Państwowe Muzeum Auschwitz - Birkenau w Oświęcimiu
zatrudni na stanowisko:
Specjalista ds. administracyjnych
Miejsce pracy: Oświęcim
Nr ref.: PMAB.Kad.1100.83.AG
Zakres obowiązków:
- Wsparcie Kierownictwa NWG w realizacji projektu Nowej Wystawy Głównej poprzez wykonywanie prac administracyjnych związanych z funkcjonowaniem powołanego w tym celu Zespołu, m.in.:
- sporządzanie, prowadzenie i ewidencjonowanie dokumentacji dotyczącej bieżących działań Zespołu, w tym tworzenie pism, umów, raportów i innych dokumentów formalnych,
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej planowania i sprawozdawczości oraz harmonogramu
i budżetu, - katalogowanie i archiwizacja dokumentacji oraz wykonywanie innych bieżących prac administracyjnych.
- Wsparcie zespołu kuratorskiego oraz zespołu projektowego NWG w działaniach związanych
z tworzeniem przestrzeni wystawienniczej, a także w opracowaniu dokumentacji niezbędnej do ich realizacji, w tym:- udział w przeprowadzeniu badania rynku pod kątem pozyskiwania i przygotowania do ekspozycji obiektów, dokumentów oraz materiałów ikonograficznych,
- udział w przeprowadzeniu badania rynku i wstępnych kalkulacji rynkowych,
- sporządzanie dokumentacji dotyczącej postępowań administracyjnych w tym: zapytań, umów i dokumentów formalnych związanych z działaniami Zespołu ds. NWG, w tym pozyskaniem materiałów ikonograficznych, obiektów wystawienniczych,
- przygotowanie i kompletowanie we współpracy z Obsługą Prawną dokumentacji dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w tym postępowań przetargowych, zapytań ofertowych i innych postępowań administracyjnych,,
- udział w wyborze firm zewnętrznych, negocjacjach oraz nadzorze nad realizacją powierzonych firmom zadań,
- prowadzenie dokumentacji związanej z pozyskiwaniem szczegółowej i specjalistycznej informacji w ramach wstępnych konsultacji rynkowych,
- współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Muzeum realizującymi zadania merytoryczne, inwestycyjne, konserwatorskie oraz prawno-finansowe na potrzeby projektu NWG,
- uczestniczenie w spotkaniach dotyczących NWG oraz sporządzanie notatek z tych spotkań,
- organizowanie prac związanych z przygotowywaniem i realizacją podróży studyjnych pracowników Zespołu ds. NWG,
- Uczestniczenie w krajowych i zagranicznych szkoleniach, konferencjach oraz projektach obejmujących tematykę związaną z działalnością Zespołu ds. NWG.
- Organizowanie prac związanych z przygotowaniem oraz realizacją spotkań grup roboczych
i konsultacyjnych, sympozjów naukowych i konferencji upowszechniających stan realizacji NWG. - Bieżące raportowanie do kierownika Zespołu ds. NWG.
- Prowadzenie samochodu służbowego dla celów służbowych.
- Wykonywanie na polecenie przełożonych innych czynności związanych z pracą Muzeum.
Wymagania:
- wykształcenie wyższe (m.in. administracja),
- min. 3 lata doświadczenia w pracy w wymaganym zakresie,
- umiejętność przygotowania materiałów do dokumentacji przetargowej - znajomość procedur związanych z ustawą PZP,
- znajomość programów pakietu MS Office ze szczególnym uwzględnieniem MS Excel, MS Project
- umiejętność analitycznego myślenia, planowania,
- umiejętność pracy w zespole, skrupulatność, odpowiedzialność za powierzone zadania, konsekwencja w działaniu,
- umiejętność dobrej organizacji pracy własnej,
- praktyczna znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B1,
- prawo jazdy kat. B.
- wymagana biegła znajomość języka polskiego jako obcego (dotyczy cudzoziemców).
Umowa o pracę na czas określony
Wymiar czasu pracy: 1/1 etatu