, pełną dokumentację należy składać:
  • email-em: rekrutacja@hevelianum.pl,
  • osobiście lub pocztą w kopertach z dopiskiem „praca: specjalista- główny specjalista ds. organizacji wydarzeń” pod adresem: Hevelianum, ul. Gradowa 6, 80-802 Gdańsk, (decyduje data wpływu do Jednostki),
• w terminie do 22 listopada 2024r., do godz. 14:00,
• w rekrutacji będą brały udział tylko aplikacje nadesłane z wszystkimi wymaganymi dokumentami,
• informacji telefonicznych udziela Mirosława Kobeszko, tel. (58) 300 08 42 wew. 35
• dokumenty potwierdzające staż pracy lub kompetencje nabyte w trakcie pracy lub nauki za granicą muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego,
• dokumenty potwierdzające staż pracy winny jednoznacznie wskazywać okres zatrudnienia oraz charakter stosunku prawnego, na podstawie którego świadczona była praca za granicą.

• w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce jest niższy niż 6%,
• w związku z powyższym pierwszeństwo w zatrudnieniu na stanowiskach urzędniczych, z wyłączeniem kierowniczych stanowisk urzędniczych, przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się ona w gronie nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów wyłonionych przez komisję,
• kandydat, który zamierza skorzystać z wyżej wymienionego uprawnienia powinien złożyć wraz z dokumentami kopię dokumentu potwierdzającą niepełnosprawność.

• Administratorem danych osobowych osób biorących udział w procesie rekrutacji, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 530), jest Hevelianum z siedzibą przy ul. Gradowej 6, 80-802 Gdańsk. Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1135 ze zm.).
• Każda osoba biorąca udział w procesie rekrutacji posiada prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przekazywania danych, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz do przenoszenia danych.
• Każda osoba biorąca udział w procesie rekrutacji ma prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Każda osoba biorąca udział w procesie rekrutacji ma prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych, jednakże po zakończeniu procesu rekrutacji dane osobowe osób, które biorą udział w procesie rekrutacji, będą przechowywane.
• Podanie danych osobowych jest dobrowolne; w przypadku ich niepodania oferta pracy nie zostanie uwzględniona w procesie rekrutacji.
• Podane dane przetwarzane będą przez 3 miesiące od dnia zakończenia rekrutacji i nie będą przekazywane do krajów trzecich ani ujawniane innym odbiorcom, chyba że obowiązek taki wyniknie z żądań organów posiadających stosowne umocowania prawne.
• Szczegółowych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych udziela Inspektor Ochrony Danych Osobowych, z którym należy kontaktować się osobiście w siedzibie administratora danych osobowych.