Komenda Główna Straży Granicznej w Warszawie
Komendant Główny Straży Granicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Komendant Główny Straży Granicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Sekretarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 141643
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- praca samodzielna biurowo-administracyjna
- praca w siedzibie urzędu
- zagrożenie korupcją
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzedach.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca w pomieszczeniu biurowym,
- nietypowe godziny pracy (ruchomy czas pracy w godzinach pomiędzy 7:15 – 18:00, system 8 h),
- stanowisko pracy sekretarza zlokalizowane jest na I piętrze budynku,
- dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,
- niepełne przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych: brak podjazdów przy wejściu głównym, korytarze z drzwiami z samozamykaczami,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
- infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, windy, klimatyzacja (obecnie budynek w trakcie remontu),
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.
- obsługa urządzeń biurowych (komputer, niszczarka, urządzenie wielofunkcyjne – drukarka, ksero, skaner).
Zakres zadań
- organizuje pracę sekretariatu Komendanta Głównego Straży Granicznej i Zastępców Komendanta Głównego Straży Granicznej w celu zapewnienia sprawnej obsługi recepcyjnej wymienionych stanowisk,
- prowadzi kalendarz spotkań i istotnych wydarzeń służbowych Komendanta lub jego zastępców w celu zabezpieczenia realizacji zadań zgodnie z ustalonym kalendarzem, a także zapewnia właściwą obsługę podczas spotkań w gabinecie Komendanta w celu właściwego reprezentowania urzędu,
- udziela informacji telefonicznej w zakresie wykonywanych obowiązków w celu zapewnienia rzetelnego informowania interesantów,
- obsługuje pocztę elektroniczną w ramach systemu EZD oraz przekazuje korespondencję do kancelarii zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów,
- przygotowuje pisma i odpowiedzi na polecenie Komendanta w celu wsparcia go w bieżącej pracy,
- ustala z Komendantem kolejność wejścia interesantów do gabinetu, czuwa nad terminowością spotkań, potwierdza udział w spotkaniach w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania stanowiska szefa urzędu,
- pobiera, gospodaruje, prowadzi ewidencję wydatków i rozlicza fundusz reprezentacyjny Komendanta oraz dokonuje w uzgodnieniu z przełożonym niezbędnych zakupów z tego funduszu, w celu zabezpieczenia właściwego wizerunku Komendanta i instytucji,
- prowadzi na potrzeby Komendanta bieżący wykaz kierownictwa MSWiA oraz służb i instytucji współpracujących ze Strażą Graniczną w celu właściwej wymiany informacji.
Wymagania niezbędne
wykształcenie: średniedoświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w pracy recepcyjnej, pracy w sekretariacie lub w obszarze Public Relations
- Znajomość w stopniu komunikatywnym jednego z języków obcych (angielski, niemiecki, rosyjski)
- Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
- Znajomość przepisów kancelaryjnych
- Umiejętność formułowania myśli w mowie i piśmie
- Odporność w sytuacjach stresowych
- Dobra organizacja pracy i biegła obsługa urządzeń biurowych
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Wymagania dodatkowe
- Przeszkolenie z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych
- Kurs asystencko – sekretarski
- Obsługa programów z pakietu Office